醫(yī)療檔案信息化管理的優(yōu)勢及實現(xiàn)途徑

陳金娣

[摘 要] 醫(yī)療檔案是病人的病情記錄和治療記錄。這樣醫(yī)生就可以根據(jù)病人的治療史和當(dāng)前的身體情況采取最合適的治療方法，且借助醫(yī)療檔案可以幫助醫(yī)生進(jìn)行醫(yī)學(xué)研究。在當(dāng)前階段，我國科學(xué)技術(shù)綜合實力不斷提高，給我國的醫(yī)療檔案管理工作帶來了新的發(fā)展機遇。為了方便快捷利用醫(yī)療單位的相關(guān)檔案資料，醫(yī)療單位有必要利用新的科學(xué)技術(shù)來對醫(yī)療檔案進(jìn)行有效管理。筆者通過分析當(dāng)前醫(yī)療檔案信息化管理的優(yōu)勢和實施途徑，以期對我國醫(yī)學(xué)檔案信息化管理有所幫助。

[關(guān)鍵詞] 醫(yī)療檔案 信息化管理 檔案管理

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A

隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步和我國醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展，我國醫(yī)療水平取得了長足的進(jìn)步。但醫(yī)療事業(yè)仍需要不斷進(jìn)行改革和創(chuàng)新，以保證其長遠(yuǎn)的發(fā)展。檔案管理在醫(yī)療事業(yè)發(fā)展中的作用尤為重要，醫(yī)學(xué)檔案不僅可以幫助醫(yī)生診斷疾病，同時還是制定治療方案的重要參考，另外也是醫(yī)學(xué)科研的重要依據(jù)。作為醫(yī)院最寶貴的資源財富，傳統(tǒng)的醫(yī)療檔案管理模式已不能滿足當(dāng)前醫(yī)學(xué)發(fā)展的要求，這讓檔案管理的信息化受到了越來越多的關(guān)注。但是，在中國醫(yī)療檔案管理的發(fā)展過程中還存在著一些問題。因此，醫(yī)院在重視自身醫(yī)療水平提升的同時，也必須加強對醫(yī)療檔案管理工作信息化的重視。

一、當(dāng)前我國醫(yī)療檔案管理現(xiàn)狀

（一）對檔案管理不夠重視，缺乏有效的檔案管理機制

目前，我國大多數(shù)醫(yī)院對檔案管理的重視程度不夠，導(dǎo)致醫(yī)療檔案管理在實施過程中沒有發(fā)揮出其應(yīng)有的作用。一些檔案管理工作人員對其從事的工作不夠重視，檔案管理也缺乏實效性。醫(yī)院沒有建立健全醫(yī)療檔案管理工作的制度體系，導(dǎo)致檔案管理工作效率低下，員工在檔案管理過程中缺乏相關(guān)制度考核而未能盡到應(yīng)有的責(zé)任[1]。一些醫(yī)院僅僅注重自身的醫(yī)療服務(wù)水平，而對醫(yī)療檔案在醫(yī)院管理和醫(yī)學(xué)研究中的作用認(rèn)識還比較欠缺，在一定程度上影響了我國醫(yī)療檔案管理技術(shù)的發(fā)展。

（二）醫(yī)療檔案管理方式不合理

醫(yī)療檔案管理方式不合理，不能統(tǒng)一有效地管理文件。醫(yī)院人事檔案、病歷由不同分管部門管理，隨著醫(yī)院工作人員和就診病人的增加，將有大量的新增檔案需要保存管理。這不僅需要足夠大的空間來存儲相關(guān)檔案資料，而且增加了檔案管理工作人員的工作時間，致使檔案管理的工作效率有所降低，有些情況下還會影響文檔的完整保存。

（三）醫(yī)療檔案管理硬件設(shè)施投入不足，信息化程度低

醫(yī)院的資金主要集中花費在醫(yī)療器械和大型設(shè)備上，在醫(yī)療檔案管理方面投入較少。有些醫(yī)院的房間比較緊張，病房以及辦公科室又占用了絕大部分房間，這就導(dǎo)致用作檔案管理的房間無法得到滿足，閱覽室、存放室、辦公室的相關(guān)配套也無法備齊，達(dá)不到檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)。檔案庫房的缺乏，不利于醫(yī)院檔案的長期存放和便捷使用[2]。另外，很多醫(yī)院的檔案管理設(shè)施相對落后，醫(yī)療檔案整理工作仍停留在原始紙質(zhì)狀態(tài)，計算機技術(shù)的使用僅限于少數(shù)單項管理工作，很多單位電子檔案沒有聯(lián)網(wǎng)，導(dǎo)致信息資源無法共享，進(jìn)而就不能真正實現(xiàn)醫(yī)院的檔案信息的方便快捷查閱。

二、醫(yī)療檔案信息化管理優(yōu)勢

（一）有利于大量醫(yī)療檔案的長期保存

醫(yī)院檔案管理的主要目的是完整地保存患者的醫(yī)療信息，從而有效地促進(jìn)患者的醫(yī)療和疾病的康復(fù)。然而，隨著患者數(shù)量的增加，醫(yī)院在醫(yī)療檔案管理過程中不可避免地會造成檔案文件信息丟失、檔案保存不完整的現(xiàn)象發(fā)生。為此，加強檔案管理的信息化管理是醫(yī)院長遠(yuǎn)發(fā)展的必然要求。在信息技術(shù)的管理下，醫(yī)院檔案的存儲可以避免出現(xiàn)丟失和損壞的情況，從而可以有效地保存檔案信息。這就使得醫(yī)院能夠以信息化的方式存儲珍貴的原始檔案文件，既節(jié)省了存儲空間，又能及時快捷地查詢和調(diào)閱原始檔案，避免因過度翻閱原始檔案而造成的損壞和丟失的風(fēng)險。

（二）有利于檔案信息資源的整合與共享

醫(yī)療檔案整合的核心目的就是為了通過對檔案的統(tǒng)一管理，實現(xiàn)檔案資源的系統(tǒng)完整性和共享性。醫(yī)療檔案信息化管理可以使紙質(zhì)檔案通過電子化手段處理成電子文件。與傳統(tǒng)檔案原件相比，醫(yī)療檔案的電子文件更易于檢索和瀏覽，在提高原件的有效運用的同時，還能夠有效地提高醫(yī)務(wù)人員的日常工作效率。另外，數(shù)字化的醫(yī)療檔案文件促進(jìn)了醫(yī)院部門與部門之間的醫(yī)務(wù)信息交流傳遞，使得同一份醫(yī)療文件內(nèi)容可以在不同醫(yī)療科室之間無障礙地調(diào)閱使用，大大提高了原始文件的利用效率，極大地促進(jìn)了醫(yī)院各科室在相關(guān)檔案信息資源方面的共享與交流。

（三）有利于實現(xiàn)快捷地檢索和使用

大多數(shù)醫(yī)院檔案信息是關(guān)于病人的就診信息。隨著患者檔案信息的不斷增加，醫(yī)院在信息檢索中也面臨著新的挑戰(zhàn)。大量的檔案信息給醫(yī)務(wù)人員收集和保存信息帶來了很多麻煩，不利于醫(yī)療工作的順利開展。在紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理之后，可以利用關(guān)鍵詞檢索技術(shù)，構(gòu)建一個快速的醫(yī)療電子信息查詢系統(tǒng)。醫(yī)務(wù)人員可以利用計算機軟件訪問和檢索權(quán)限內(nèi)所有的文件信息。在使用時，只需輸入待查詢檔案的關(guān)鍵詞，就可以在計算機屏幕上顯示相關(guān)待查檔案信息。在醫(yī)療檔案的使用中，信息化可以使用戶充分感受到查閱檔案的便捷感。因為電子文件的存儲年限是紙質(zhì)檔案文件所不可比擬的，并且醫(yī)院各部門、各醫(yī)療科室可以根據(jù)需要及時、準(zhǔn)確、系統(tǒng)地獲取相關(guān)信息，從而有效地節(jié)省檢索和查閱時間，提高醫(yī)院的整體工作效率。

三、我國醫(yī)療檔案信息化工作的實現(xiàn)途徑

（一）完善醫(yī)療檔案管理體系，提高檔案信息化

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，信息化運用的深度和廣度也將不斷增加，給今日的醫(yī)療檔案工作帶來了極大的改變。只有充分認(rèn)識到醫(yī)療檔案信息化建設(shè)對病人和醫(yī)院工作的重要性，才能改變醫(yī)院對醫(yī)療檔案管理傳統(tǒng)的落后的認(rèn)識，進(jìn)而適應(yīng)時代的發(fā)展趨勢，從主觀意識上充分認(rèn)識到要做好醫(yī)療檔案管理工作。只有醫(yī)院的各級領(lǐng)導(dǎo)充分意識醫(yī)療檔案的積累對醫(yī)院發(fā)展的重要性，將醫(yī)療檔案管理工作納入到醫(yī)院的發(fā)展規(guī)劃之中，才能不斷地推動醫(yī)療檔案信息化工作的順利開展[3]。另外，由于患者的疾病治療史和病史要求醫(yī)療機構(gòu)負(fù)有保密的責(zé)任，因此醫(yī)療檔案管理工作需要建立健全相應(yīng)的管理制度，在提高病人醫(yī)療檔案利用率的同時，還要注意相應(yīng)的保密工作。

（二）加強數(shù)字化檔案的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，建立信息管理平臺

資金投入與政策傾斜對醫(yī)療檔案的信息化建設(shè)有著重要的影響，檔案工作盡管在短期內(nèi)很難看到投資回報，卻不能因此就對資源投入有所扣減。在醫(yī)療檔案數(shù)字網(wǎng)絡(luò)化系統(tǒng)的籌備和建設(shè)的過程中，醫(yī)院必須按照發(fā)展需要投入必要的資金和設(shè)備，并注重相關(guān)人員的培養(yǎng)。唯有如此，才能為醫(yī)療檔案管理信息化建設(shè)打下堅實的基礎(chǔ)。信息化管理平臺的硬件設(shè)施主要是指醫(yī)療檔案管理所需要的計算機、網(wǎng)絡(luò)、存儲設(shè)備、多媒體圖像采集和錄入系統(tǒng)等。與之配套的軟件設(shè)施包括檔案管理軟件系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)等。鑒于許多醫(yī)院建設(shè)資金不足的問題，可以采取分批建設(shè)、逐步撥款的方式逐步完成自身醫(yī)療檔案管理網(wǎng)絡(luò)信息平臺的建設(shè)。

（三）加強檔案管理人員業(yè)務(wù)能力的培養(yǎng)

檔案管理不僅僅是機械地對檔案進(jìn)行整理，而是通過標(biāo)準(zhǔn)化的收集、整理、歸檔、編輯等復(fù)雜工作，使醫(yī)院形成的檔案資料得到規(guī)范化，能更好地為醫(yī)療單位各部門提供高效的查閱服務(wù)。為了達(dá)到這個目標(biāo)，醫(yī)療單位有必要定期對其內(nèi)部的檔案管理人員開展計算機技能培訓(xùn)，使其充分掌握檔案信息的整理和使用方法。在掌握了檔案信息化工作的基本技能之后，醫(yī)療單位仍需要不斷拓寬相關(guān)檔案管理人員的專業(yè)知識，更新其檔案信息化管理知識，提高檔案相關(guān)軟硬件的利用水平。此外，醫(yī)院也應(yīng)根據(jù)需要引進(jìn)新型的檔案管理信息人才。有關(guān)單位在招聘時也應(yīng)充分考慮應(yīng)聘者的現(xiàn)代檔案管理技能、信息處理能力和計算機操作能力。

四、結(jié)語

良好的醫(yī)療檔案管理工作是保障我國整體醫(yī)療水平不斷提升的重要工作之一。通過數(shù)字化醫(yī)療單位的各項檔案資料，可以有效節(jié)約醫(yī)院的人力資源，實現(xiàn)各類檔案資料的內(nèi)部共享，提高醫(yī)院整體的運行效率，對我國醫(yī)療事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展具有深遠(yuǎn)的意義，也是我國醫(yī)療工作更好地適應(yīng)現(xiàn)代化技術(shù)發(fā)展的必然要求。

參考文獻(xiàn)：

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[3]馬艷萍.淺談醫(yī)療機構(gòu)檔案的信息化建設(shè)[J].科海故事博覽·科技探索，2013（5）：338.