大數據應用視域下的智慧檔案館建設

文 / 何夏昀

建設規模化、綜合性以及集約化的智慧檔案館，是新時期我國檔案行業尋求運營機制深度革新、實現競爭力全面提升的主要發力點之一。而大數據作為近年來流行度最高、發展潛力最大的信息技術，不僅為當前檔案行業進行技術升級提供了強有力的技術支撐，而且通過導入更具革新性的發展思維，充分驅動了整個行業轉變發展理念、創新運營模式，將全力打造、推廣智慧檔案館作為發展重點。然而，隨著受眾消費需求的個性化、差異化以及多樣化轉變，行業內部競爭態勢趨于白熱化，檔案行業也面臨著更為復雜、嚴峻的發展考驗。只有突出競爭優勢、搶占市場主動權、強化對受眾消費思維的影響力，才能更為有效地贏取與拓展發展空間。因此，檔案行業應當進一步促進大數據技術與智慧型運營模式的深度對接、融合，充分順應目前主流的市場消費需求[1]，有針對性地進行檔案資料、服務的創新與完善，以有力推動智慧檔案館的推廣與普及。

一、大數據技術條件下智慧檔案館的競爭優勢

（一）突出動態定位與實時互聯，增強了科技體驗性、使用便捷性

基于物聯網、云計算、移動互聯網等先進的信息技術，大數據得以建立起智能化、高效率、全方位的動態定位與記憶感知系統。將大數據應用于智慧圖書館生態之中，能夠極大改變檔案館之前以人工操作為主導的作業模式，借助電子化、數字化、網絡化的聯結，快速且精準地完成檔案資料的入庫、分類、檢索、借閱等操作流程[2]。而借助裝載于檔案館內部的定位感知系統，管理中心能夠實時監測、獲取到館內用戶在各個樓層、閱覽室的方位信息，并根據其活動軌跡，自動推薦最優的路線。而通過內嵌的定位芯片去實時捕捉、分析館內人員的活動信息，儲存各個目標對象的閱覽記錄并進行歸類，形成對于用戶閱覽偏好的智能化解析，可以進一步提高館內智慧系統之間的聯動性，提升協同作業的綜合效率，構建起用戶與管理人員互聯、互通的高效網絡。

（二）強化即時性的用戶行為捕捉，優化智慧檔案服務的精準性、選擇多樣性

借助大數據給予的海量信息進行同步解析，挖掘其中蘊含的價值，智慧檔案館不僅極大改變了傳統概念中檔案館的運轉生態，而且持續提升了目標消費群體需求動態的智能性洞察。隨著當下受眾群體更加個性化、差異化以及多樣化的消費需求，及時、精準地捕捉與把握目標用戶的偏好要求，無疑能夠贏得更大的市場主動權。借助遍布檔案館內的智慧設備系統，管理人員能夠通過管理中心的數據反饋，即時了解到目前館內用戶對于檔案的查閱量、閱覽與借讀頻次，同步分析出檔案資料的潛在消費需求，合理地進行相同類型檔案與相配套服務的推送。同時，依據用戶對推送檔案閱覽興趣的反饋，再次進行消費需求的分析與定位，重新進行相關聯檔案、配套服務的再推送，有效滿足、激發受眾的實際需求與預覽興致，吸引目標群體在智能設備系統的導引下，繼續查閱、獲取更為豐富的檔案資料與服務。

（三）促進行業內部進行資源共享、優勢互補，加強館際之間的聯動發展

打破各個生態圈之間割裂、封閉的發展格局，尋求資源的整合與共享，實現優勢互補和互利共贏，是大數據運營模式最為核心的發展觀之一。通過充分利用大數據技術，智慧檔案館實現了硬件資料上的深度整合與全面配置，加強了館際之間的聯系與合作，驅動衍生出了更加新穎、高效、集約的運營理念與發展模式[3]。隨著大數據技術的不斷應用、創新，智慧檔案館運營體系能夠進一步聚合原本分散的資料，逐步建立起協同一致、交互共進的發展體系，有效提高館內作業效率、降低資料的閑置率與浪費率，不斷強化館內人員互助合作、聯動互利的發展共識。這就能夠持續激發行業內部圍繞大數據技術進行革新、完善的動力，逐步形成共享研發、協作管理、交互共贏的發展新格局。

二、大數據技術條件下智慧檔案館融合發展的制約因素

（一）檔案分類體系效能不足降低了運轉實效性

當前國內不少檔案館由于整體存量較小，受眾覆蓋面有限，在導入智慧檔案館運營模式之后的較長一段時間內，并未充分利用大數據技術對檔案分類體系進行全面調整。隨著受眾對于檔案資料需求的持續增長、檔案資料存入量的不斷提高，智慧檔案館也要對應進行分類體系的優化，借助大數據技術去擴充儲量空間、提升流轉效率。然而，由于目前相當一部分智慧檔案館忽視了檔案資料分類體系的同步更新，使得檔案存入僅僅完成了數量累積，無法在類別展示上一目了然、方便快捷，導致受眾群體在查詢上耗費了較多時間與精力，自然也影響了他們閱覽檔案資料的興致。如何科學、有效地利用大數據技術，改革現有智慧檔案館的檔案分類體系，增強服務受眾的實效，已經變得頗為迫切。

（二）現有檔案服務機制單一難以充分滿足受眾需求

個性化、差異化以及多樣化消費需求的激增，要求檔案館行業必須在資料與服務上突出區分性、辯識性以及特色性，增強對于目標受眾的吸引力，鞏固與擴大現有的發展空間。然而，當前不少檔案館系統卻忽視了技術應用與市場需求之間的有效對接，陷入了盲目、跟風進行技術堆砌的發展誤區，未能充分契合受眾多元化的消費需求，導致技術導入與效益轉化出現了明顯脫節。目前，國內不少圖書館雖然普及了智慧型運營模式，然而檔案服務機制還普遍停留在被動地提供單一服務內容的階段，在大數據的引入、展示以及環境氛圍營造上，也大多顯得枯燥、乏味，并未通過趣味性、人文性以及實用性強的手段，釋放鮮活、別致的文化知識氣息。這自然也難以充分調動受眾群體主動接觸、了解以及探究檔案資料的興趣，無法收到預期的良好效果。

（三）館際間檔案資源傳遞的合作關系相對松散

得益于大數據技術的推廣、普及，館際互借、文獻傳遞等傳輸模式開始成為智慧檔案館運營機制的主體組件。而基于資源共享、優勢互補的發展考量，國內不少檔案館也開始建立起具有地域聚合性的檔案傳遞合作機制。不過由于館際之間的文獻傳遞涉及資金調撥、技術建設、人力管理等多個方面的協調，各個檔案館又存在不同的利益訴求，加之對于大數據技術與智慧檔案館融合發展的認識也相對片面，它們仍舊傾向于依賴原有的館際互借模式。因此，目前國內不少地區的檔案館，大多只是形成了相對松散的合作框架，而缺乏更為規范、細化、高效的溝通與協同機制，并未充分實現資源共享、優勢互補。

（四）檔案共享的技術優化、系統更新存在滯后性

盡管近年來大數據技術在國內檔案行業得到了充分應用，也有力推動了智慧檔案館的高效運轉。然而在技術上的更新、創新以及儲備上，仍舊依賴于國外的檔案管理系統。特別是在網絡傳遞專用程序上，缺乏自主研發的管理軟件，只能向國外相關企業進行購買、定制，這在一定程度上增加了投資與管理成本。而在大數據檔案傳遞系統的搭建、推廣上，也有部分地方的檔案館采取觀望態度，不愿主動進行投資引入。它們在智慧檔案館的數據庫更新上相對遲緩，詳錄顯示頁面老舊，檢索、瀏覽響應速度偏慢，搜索路徑也存在較多謬誤，這在很大程度上降低了用戶的使用體驗。這也對統一、同步的技術更新造成了嚴重干擾，在很大程度上削弱了大數據技術應用與智慧檔案館融合發展的綜合效益。

三、借助大數據推動智慧檔案館長效建設的具體策略

（一）強化大數據推廣與智慧檔案館構建的深度融合

合作互利、創新共贏是大數據時代的發展趨勢與主流共識。智慧檔案館的建立與完善也要遵循開放合作、聯動創新的基本原則，圍繞大數據技術應用與智慧運營的全方位對接，明確思維扭轉、技術升級、制度改革、服務優化的宏觀戰略，逐步進行檔案館內部軟硬件資料的全面升級。這要求逐步推動智慧檔案館運作結構的不斷細化、物聯網網絡的持續完善、云計算與智能化設備的動態更新，充分借助傳感裝置提升檔案資料與配套服務的綜合體驗性。在此基礎之上，需要充分利用大數據技術，輔助進行采購、查重、驗收登記、分類、編目、貼標簽上架以及總括登錄等各類作業，進一步強化大數據技術與智慧檔案館的對接與互通。

（二）加強大數據在檔案服務環節的多樣化、人性化適配

只有促進技術的多樣化應用、針對受眾需求進行人性化的服務配給，才能更為有效地發揮大數據的突出優勢，為智慧檔案館運營模式的推廣、普及營造積極的條件。一方面，應當將檔案資料的數據化保存、利用作為發展重點，逐步進行數字化改造，增強配套服務的數據化創新，提升館藏資料的聚合程度，不斷促進移動終端、云計算以及物聯網之間的聯動性與融合性，逐步建立起超大型元的數據倉儲庫與高機動化的服務體系。同時，也要不斷優化用戶推送機制、持續豐富組合閱讀體驗功能，充分利用大數據監測、分析進行用戶需求歸類，有針對性地推出動態個性化業務，滿足、挖掘用戶的差異化需求與潛在，增強對于用戶的吸引黏性，良性引導受眾進行合理消費[4]。

（三）培育復合型人才隊伍，打造開放、創新的智慧型運營模式

由于受眾消費需求的多元化演變、檔案館行業內部競爭態勢的不斷升級，借力大數據、釋放人才效用、提升綜合競爭力成為了應對挑戰的必然途徑。考慮到大數據應用、普及所涉及的技術難度，需要嚴格遴選、聘用專業人才，并通過規范的培訓、考核機制，不斷提高館內工作人員的職業素養、專業技能，促使他們形成開放、長遠、求新、求變的發展視野，鍛煉、輸出復合型的優質人才，不斷提高大數據技術的推廣效率、覆蓋面。借助以大數據應用、智慧檔案館運營為主題的交流互動，增進館內工作人員之間的了解與互信，激勵彼此提高工作效率與服務品質，助推智慧檔案館的協調、高效運轉。

（四）推廣合作聯盟運作機制，形成互利共贏的發展新生態

大數據技術引發的革新浪潮，驅動檔案館行業朝向共享合作、互利共贏的趨向發展，以實現優勢互補、協同共進。因此，智慧檔案館發展模式的長效推進，應當以大數據技術的充分應用、深度優化為突破口，不斷加強同一區域內檔案館之間的溝通、合作，逐步建立起覆蓋面廣、機動性強的館際聯盟運作體系，整合各自優質資料、強化聯動發展效力[5]。通過促使行業內部共同圍繞智慧檔案館運營模式的調整、創新以及完善進行遠期規劃，精準把握當前受眾的消費偏好、演變趨勢，加快資料與服務升級，逐步構建起合作互惠、協同共贏的新型檔案館發展體系，助力智慧檔案館運營模式的進一步推廣、普及。