人事檔案管理中人工智能技術的應用

文 / 韓平

隨著信息技術的飛速發展，人工智能技術越來越普遍地應用到生產、生活的各個領域。為了緊跟時代發展的潮流，提高工作效率和質量，人事檔案管理的工作人員逐步將人工智能技術應用到檔案管理工作中。這一舉措對人事檔案管理工作有著重要的意義[1]。

人工智能這一概念最初于1956年在Dartmouth學術會議上被提出。隨后人工智能廣泛地應用到科學、生活的諸多方面，它又被人們稱為二十一世紀最重要的三大尖端科學技術之一[2]。人工智能是一種對收集的知識信息進行進一步處理的系統，包括一系列工作程序：首先對數據材料進行采集、確認；緊接著整合、編輯；然后再進行證明以及傳播表達等處理；最后呈現出結果或做出相應的反應。科研人員通過對人類思考問題的方式以及各種行為進行分析，利用有關技術使機器獲得模擬人類智能行為的能力。例如，機器人能對遇到的問題進行分析并作出相應的處理；能接收大量的數據信息并作出辨別分析；能對復雜的數據加以分析處理等。當今是人工智能的時代，手機智能助手、軟件智能推送功能、自動美顏相機等智能工具的出現與應用都說明，人工智能已普及到我們的生活中。

人事檔案形成于一系列人事管理的活動之中。它主要是以個人為單元組成，用來記錄個人的經歷、個人品德、工作表現等信息的一類材料。人事檔案管理工作是將大量的人事檔案信息資源進行搜集、整理、合理統計及保存的工作。它也需要進行一定的鑒定工作以提高人事檔案的真實性，從而為以后的使用提供便利。但是傳統的人事檔案管理工作存在很大弊端，如檔案管理工作不規范、檔案收集力度不夠、管理制度守舊等。這既需要大量的人力，也會導致工作質量不高。鑒于人工智能具有強大的檢索、收集以及智能管理的功能，檔案管理的工作人員可以將人工智能應用到檔案管理工作中，從而很好地解決上述難題。

一、高效收集檔案資料

人們一般都以紙質為載體記錄人事檔案，但這種傳統人事檔案的管理方式會帶來諸多不便，紙質的檔案資料需占用很大空間，不利于存放保管，使用時攜帶也不方便。伴隨人工智能技術的誕生及發展，檔案管理工作的無紙化以及自動化等新技術隨之出現。這些人工智能技術大大縮短了辦公時間，提高了文件管理的效率。近年來，人工智能技術已普遍被人事檔案管理工作利用，主要是將人事檔案資料進行數字化以及電子化處理變成網絡化的檔案資料。網絡化檔案最大的特點是采用數字化、無紙化的形式記錄檔案。它通過多媒體的方式呈現信息，將數字化的檔案信息保存在電腦的光、磁等介質中。顯然，經過處理的人事檔案資料更加便于收集和保管。這種多以光盤作為載體的電子化檔案內容大部分源自兩類：一是將原來的紙質檔案通過人工再次收錄、分類、整理后制作成的電子檔案；二是直接采用人工智能技術形成的電子文件檔案。

在信息時代，隨著數字化網絡檔案的數量和形式都不斷增多，在人事檔案的管理工作中還可以借助多種智能主體提高工作效率。智能主體包括很多類型，如學習的智能主體、執行的智能主體以及針對不同模型的智能主體。智能主體有強大的自控性、主動性、應變性以及發展性，能依據檔案管理工作人員所設定的規則進行人事檔案的收集工作。但不同智能主體的用途不同，工作人員要將各主體結合使用才能更好地發揮其收集、處理檔案的功能。

人事檔案管理工作應用人工智能技術后，很好地解決了傳統模式下檔案管理面臨的難題。通過研究數十年人事檔案管理工作發現：不斷完善檔案管理的數字化、信息化，創立全面的人事檔案數據庫，保障機讀檔案的真實性，是人事檔案管理的必經之路，也是相關人員應負的責任。

二、搜索與分類人事檔案

數字化的人事檔案信息資料通常有兩種：一是以多媒體方式保存的檔案；二是以文本形式存儲的檔案。在人事檔案工作管理中，人工智能技術可利用普通話處理、智能機器學習以及管理方式識別等多種技術對人事檔案進行整理分類。其中，文本分類技術可以高效地將以文本形式收錄的人事檔案進行分類。這種技術能按照某個已標記的文本組合找出關系模型的具體信息，能根據已獲得模型的信息鑒別其它新錄入的文本檔案[3]。通過這種技術可以將文本類檔案資料進行智能化的整理分類。此種文本分類法不僅可以按照人事檔案管理人員提前設置的方式對檔案數據庫內的檔案進行分類，還可以將互聯網中的資料進行分類整理。除了以上技術，檔案管理的工作人員還能借助智能語言識別技術、智能圖片及視頻辨別技術等對數字化的人事檔案進行整理分類。

隨著社會發展與時代的進步，人事檔案資料的內容和形式不斷增多，導致傳統檔案資料的檢索很難滿足現代人事檔案管理工作需求，故而人們往往采用人工智能技術來提高工作效率。人工智能技術的智能檢索功能采用了普通話處理技術以及模式分辨技術。它與傳統的人工管理分類檢索相比，能夠更加精細地篩選出與所輸入要求最相符合的人事檔案資料。如此一來，人工智能技術可以過濾大量不符合要求的數據，減少檔案檢索工作所需的時間。人工智能技術不僅能夠識別、檢索文本形式的檔案資料，還能識別和檢索圖片、語音以及視頻等多種類型的多媒體資料。這使人工智能技術在當今信息化高速發展的社會中有著不可或缺的意義。

三、評定人事檔案價值性

人事檔案的真實性與價值性是評定人事檔案管理工作至關重要的一個指標。人事檔案的價值評定是一項相當復雜且有難度的工作。這項工作需要考慮到各種各樣的工作細則。人工智能技術中的專家系統能夠幫助工作人員很好地進行人事檔案價值的鑒定工作。專家系統作為人工智能的一個程序，能夠模擬人類的知識以及思考問題的方式來解決問題。它的水平相當于各個領域的專家。專家系統具有發散性和機動性的特點，可以根據已有的信息進行合理的推斷，靈活機動地解決問題。尤其是人類的檔案評定專家需要預約特定的時間、地點，以及存在費用昂貴等一系列問題，而專家系統則不受這類問題的約束，能夠隨時隨地對人事檔案的價值進行鑒別及評定，并提出一些可行性建議以供參考。一般情況下，創建人事檔案價值評定的專家系統需要三個階段的步驟：第一步，主要是創建專家系統的數據知識庫，即將人事檔案價值評定的相關知識、方法以及注意事項等以計算機能夠理解的編程形式輸入，由專家系統自行創立數據庫；第二步，對已經建立好的知識數據庫進行合理有序的訓練，即利用一定數量且較為簡單的人事檔案訓練及驗證建立的系統，使已建立的系統熟悉工作流程；第三步，進一步完善已建立好的專家系統，即對該系統進行多次驗證后作出總結，然后對該系統進行改善，最后創立較為完善的人事檔案管理專家系統。這種專家系統的使用方法相對簡單，檔案管理人員可依據專家系統給出的建議管理檔案。這既能保障工作的高效性，又能使工作高質量的完成。

四、保障檔案的安全性

檔案工作最基本的要求是保障人事檔案的安全性，唯有確保安全性才可進行后續工作[4]。人工智能通過指紋識別技術、聲音識別技術以及人面識別技術等現代智能技術來確保人事檔案資料的安全性，可避免人事檔案管理工作者攜帶多把鑰匙的不便，讓工作人員能夠快速地拿取或歸還檔案，保障工作效率。現在人工智能的監控系統已經發展到第三代，能夠對直接拍攝到的視頻影像進行檢測、分析及計算工作[5]。尤其是升級后的監控系統能夠自行發出報警信號，及時提醒工作人員提高防范意識，提前采取行動。由此看來，人事檔案管理部門借助人工智能監控技術能夠有效地避免意外的發生。人事檔案存儲室內還可以安裝溫度和濕度調控系統，以確保檔案能在最適宜的環境下長期保存。

近年來，人事檔案管理部門主要借助防火墻系統以及監測系統等智能技術進行人事檔案的防護工作。監測系統可以隨時監測外界的非法入侵行為，起到基本防護作用。防火墻系統則綜合了多種技術，具有較強的防護作用。防火墻系統能夠阻擋不安全的訪問并對這些訪問進行分析，從而更好地集中管理數據庫。防火墻系統還能在絕大多數境況下自行對網絡病毒進行攔截，保障檔案系統不受攻擊破壞。傳統的防御檢測系統雖然也能夠完成報警監測工作，但過程復雜，花費時間較長。人工智能防火墻技術不僅能夠高效地完成監測工作，還能夠追回被攻擊和被破壞的數據資料。

五、人事檔案智能化

一般來說，傳統的人事檔案工作會提供查閱以及解答疑問的服務。傳統的檔案管理工作基本上是依靠人力完成，工作量大且繁瑣。應用人工智能技術的檔案服務工作大都以網絡或多媒體的形式來進行，從而減輕工作人員的負擔，使檔案利用的服務工作更加高效地進行。我國政府于2016年發布的《機器人產業發展規劃》將人工智能技術研發的社會公共服務型智能機器人選為重要的標志性產品。在國家政策的推動下，人事檔案管理工作人員將這種智能機器人用于檔案管理的服務工作。此類型的智能機器人可為利用檔案的客戶提供更加周到貼心的服務，例如給等待的客戶安排座位休息，提供飲水等。它也能根據客戶的要求作出更有針對性的指引。在實際工作過程中，人工智能機器人能很好地解決用戶過多而工作人員有限的問題。檔案管理的工作人員可以借助相關的技術對不同用戶的不同需求進行針對性的分析，真正做到為客戶提供個性化的服務，最終實現以客戶為中心的服務目的。

六、結語

人工智能技術越來越廣泛地應用于人事檔案管理工作，在檔案管理工作中起到了很大作用。檔案管理工作人員通過使用人工智能技術不僅省時省力，而且加快了檔案管理制度的改進。通過人工智能技術實現人事檔案資料數字化、智能化，有利于檔案的收集整理；人工智能技術可以對人事檔案進行科學細致的分類檢索，有利于人事檔案的合理利用；人工智能技術還可以評定人事檔案的價值，加強了檔案工作的安全性和保密性，大大提高了工作的效率，提升了服務水平。