基層事業單位檔案管理現代化實現路徑

陳洪波

[摘 要] 任何一個事業單位的發展都離不開檔案管理工作，而現代化的檔案管理更是為檔案管理工作帶來了很多優勢。檔案對于事業單位來說，是管理工作的基礎，更是自身發展的依據和寫照，檔案管理不僅是一項非常重要的工作，更關系著事業單位整體的決策方向。本文針對基層事業單位檔案管理現代化實現路徑進行分析。

[關鍵詞] 基層事業單位 檔案管理 管理現代化

中圖分類號：G271 文獻標志碼：A

如果檔案管理缺乏良好的制度和方法，就會導致檔案管理混亂，給事業單位的發展帶來嚴重的影響，甚至會給事業單位帶來經濟損失。利用現代化的檔案管理方法，借助計算機進行整理匯編，將相關文件掃描錄入電腦，進行分類整理歸納，不僅節省了時間、空間與人力成本，更為事業單位的信息化管理和檔案便捷查詢服務提供了支持。

一、檔案管理的發展趨勢

（一）信息數字化

隨著信息數字化的普及，很多事業單位都有了屬于自己的檔案管理信息系統，也實現了檔案管理工作的無紙化和高效化。檔案的輸入和輸出以電子媒介的形態存在，既方便管理又方便存儲，檔案的安全性也得到了提升。

（二）利用多樣化

隨著檔案管理水平的快速上升，檔案管理內容日趨多樣化，檔案的利用也呈現了多元化、復雜化的發展趨勢。利用檔案的人群數量和規模在不斷增加，人們對檔案的需求也在不斷增加，檔案的用途就變得更加豐富。

（三）服務大眾化

隨著網絡、手機、數字電視等新媒體的廣泛使用，檔案服務利用方式也實現了相應的創新。人們可以借助手機、電腦等客戶端，只要輸入密碼就可以查詢利用檔案，促使檔案利用的大眾化與便捷化[1]。

二、基層事業單位檔案管理存在的問題

（一）檔案管理制度不完善

現階段基層事業單位在檔案管理工作中，由于檔案管理的制度不夠完善，導致檔案序號缺失、案卷標題缺失、組卷不統一等問題，嚴重影響了檔案工作的日常操作，制約了檔案實際作用的發揮。如果檔案管理制度不夠完善，對檔案管理人員就無法形成良好的約束，導致檔案管理人員責任意識淡薄、工作缺乏積極性、敷衍應付工作，讓檔案管理工作流于形式。

（二）檔案檢索效率較低

有些單位存在檔案檢索效率低下的問題，不能為單位活動的有效開展提供資料支持。檔案的檢索方式一般分為人工檢索和計算機檢索，兩者的工作效率與硬件設置有著密切的聯系。相比于人工檢索，計算機檢索具有更大的優勢，能夠更加符合事業單位的現代化管理需求。

（三）利用效率不高

檔案的記錄就是為了以后的利用，在基層事業單位改革中，檔案管理也發揮著重要的作用。由于檔案管理人員和領導的不夠重視，很多事業單位在檔案管理過程中，誤認為檔案數據信息在輸入輸出時由傳統的手工轉變為電腦，就代表著現代化管理的時代到來，這給提高檔案管理水平帶來了困難。很多單位檔案的利用效率不夠高，存儲的檔案資料無法得到高效的利用，這限制了檔案管理工作的發展。

（四）工作人員的素質有待提升

一些檔案管理工作人員的專業能力和綜合素質較低，嚴重影響了檔案管理工作向現代化發展的路徑。很多檔案管理人員是工作經驗比較豐富的老員工，但是接受新知識的能力較差，對于計算機的掌握程度不夠熟悉。一些檔案管理人員非專業出身，對于檔案管理工作需要加強再學習，尤其是新進人員往往對業務還不熟悉，只能承擔基礎性的錄入工作。同時檔案管理最為缺乏的還是綜合型管理人才，由于高素質管理人才缺失，導致檔案管理長期停留在同一水平，無法實現長效發展。

（五）缺乏長遠的計劃

很多事業單位的檔案管理工作正處于初步發展階段，只完成最基本的檔案存儲工作，對于檔案管理的整體發展缺乏長遠的計劃。很多單位還缺乏科學合理的管理方法，沒有結合自身的發展情況，更沒有做好總體規劃，嚴重影響了檔案現代化管理的有序發展[2]。

三、現代化檔案管理的重要價值

利用現代化的檔案管理方式，可以促使檔案內容在保存過程中更加完整，避免破損遺失情況的出現。還有利于檔案管理更加精細化，不存在需要人工來進行檔案的排列，降低了工作人員的工作難度和強度，提高了工作效率。還有利于檔案的便捷保存，避免受到外部因素的限制，促使檔案管理更加高效。

檔案管理工作也是一項復雜的工作，它對工作人員有著很高的要求。檔案管理工作涉及到檔案的歸類和整理，引入現代化的管理模式之后，就可以較少的人員來完成操作，節省了大量的時間和人力。對于日常管理工作來講，檔案管理人員還要具備仔細的工作態度，要對重點資料和信息保管好。在管理執行時，工作人員通過仔細審查之后，就可以錄入到計算機當中，同時系統還有自動校驗的功能，能夠輔助審查。

檔案管理現代化是時代發展的必然趨勢，作為檔案管理工作人員，要與時俱進，適應這樣的工作方式。檔案管理工作是事業單位內部管理的一個重要組成部分，只有不斷適應現代化的發展需求，樹立新的理念，建立新的體制，實現新的管理制度，才能獲得高效的發展。

四、基層事業單位檔案管理現代化的實現路徑

（一）轉變檔案管理的觀念

一個事業單位在發展過程中若沒有創新，就猶如失去了活力和希望，對于檔案管理工作也是如此。基層事業單位進行檔案管理的現代化創新也是適應市場經濟體制的需求，是完善自身和肯定自身的前提，是促進企業高效發展的動力來源之一。因此檔案管理人員必須樹立創新思維，開拓檔案管理的多種職能，積極探索檔案管理的新路徑，樹立檔案管理工作的新觀念，構建檔案管理的新體制。受傳統管理理念的影響，檔案管理工作并沒有受到基層領導和管理人員的重視。因此在今后的管理工作中，不斷轉變檔案管理的觀念，讓檔案管理工作充分受到檔案管理人員和基層領導的重視，這是檔案管理現代化的首要工作。基層領導要從自身做起，以身作則帶動其他檔案工作人員，為檔案管理的現代化發展打下堅實的基礎。

（二）培養高素質的檔案管理專業人才

基層事業單位的改革成功，離不開檔案管理人員的綜合素質和專業技能。在當今瞬息萬變的知識經濟大潮流中，基層事業單位只有提高檔案管理的安全性、可靠性和實用性，才能在激烈的市場競爭中立于不敗之地。在現代化信息技術背景下，只有專業技能高強和專業素質過硬的綜合型人才，才能適應現代化的檔案管理工作。因此在今后的發展中，要積極引進掌握檔案信息化技術的專業人才，并鼓勵在職人員加強再學習，不斷吸收新知識、新技能，做到與時俱進。還要定期對檔案管理人員進行培訓教育，提高檔案管理人員的專業技能和綜合素質，培養一批既精通業務又具備必要的信息技術人才，同時優化檔案管理相應的硬件配備，保證硬件軟件齊備，以此適應新時代檔案管理工作的各種需求。

（三）完善檔案管理的模式

采用信息化的檔案管理方式，就需要管理者在檔案管理工作中將理解人、尊重人作為管理工作的基本前提，全面摒棄傳統的管理方式，采取公正、公開、透明的管理方式。對于不同的檔案來源采取一視同仁、同等對待的工作態度，檔案從錄入、整理、歸檔、搜索、使用都必須走規范化的程序，實現檔案的標準流程化管理。管理者還應不斷地聽取大家的意見，切實關注工作人員的培養和發展，培養工作人員共同奮斗的精神意識。在基層工作中，建立融洽的工作氛圍，增強檔案工作人員的凝聚力，讓大家通力協作來完成標準化的現代管理分工，真正實現檔案管理的現代化。

（四）加強信息化設備的投入力度

作為基層事業單位的領導，就要重視檔案管理的重要性。在檔案管理的工作中，加大資金的投入力度，做好硬件基礎設備的建設，為工作人員積極地改善工作條件，讓工作人員能夠在一個井然有序的氛圍中工作。單位領導將完善檔案管理的信息化作為今后發展的議程，完善檔案管理的相關制度，使檔案管理突破資料保管職能，發揮出科學管理與決策諫言的功用。

（五）創新檔案管理制度

在信息化時代中，計算機信息技術在檔案管理工作中的運用，對檔案管理工作造成深刻的影響。因此檔案管理工作必然要實現信息化管理，事業單位的檔案管理應該根據工作的實際需求，建立信息化的檔案管理機制，實現檔案存儲電子化、檢索便捷化、使用智能化的管理目標。

五、結語

綜上所述，現代化的檔案管理模式是當前檔案管理的發展趨勢，事業單位要想擁有一個高效的檔案管理體系，就必須引入現代化管理模式，運用現代化的管理理念與信息化的技術確保檔案管理的完整性、安全性以及可操作性，為其檔案管理的發展提供可靠的保障。

參考文獻：

[1]張曉波.基層事業單位檔案管理現代化實現路徑[J].才智， 2018（19）：211.

[2]黃金亭.基層事業單位檔案管理現代化實現路徑研究[J].赤子，2018（10）：165.