信息化項(xiàng)目采購LTR全流程管理的實(shí)踐

周麗玉

[摘 要] 風(fēng)險(xiǎn)導(dǎo)向型信息化項(xiàng)目采購全流程管理是指對(duì)信息化項(xiàng)目采購過程的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別和評(píng)估，實(shí)施信息化項(xiàng)目采購各環(huán)節(jié)的統(tǒng)籌管理。該過程涵蓋風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估、流程解構(gòu)與優(yōu)化兩個(gè)階段。

[關(guān)鍵詞] 信息化 采購 全流程

中圖分類號(hào)：G203 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A

一、信息化采購全流程管理的背景

黨的十九大報(bào)告指出，著力加快建設(shè)實(shí)體經(jīng)濟(jì)、科技創(chuàng)新、現(xiàn)代金融、人力資源協(xié)同發(fā)展的產(chǎn)業(yè)體系，并推動(dòng)大數(shù)據(jù)等技術(shù)與實(shí)體經(jīng)濟(jì)深度融合。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的快速更迭，財(cái)務(wù)公司作為與實(shí)體經(jīng)濟(jì)緊密相連的企業(yè)形態(tài)，必須以創(chuàng)新求變來順應(yīng)信息化和互聯(lián)網(wǎng)化的發(fā)展趨勢(shì)，信息系統(tǒng)更新升級(jí)已經(jīng)日漸常態(tài)化。另一方面，信息化安全是體現(xiàn)金融機(jī)構(gòu)服務(wù)能力和維護(hù)金融機(jī)構(gòu)良好信譽(yù)的命脈。市場(chǎng)上信息化品牌和設(shè)備型號(hào)令人眼花繚亂，企業(yè)資質(zhì)和技術(shù)實(shí)力良莠不齊，售后服務(wù)和功能可擴(kuò)展性更是無法預(yù)知，這都與信息系統(tǒng)安全防護(hù)息息相關(guān)。因此，財(cái)務(wù)公司有必要做好從廠商資質(zhì)調(diào)研到系統(tǒng)持續(xù)優(yōu)化的信息化采購全過程管理，為客戶提供優(yōu)質(zhì)的個(gè)性化服務(wù)，為企業(yè)發(fā)展注入科技新動(dòng)能。

據(jù)《中國(guó)企業(yè)集團(tuán)財(cái)務(wù)公司行業(yè)發(fā)展報(bào)告（2017）》中的數(shù)據(jù)顯示，2016年財(cái)務(wù)公司行業(yè)信息化總投入達(dá)9.56億元，較2015年增長(zhǎng)16.93%。可以看出，每年大額的信息化項(xiàng)目資金投入，對(duì)于國(guó)有企業(yè)集團(tuán)來說，面臨著極大的職業(yè)道德風(fēng)險(xiǎn)和國(guó)有資產(chǎn)流失風(fēng)險(xiǎn)。中央紀(jì)委書記指出，要一刻不停歇地推進(jìn)黨風(fēng)廉政建設(shè)和反腐敗斗爭(zhēng)。招投標(biāo)領(lǐng)域是腐敗重要滋生地之一，也是國(guó)有企業(yè)黨風(fēng)廉政建設(shè)的重要內(nèi)容。京能集團(tuán)作為北京市國(guó)資委獨(dú)資企業(yè)，下發(fā)了一系列關(guān)于招投標(biāo)工作的規(guī)范性文件并加大查處力度，財(cái)務(wù)公司信息化采購是集團(tuán)招投標(biāo)管理的重點(diǎn)之一。因此，通過采購全流程的規(guī)范管理，保證各環(huán)節(jié)規(guī)范操作，是深入貫徹落實(shí)黨風(fēng)廉政建設(shè)的需要。

可見，財(cái)務(wù)公司開展信息化采購全流程管理，一是滿足監(jiān)管機(jī)構(gòu)日常信息化工作監(jiān)管，保證業(yè)務(wù)活動(dòng)正常運(yùn)行；二是保證功能實(shí)現(xiàn)性和系統(tǒng)安全性，提升信息化服務(wù)和延伸系統(tǒng)性功能；三是避免職業(yè)道德風(fēng)險(xiǎn)和國(guó)有資產(chǎn)流失，深化黨風(fēng)廉政建設(shè)的有力手段。

二、信息化項(xiàng)目采購全流程管理的內(nèi)涵

風(fēng)險(xiǎn)導(dǎo)向型信息化項(xiàng)目采購全流程管理是指對(duì)信息化項(xiàng)目采購過程的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別和評(píng)估，在此基礎(chǔ)上，以全流程為抓手，實(shí)施信息化項(xiàng)目采購各環(huán)節(jié)的統(tǒng)籌管理，最終達(dá)到信息管理、審批管理、記錄管理、檔案管理、后督管理的一體化。京能財(cái)務(wù)將這種信息化項(xiàng)目采購管理方式稱之為“LTR（lead to risk）全流程管理”模式。

信息化項(xiàng)目采購LTR全流程管理重點(diǎn)涵蓋風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估、流程解構(gòu)與優(yōu)化兩個(gè)階段。兩個(gè)階段都需要強(qiáng)調(diào)風(fēng)險(xiǎn)防控原則并以此為管理核心。信息化項(xiàng)目采購LTR全流程管理需要堅(jiān)持以下風(fēng)險(xiǎn)防控原則。

1.問題導(dǎo)向原則。堅(jiān)持風(fēng)險(xiǎn)防控為首要目標(biāo)，強(qiáng)調(diào)以問題為導(dǎo)向，有的放矢，實(shí)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)源頭治理。

2.內(nèi)控牽制原則。堅(jiān)持部室職責(zé)劃分、管理流程的關(guān)鍵環(huán)節(jié)體現(xiàn)內(nèi)控牽制效應(yīng)，強(qiáng)化牽制責(zé)任，細(xì)化牽制要求與規(guī)范，實(shí)現(xiàn)全面風(fēng)險(xiǎn)防控。

3.兼顧效率原則。風(fēng)險(xiǎn)可控前提下，關(guān)鍵管理環(huán)節(jié)明確各級(jí)主體的響應(yīng)期限要求，強(qiáng)化執(zhí)行和考核，促進(jìn)管理效率提升，節(jié)約建設(shè)成本。

4.廉潔監(jiān)督原則。加強(qiáng)企業(yè)黨建工作，強(qiáng)化紀(jì)律檢查機(jī)構(gòu)在信息化采購過程中的監(jiān)督執(zhí)紀(jì)作用，實(shí)施廉潔問題一票否決。強(qiáng)化稽核監(jiān)督與評(píng)價(jià)職能，守住風(fēng)險(xiǎn)底線。

5.激勵(lì)約束原則。針對(duì)采購后評(píng)價(jià)結(jié)果為“優(yōu)”的重大信息化采購項(xiàng)目，建立激勵(lì)機(jī)制。針對(duì)采購后評(píng)價(jià)結(jié)果為“差”的重大信息化采購項(xiàng)目，實(shí)施問責(zé)機(jī)制。

下圖即為京能財(cái)務(wù)在風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別評(píng)估、流程解構(gòu)優(yōu)化后形成的信息化項(xiàng)目采購LTR全流程管理示意圖。

三、信息化采購風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別評(píng)估

1.專業(yè)風(fēng)險(xiǎn)。由于采購人員IT專業(yè)知識(shí)不足、IT資產(chǎn)管理經(jīng)驗(yàn)匱乏，導(dǎo)致采購成本上升、采購質(zhì)量失控以及后續(xù)資產(chǎn)維護(hù)成本上升。由于采購標(biāo)的的技術(shù)方案與功能需求不匹配或超過合理水平，導(dǎo)致信息化建設(shè)成本非正常上升。

2.需求風(fēng)險(xiǎn)。由于采購需求計(jì)劃的制訂不及時(shí)、不完整、不清晰或不符合公司實(shí)際情況，或者采購需求計(jì)劃未按照公司管理要求進(jìn)行審批，導(dǎo)致信息化采購預(yù)算不及時(shí)、不準(zhǔn)確或預(yù)算執(zhí)行失控。

3.供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)。由于采購渠道管理粗放，對(duì)供應(yīng)商的管理經(jīng)驗(yàn)匱乏，缺少監(jiān)督評(píng)價(jià)，導(dǎo)致采購標(biāo)的質(zhì)量失控或信息化建設(shè)成本非正常上升。

4.資產(chǎn)風(fēng)險(xiǎn)。由于資產(chǎn)采購管理粗放，管理措施執(zhí)行不到位，關(guān)鍵環(huán)節(jié)缺少牽制與監(jiān)督，導(dǎo)致資產(chǎn)流失、損失。

5.效率風(fēng)險(xiǎn)。由于部室協(xié)作、管理決策效率低下，導(dǎo)致信息化采購時(shí)間成本和經(jīng)濟(jì)成本非正常上升。

6.道德風(fēng)險(xiǎn)。由于內(nèi)部欺詐、外部欺詐或內(nèi)外串通舞弊，導(dǎo)致公司經(jīng)濟(jì)損失或聲譽(yù)損失。

四、信息化采購流程解構(gòu)優(yōu)化

1.審批分級(jí)授權(quán)，兼顧管理效率。根據(jù)重要性原則，按照采購金額實(shí)施分級(jí)授權(quán)審批：?jiǎn)闻?次采購金額在5萬元（含）以上的，報(bào)總經(jīng)理辦公會(huì)審批；單批/次采購金額在5萬元以下的，總經(jīng)理審批。

2.采購流程再造，明確管理要求。以部門牽制為出發(fā)點(diǎn)，需求（使用保管）部門與采購部門相分離、技術(shù)方案設(shè)計(jì)部門與采購部門相分離，重構(gòu)信息化采購流程。

（1）預(yù)算環(huán)節(jié)，包括預(yù)算提出、預(yù)算調(diào)整、臺(tái)賬管理。

（2）需求報(bào)告與技術(shù)方案設(shè)計(jì)環(huán)節(jié)，包括需求報(bào)告編制、技術(shù)方案設(shè)計(jì)、需求報(bào)告與技術(shù)方案審批。

（3）供應(yīng)商（廠商）管理環(huán)節(jié)，包括供應(yīng)商（廠商）庫的建立、供應(yīng)商（廠商）庫后續(xù)管理要求、供應(yīng)商（廠商）庫實(shí)施黑名單制管理，廉潔問題一票否決。

（4）采購環(huán)節(jié)，包括詢價(jià)、商務(wù)談判、采購方案編制、采購方案審批、合同簽訂、采購執(zhí)行。

（5）采購驗(yàn)收環(huán)節(jié)，包括初驗(yàn)、終驗(yàn)。

（6）支付環(huán)節(jié)。

（7）登記和入賬環(huán)節(jié)，包括出入庫登記管理、卡片登記管理、臺(tái)賬管理、入賬管理。

（8）資產(chǎn)盤點(diǎn)環(huán)節(jié)。

（9）資產(chǎn)處置環(huán)節(jié)，包括固定資產(chǎn)處置、無形資產(chǎn)的處置、賬務(wù)清理。

（10）執(zhí)行證據(jù)管理環(huán)節(jié)，包括執(zhí)行文檔的交接保管歸檔。

（11）監(jiān)督環(huán)節(jié)，包括紀(jì)委監(jiān)督、稽核監(jiān)督。

3.加強(qiáng)人力資源配置。負(fù)責(zé)采購的崗位作為關(guān)鍵崗位，建議至少每3年安排輪崗。

4.借助專業(yè)軟件，實(shí)現(xiàn)剛性控制和閉環(huán)管理。采購或開發(fā)資產(chǎn)管理應(yīng)用系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)全生命周期的閉環(huán)管理，實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)風(fēng)險(xiǎn)的剛性控制，確保內(nèi)控證據(jù)的完整性，滿足采購后評(píng)價(jià)需求。

5.強(qiáng)化執(zhí)行管理，激勵(lì)與問責(zé)并重，提升采購效率。信息委負(fù)責(zé)整體把控信息化采購節(jié)奏，在信息化項(xiàng)目立項(xiàng)審核時(shí)，在會(huì)議紀(jì)要中應(yīng)予以明確采購?fù)瓿善谙蕖?/p>

信息化采購的全流程管理，不僅有效解決了跨部門、跨專業(yè)、跨階段間的人員合作，而且“舉公司之力，集各方之長(zhǎng)”實(shí)現(xiàn)內(nèi)部資源的協(xié)同投入，實(shí)施信息化采購過程中的跟蹤推進(jìn)、及時(shí)督辦。使信息化資產(chǎn)管理的步驟對(duì)應(yīng)到某個(gè)法律或制度條款，對(duì)其進(jìn)行合規(guī)性評(píng)價(jià)，完善采購程序、改良合同條款，避免經(jīng)濟(jì)糾紛，不斷地糾正改進(jìn)，形成民主科學(xué)的決策、執(zhí)行、監(jiān)督閉環(huán)的信息化采購管理機(jī)制，推動(dòng)具體經(jīng)辦人員在公司信息化采購過程的法治行為，進(jìn)而促進(jìn)了財(cái)務(wù)公司依法治企水平的細(xì)化落地。