國(guó)土資源檔案管理工作中的問(wèn)題和對(duì)策

文 / 鄂梅英

國(guó)土資源檔案管理主要是對(duì)國(guó)土資源開(kāi)發(fā)和利用過(guò)程中的重要成果進(jìn)行詳細(xì)的記錄，并為接下來(lái)的國(guó)土資源開(kāi)發(fā)和利用提供參考，保證開(kāi)發(fā)合理、利用得當(dāng)。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的不斷進(jìn)步，我國(guó)的國(guó)土資源檔案管理工作也不斷借助先進(jìn)的技術(shù)手段,將國(guó)土資源管理工作中形成的文字材料、圖紙、圖表、聲像等歷史記錄資料逐漸轉(zhuǎn)移到網(wǎng)絡(luò)技術(shù)信息化的管理空間，不斷增強(qiáng)管理工作的效率化、系統(tǒng)化和便捷化。

一、國(guó)土資源檔案管理的必要性

首先，有利于減少部門(mén)的日常工作量。社會(huì)的不斷發(fā)展促使部門(mén)信息資源海量增加，而國(guó)土資源檔案管理工作可以有效促進(jìn)檔案管理的有序性，使部門(mén)日常的工作變得有跡可循，一旦遇到緊急事項(xiàng)也能夠及時(shí)定位所需檔案的準(zhǔn)確信息，避免出現(xiàn)手忙腳亂的現(xiàn)象，減少部門(mén)的日常工作量，促進(jìn)部門(mén)整體工作的有序進(jìn)行，提高工作效率。[1]

其次，有利于為部門(mén)提供重要參考依據(jù)。國(guó)土資源的檔案管理工作能夠?yàn)閲?guó)土資源局提供真實(shí)有效的信息數(shù)據(jù)，保障其決策質(zhì)量。

再次，有利于記錄部門(mén)的成長(zhǎng)軌跡。國(guó)土資源檔案管理會(huì)對(duì)國(guó)土資源局自身的成長(zhǎng)歷程進(jìn)行有效記錄，對(duì)其管理模式、原則以及管理理念和流程進(jìn)行記載，并通過(guò)對(duì)比不斷優(yōu)化下一步的工作流程。

二、現(xiàn)階段我國(guó)國(guó)土資源檔案管理工作中出現(xiàn)的問(wèn)題

（一）管理觀念落后，缺乏創(chuàng)新意識(shí)

部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)由于自身專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)的缺乏、管理觀念較為落后，對(duì)于國(guó)土資源檔案的管理工作并沒(méi)有重視起來(lái)，疏于對(duì)檔案管理工作的檢查落實(shí)。國(guó)土資源檔案管理在長(zhǎng)期的工作中并沒(méi)有受到人們的充分重視，相關(guān)管理人員也缺乏創(chuàng)新意識(shí)，一味沿用過(guò)去的管理模式和工作觀念，使得各類(lèi)業(yè)務(wù)檔案管理出現(xiàn)各自為政、檔案資料積累、殘缺不全的現(xiàn)象，使后來(lái)的整理和歸檔出現(xiàn)各種困難。[2]

（二）管理模式落后，管理工作的設(shè)施欠缺

社會(huì)的進(jìn)步使得現(xiàn)階段信息數(shù)據(jù)海量增加，但是傳統(tǒng)管理模式下遺留的歷史記錄資料繁多，工作效率的低下也使得檔案管理不到位，國(guó)土資源檔案管理的工作量與日俱增。

目前網(wǎng)絡(luò)信息化的檔案管理逐漸普及，科技設(shè)備和基礎(chǔ)設(shè)施較多，部分基層國(guó)土局對(duì)設(shè)施的配備沒(méi)有到位，出現(xiàn)一部分檔案已經(jīng)網(wǎng)絡(luò)信息化，一部分檔案還是傳統(tǒng)紙質(zhì)載體的現(xiàn)象，使得相關(guān)檔案管理人員在檔案的管理工作中需要進(jìn)行雙向查閱的工作，這在增加工作量的同時(shí)加大了工作難度，使得國(guó)土資源檔案的管理工作效率比較低。

（四）電子檔案出現(xiàn)后管理經(jīng)驗(yàn)欠缺

計(jì)算機(jī)技術(shù)在國(guó)土資源檔案管理工作中的應(yīng)用逐漸普及，隨之出現(xiàn)了大量的電子檔案。受到傳統(tǒng)管理模式的制約，現(xiàn)階段的管理經(jīng)驗(yàn)還相對(duì)欠缺。一些管理人員對(duì)電子檔案管理所需要的設(shè)備設(shè)施操作不熟練，影響檔案管理工作的正常進(jìn)行。

（五）檔案管理人員的綜合素質(zhì)不高

國(guó)土資源檔案管理工作本身繁重的工作量、繁瑣的工作內(nèi)容以及較高的專(zhuān)業(yè)知識(shí)要求都會(huì)使檔案管理工作人員出現(xiàn)各種不良情緒，出現(xiàn)工作不認(rèn)真、不耐煩的現(xiàn)象，影響檔案管理團(tuán)隊(duì)的正常管理工作。這部分管理人員在整理檔案中出現(xiàn)的小誤差也會(huì)直接影響到檔案查閱人員的工作。

三、國(guó)土資源檔案管理工作的優(yōu)化措施

（一）加強(qiáng)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)國(guó)土資源檔案管理工作的重視

部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)的重視是國(guó)土資源檔案管理工作順利實(shí)施的重要保證。部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)要不斷加強(qiáng)自身的學(xué)習(xí)，順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的潮流做好自身知識(shí)的更新，正確認(rèn)識(shí)我國(guó)現(xiàn)階段經(jīng)濟(jì)發(fā)展的主要方向以及國(guó)土資源檔案管理工作對(duì)于現(xiàn)代化建設(shè)的重要意義，避免墨守成規(guī)，要采取積極有力的措施提升國(guó)土資源檔案管理水平，保證資源檔案的完整性、真實(shí)性，確保國(guó)土資源檔案能夠充分發(fā)揮自身作用，推動(dòng)社會(huì)的進(jìn)步與發(fā)展。[3]

（二）建立健全集中統(tǒng)一的檔案管理網(wǎng)絡(luò)

這要求建立健全統(tǒng)一的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，加強(qiáng)對(duì)國(guó)土檔案工作的集中統(tǒng)一管理，保證國(guó)土資源檔案的齊全、完整、規(guī)范。相關(guān)管理人員要遵照統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一管理的原則，做好檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)，統(tǒng)一協(xié)調(diào)國(guó)土資源檔案的實(shí)際管理工作。同時(shí)，對(duì)檔案制度建設(shè)要重視起來(lái)，不斷加強(qiáng)修訂檔案崗位責(zé)任制以及檔案管理制度的實(shí)行，實(shí)現(xiàn)國(guó)土資源檔案管理工作的系統(tǒng)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。

（三）結(jié)合國(guó)土檔案特點(diǎn)分類(lèi)整理以及歸檔

為了保證資源檔案的規(guī)范性，最重要的是要對(duì)資源檔案進(jìn)行整理以及歸檔。現(xiàn)階段我國(guó)的國(guó)土資源檔案主要分為綜合類(lèi)、計(jì)劃財(cái)務(wù)類(lèi)、地籍管理類(lèi)、土地利用規(guī)劃類(lèi)、建設(shè)用地類(lèi)、土地監(jiān)察類(lèi)、宣傳科技類(lèi)以及礦產(chǎn)資源類(lèi)。這九類(lèi)資源檔案中建設(shè)用地類(lèi)的報(bào)批以及聲像材料類(lèi)形成的文件極易在整理歸檔中被忽略而造成遺失，因此需要檔案管理人員建立檔案收件簿，及時(shí)完整地將這些文件材料裝訂成正規(guī)卷，這在避免遺失的同時(shí)也方便工作人員的查閱，有助于檔案管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化。

（四）努力提高從業(yè)人員素質(zhì)，提高國(guó)土資源檔案管理水平

國(guó)土資源檔案管理人員是檔案管理工作中主要的執(zhí)行者，其本身的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)水平直接影響到檔案管理工作的水平。因此，需要對(duì)在崗人員以及兼職檔案管理人員進(jìn)行長(zhǎng)期、系統(tǒng)、正規(guī)的培訓(xùn)工作，要促使他們明確工作內(nèi)容，避免工作中出現(xiàn)差錯(cuò)；要加強(qiáng)對(duì)管理人員的思想培訓(xùn)，樹(shù)立正確的工作價(jià)值觀以及職業(yè)態(tài)度；可以有針對(duì)性地建立獎(jiǎng)懲制度，調(diào)動(dòng)管理人員的工作積極性，真正提高國(guó)土資源檔案管理水平。[4]

（五）合理開(kāi)發(fā)利用檔案信息，促進(jìn)檔案管理工作

國(guó)土資源檔案管理工作的有序性能夠?yàn)閲?guó)土資源管理工作的開(kāi)展提供重要的參考依據(jù)。這要求管理人員將資源檔案進(jìn)行整理歸檔后，利用計(jì)算機(jī)平臺(tái)為各類(lèi)業(yè)務(wù)提供依據(jù)，而業(yè)務(wù)人員在實(shí)際工作中可以借助電腦提供的準(zhǔn)確數(shù)據(jù)，更好地開(kāi)展國(guó)土管理。對(duì)國(guó)土資源檔案進(jìn)行的這種合理開(kāi)發(fā)和科學(xué)利用，能夠?yàn)閲?guó)土資源管理工作奠定良好基礎(chǔ)，促進(jìn)國(guó)土檔案管理工作的順利開(kāi)展。因此，合理開(kāi)發(fā)和利用檔案信息能夠?yàn)檎麄€(gè)部門(mén)的業(yè)務(wù)開(kāi)展提供便利，進(jìn)而促進(jìn)檔案管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化。

（六）做好檔案利用過(guò)程中的保密工作

這要求加強(qiáng)制度建設(shè)，對(duì)資源檔案的閱覽制度、外借制度、復(fù)制制度等不斷進(jìn)行完善，同時(shí)在國(guó)土資源檔案管理部門(mén)中也要對(duì)檔案使用人員、檔案使用范圍進(jìn)行級(jí)別限制以及使用范圍的限制，確保檔案管理工作有章可循，保證國(guó)土資源檔案不失密、不泄密以及檔案文件的完整無(wú)缺。

相關(guān)的檔案管理人員應(yīng)當(dāng)在檔案管理工作中對(duì)不同使用對(duì)象進(jìn)行有效監(jiān)督，并對(duì)工作人員查閱過(guò)的檔案進(jìn)行二次檢查，避免出現(xiàn)案卷和文件的丟失而導(dǎo)致泄密。[5]

（七）完善硬件設(shè)施，做好監(jiān)督工作

在國(guó)土資源檔案管理工作中，計(jì)算機(jī)設(shè)備、監(jiān)控設(shè)備等硬件設(shè)施能夠有效保障管理工作的規(guī)范化進(jìn)行，對(duì)員工的行為也有一定的約束作用。因此，部門(mén)要加大資金的投入力度，完善硬件設(shè)施，同時(shí)對(duì)資金的運(yùn)用也要做好全程監(jiān)管，避免出現(xiàn)中飽私囊現(xiàn)象，以此確保國(guó)土資源檔案管理工作的有序進(jìn)行，促進(jìn)相關(guān)管理水平的有效提升。

除了要對(duì)計(jì)算機(jī)設(shè)備、監(jiān)控設(shè)備等硬件設(shè)施進(jìn)行完善之外，也需要組織人員進(jìn)行實(shí)地的考察監(jiān)督，部門(mén)可以選擇一些專(zhuān)業(yè)素質(zhì)過(guò)硬、思想道德水平較高、政治思想較先進(jìn)的人員組建一直監(jiān)管隊(duì)伍，并成立一個(gè)專(zhuān)門(mén)監(jiān)督國(guó)土資源管理檔案的監(jiān)督管理機(jī)構(gòu)，同時(shí)明確該機(jī)構(gòu)的崗位職責(zé)以及人員分工，建立健全相應(yīng)的監(jiān)督管理制度以及監(jiān)管人員的定期考核制度。監(jiān)督管理制度是對(duì)國(guó)土資源檔案管理工作人員進(jìn)行監(jiān)管的制度依據(jù)，而監(jiān)管人員的定期考核制度是對(duì)監(jiān)督管理機(jī)構(gòu)的隊(duì)伍進(jìn)行監(jiān)督的依據(jù)。這旨在避免出現(xiàn)假公濟(jì)私等利用職務(wù)違法犯罪現(xiàn)象的出現(xiàn)，保證管理工作以及監(jiān)管工作的規(guī)范化、透明化，從根本上提高國(guó)土資源檔案管理工作的質(zhì)量與效率。

（八）積極探索檔案管理的新方法

首先，不斷借鑒和吸收國(guó)外先進(jìn)的電子檔案管理經(jīng)驗(yàn)，對(duì)電子檔案的形成、積累、歸檔、保管和利用等各環(huán)節(jié)進(jìn)行有效的統(tǒng)籌，集中統(tǒng)一管理檔案的全過(guò)程，并充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)完善檔案信息系統(tǒng)建設(shè)，在檔案的儲(chǔ)存、應(yīng)用等方面實(shí)現(xiàn)科學(xué)化。

其次，不斷利用先進(jìn)的信息技術(shù)進(jìn)行國(guó)土資源檔案管理軟件的開(kāi)發(fā)，對(duì)現(xiàn)代化管理所需要的計(jì)算機(jī)、掃描儀、光盤(pán)刻錄機(jī)等基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)行及時(shí)配置，為檔案管理工作提供物質(zhì)基礎(chǔ)，并充分利用先進(jìn)技術(shù)規(guī)范國(guó)土資源檔案的儲(chǔ)存、利用。[6]

再次，國(guó)土資源檔案管理工作的信息化建設(shè)對(duì)信息技術(shù)應(yīng)用的要求較高，需要管理部門(mén)通過(guò)繼續(xù)教育、培訓(xùn)、自學(xué)等方式學(xué)習(xí)檔案管理、計(jì)算機(jī)等相關(guān)知識(shí)，提高自己的國(guó)土資源檔案管理水平，逐步適應(yīng)國(guó)土資源管理信息化建設(shè)的需求，從而為更好地管理國(guó)土資源檔案奠定良好基礎(chǔ)。