淺析如何提高電子檔案的利用率

文/蘇穎超

電子檔案，也可稱為虛擬檔案，是區別于實體檔案的一種以字節等方式表示和存儲的檔案形式。電子檔案可包含紙制檔案的全部內容，并具有存儲和傳輸方便、可視化強等特點。一般來說，電子檔案通常會以更易于被人們理解的文字、圖像、視頻、符號等方式顯示到用戶端。

一、電子檔案的優勢

以高校人事或學生檔案為例，電子檔案在逐步建立過程中，已初步展示了其與傳統檔案相比的明顯優勢。一是電子檔案存儲的密度很高。一張小小的芯片可存放內容遠超傳統檔案，極大地節約了檔案存放空間和對紙張等材料的消耗，具有高度的經濟性和環保性。二是電子檔案以字節等方式表示，可以通過信號進行傳輸，這極大地提高了檔案的傳輸性，可以在特定范圍內實現信息的開放和共享。三是電子檔案的記錄方式以電腦可識別信號為基礎，賦予了其高度的機器識別能力，可實現高通量識別與處理等操作，極大地提高了檔案工作的效率。

隨著電子信息化的高速發展，電子檔案的數量日益增加，但在管理和使用中也存在一些問題，如何充分利用信息化平臺發揮電子檔案的諸多優勢已成為一個亟待解決的問題。本文就當前電子檔案利用率不高的情況，對影響利用率的因素進行了剖析并提出相應建議，從而為提高電子檔案的利用、提升檔案管理的效能提供參考

二、電子檔案利用現狀

總體而言，雖然電子檔案具有傳統檔案無法比擬的眾多優勢，但目前為止，電子檔案的利用率并不高，多數檔案管理機構仍以傳統檔案作為存檔的必要文件，在電子檔案的管理上更傾向于“雙規制”方案。但“雙規制”無疑不能充分發揮電子檔案的優勢。電子檔案還未能充分利用的原因主要有以下幾個問題：

1.電子檔案歸檔不足

與傳統檔案相比，電子檔案的歸檔是一個更復雜的、需要更高技術的工作。電子檔案的歸檔需要文件產生部門、電子檔案歸檔人員、電子檔案系統管理部門的密切配合，僅僅依靠檔案部門很難完成電子檔案的歸檔和保存。而目前，從文件產生單位到電子檔案歸檔人員，仍缺乏熟練掌握與電子檔案歸檔相關的計算機和網絡技術的專業化人員，很難做到像歸檔傳統檔案一般得心應手。這就出現電子檔案錄入不足問題，且檔案的準確性與完整性也不能保障，從而在源頭上制約了電子檔案的利用。

2.電子檔案存儲載體的可靠性不強

雖然電子檔案存儲空間大大減少，但相較于傳統存儲載體，電子存儲的存儲載體并不穩定。目前，計算機存儲所用的軟件和硬件更新都較快，特別是軟件系統。而軟硬件的更新容易導致存儲在內的電子文件數據結構發生改變，易造成數據的丟失、破損。另外，由于計算機、U盤、可移動硬盤等存儲設備都有使用壽命，也不利于電子檔案的長期保存。

3.電子檔案的安全性不高

制約電子檔案廣泛利用的一大重要因素就是電子檔案的安全性問題。由于電子檔案的儲存形式和儲存載體的特殊性，使得電子檔案極容易被非法獲得、甚至更改或破壞。一方面，電子檔案若不經特殊加密或防護，其文件內容的真實性就不能確認，從而不能發揮檔案的作用。另一方面，在互聯網高度發展的今天，互聯網開放性帶來的電腦病毒、黑客入侵等問題，也時刻挑戰著電子檔案的保密性，嚴重的還會導致電子檔案數據的損壞、丟失，或電子檔案系統的癱瘓，造成不可估量的后果。

三、提高電子檔案利用率的措施

1.提高檔案人員以及相關人員的專業化水平

檔案管理人員應當充分認識到電子檔案與傳統檔案在管理上的差別，積極就電子檔案歸檔特點對相關人員進行定期培訓，從而提高電子檔案歸檔的質量和效率。同時，還應當就電子檔案安全性問題增強檔案管理人員的保密意識、安全意識，特別是在網絡安全方面。與此同時，由于電子檔案易受多種因素干擾和影響，為保證數據的準確性、安全性，還應加大培養電子檔案管理復合型人才的力度，充分提高檔案管理者職業道德水平、專業技能和網絡安全防控能力。

此外，電子檔案的產生單位也應緊跟檔案發展趨勢，積極學習電子檔案文件要求，規范電子檔案內容與形式，應充分了解電子文件的產生過程和規律，熟悉電子文件歸檔、保存等操作，為電子檔案的歸檔和管理提供準確、可靠的原始性數據。檔案管理人員則是承擔電子檔案歸檔工作的主要責任者，應當既掌握電子檔案歸檔的原則和方法，又熟悉全局情況，能起到統籌安排和協調的作用。信息管理部門則是建設和維護電子檔案系統、網絡的專業技術部門，在保障電子檔案安全性、標準化的工作中起著非常重要的作用。可見，電子檔案的妥善保存和管理需要檔案產生單位、管理單位、電子檔案系統服務單位等打破各自為政的壁壘，通過網絡技術形成和完善電子檔案集成服務和利用系統，實現電子檔案的妥善保存、安全共享，從而可為不同用戶提供便捷、安全、優質的電子檔案信息服務，充分發揮電子檔案的優勢作用。

2.加大電子檔案存儲技術研究

電子檔案載體一般都具有一定的使用壽命，需要定期進行檢測和維護，及時預防和處理存在的問題。在定期檢測時，應結合成本、時間問題，采用隨機抽檢、重點排查等方法提高檢測和維護效率。檢測操作中，也要保證檢測工作的規范化，避免出現人為損壞檔案的情況。同時，在存儲過程中，電子檔案載體較易受環境的影響，比如環境的溫度、濕度、電磁干擾等，應注意保持電子檔案載體存放環境的溫、濕度，定期查看存儲設備狀態。

3.完善電子檔案安全體系

目前，網絡技術日新月異，很大程度上威脅著電子檔案，一旦檔案信息被損壞、篡改或丟失，將帶來不可估量的影響和損失。因此，要加強對電子檔案的監控，防止檔案數據被非法修改或損害。

一方面，有效加強網絡保護是保障電子檔案安全的必要條件。在實際應用中，通過驗證登錄信息、輸入口令等核實用戶身份從而開啟相應的訪問權限；而涉密電子檔案則不應連入互聯網。檔案中心應建立專業防火墻和殺毒軟件等防護措施，跟緊網絡發展步伐，通過各種方式特別是最新的安全防控技術嚴防電子檔案的損害或丟失。

另一方面，加強對電子檔案操作人員的管理也是保障電子檔案安全的重要條件。在實際操作中，應當對用戶進行權限劃分并有效控制各權限可操作內容，所有操作行為應當實時記錄，特別是對電子檔案信息的存取、修改和傳輸等，從而為電子檔案的可靠性提供詳盡、完整和可追溯的管理證明。這就需要在電子檔案管理中應當比傳統檔案管理更嚴格，應著重強調規范的操作流程，確保按要求認真實施信息操作從而消除電子檔案的安全隱患，使電子檔案充分發揮優勢作用。

習近平總書記在黨的十九大報告中多次提到創新發展，電子檔案也是創新發展的產物。國家檔案局關于檔案事業發展的“十三五”規劃綱要中也明確強調要加快電子檔案信息化的步伐。當前，電子檔案大潮已勢不可擋，存在的問題也不容忽視，因此，出現了“雙規制”等解決方案，一定程度上能保證避免電子檔案的一些缺點。但從長遠來看，電子信息技術的進步將推動越來越多的紙質檔案進行數字化存貯，電子檔案的“單規制”也將是大勢所趨。因此，電子檔案應從根本上克服弊端問題，杜絕安全隱患，通過完善制度、提高安全保密意識和專業技能，確保電子檔案的安全性和有效性，從而充分發揮其優勢。