新建企業(yè)籌建檔案室的對(duì)策研究
——以蘭溪自立環(huán)保科技有限公司為例

鄧 丹

蘭溪自立環(huán)保科技有限公司

蘭溪自立環(huán)保科技有限公司成立于2016年6月。公司成立后，興建了“35萬(wàn)噸/年固體廢物處置利用生產(chǎn)20萬(wàn)噸/年再生銅”項(xiàng)目，總投資26億元。項(xiàng)目自2017年底啟動(dòng)開工建設(shè)以來(lái)，得到了金華市委市政府、蘭溪市委市政府、女埠街道及政府各級(jí)部門的關(guān)心和支持，先后被列入“浙江省重大產(chǎn)業(yè)項(xiàng)目”“金華市重大投資項(xiàng)目”“蘭溪市雙百工程”等多個(gè)重點(diǎn)示范項(xiàng)目。新建企業(yè)要建立健全檔案工作，首先要籌建企業(yè)檔案室。

1 新建企業(yè)檔案工作面臨的主要問(wèn)題

1.1 檔案工作無(wú)人管

新建企業(yè)工程項(xiàng)目的施工主體為了抓工程施工進(jìn)度與施工質(zhì)量管理，往往重視工程造價(jià)與工程安全問(wèn)題，而忽視檔案管理工作，且人手緊張，容易造成檔案工作無(wú)人管的局面。

1.2 檔案管理無(wú)制度

蘭溪自立環(huán)保科技有限公司的前身是蘭溪自立銅業(yè)有限公司。老廠面臨關(guān)停，有經(jīng)驗(yàn)的檔案工作人員后續(xù)還有檔案移交等工作要做，無(wú)法立即去新公司；新公司新招檔案管理人員則對(duì)檔案業(yè)務(wù)不熟悉且責(zé)任心不強(qiáng)，沒(méi)有規(guī)矩，不成方圓，檔案管理無(wú)章可循，業(yè)務(wù)無(wú)法順利開展。

1.3 檔案保管無(wú)場(chǎng)所

新公司成立初期，辦公場(chǎng)地一般以租賃為主，且面積較小，檔案沒(méi)有保管場(chǎng)所。以抓現(xiàn)場(chǎng)項(xiàng)目施工、建設(shè)為首要任務(wù)，檔案管理意識(shí)薄弱，檔案工作環(huán)境較差。

1.4 檔案人員不懂業(yè)務(wù)

新公司新招檔案管理人員檔案專業(yè)知識(shí)嚴(yán)重缺乏，沒(méi)有經(jīng)過(guò)系統(tǒng)的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)、根本無(wú)法勝任單位的檔案工作，造成文件材料堆積成山、混雜無(wú)序、分類不清、查詢困難，檔案工作變成邊緣化工作。

1.5 檔案分散在各部門

檔案資料分散在設(shè)備組、基建組、技術(shù)組、生產(chǎn)組、綜合保障組、財(cái)務(wù)組。檔案管理工作不能實(shí)行“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理”，影響檔案保管和利用，造成檔案工作分散、混亂、模糊。

2 籌建企業(yè)檔案室的對(duì)策措施

2.1 建立檔案工作管理體制機(jī)制

老廠以公司紅頭文件的形式，成立“檔案室分管領(lǐng)導(dǎo)—主管領(lǐng)導(dǎo)—綜合檔案室檔案員”檔案管理網(wǎng)絡(luò)。

新廠考慮到以項(xiàng)目檔案為主，根據(jù)《企業(yè)檔案工作規(guī)范》（DA/T 42—2009）行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，成立總經(jīng)理牽頭為組長(zhǎng)的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，辦公室主任為副組長(zhǎng)，辦公室、各分廠兼職檔案人員為組員，并納入崗位職責(zé)和績(jī)效考核范圍內(nèi)。辦公室是檔案管理責(zé)任部門。

公司檔案工作實(shí)行二級(jí)管理。一級(jí)管理負(fù)責(zé)全公司檔案資料的統(tǒng)一收集和檔案管理的監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)。二級(jí)管理是各部門、分廠的檔案資料管理工作。

同時(shí)要求建設(shè)單位對(duì)項(xiàng)目檔案工作負(fù)總責(zé)，實(shí)行統(tǒng)一管理、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。業(yè)務(wù)上，設(shè)備組兼職檔案人員在設(shè)備安裝完畢后把檔案（設(shè)備清單）移交。施工單位在項(xiàng)目工程竣工驗(yàn)收前，要將竣工文件材料送質(zhì)檢部門、監(jiān)理部門、建設(shè)單位，對(duì)準(zhǔn)確情況和案卷質(zhì)量進(jìn)行三方會(huì)審，會(huì)審合格，并辦理交接手續(xù)后，移交建設(shè)單位檔案部門。

2.2 建立檔案工作制度體系

2020年7月，本人從老廠（蘭溪自立銅業(yè)有限公司）調(diào)入蘭溪自立環(huán)保科技有限公司，主要從事檔案管理工作。

根據(jù)蘭自立環(huán)保〔2021〕3號(hào)文件《關(guān)于成立項(xiàng)目竣工驗(yàn)收領(lǐng)導(dǎo)小組的通知》，蘭溪自立環(huán)保科技有限公司“35萬(wàn)噸/年固體廢物處置利用生產(chǎn)20萬(wàn)噸/年再生銅”項(xiàng)目經(jīng)過(guò)近3年時(shí)間的建設(shè)，現(xiàn)已進(jìn)入試生產(chǎn)階段，成立環(huán)評(píng)驗(yàn)收組、建筑工程驗(yàn)收組、安全與職業(yè)衛(wèi)生驗(yàn)收組等。根據(jù)新《中華人民共和國(guó)檔案法》（以下簡(jiǎn)稱“《檔案法》”）規(guī)定和國(guó)家檔案局第10號(hào)令，制訂符合公司實(shí)際情況的《文件歸檔制度》《檔案保管制度》《公司文件材料歸檔范圍和保管期限表》《公司檔案室安全管理制度》等。嚴(yán)格執(zhí)行檔案出入庫(kù)登記制度，建立健全登記手續(xù)和登記臺(tái)賬。接收入庫(kù)檔案須填寫“檔案資料交接清單”，履行檔案接收入庫(kù)手續(xù)過(guò)程中形成的材料，入全宗卷歸檔。根據(jù)《自立銅業(yè)檔案借閱制度》，填寫“檔案借閱申請(qǐng)單”，寫明姓名、所在部門、申請(qǐng)時(shí)間、文件檔案名稱，并經(jīng)部門審批、分管領(lǐng)導(dǎo)審批、總經(jīng)理審批，簽署意見(jiàn)并簽字方可借閱。統(tǒng)一管理制度，是做好檔案管理的前提。建立檔案工作責(zé)任追究制度，嚴(yán)格落實(shí)相關(guān)檔案制度，才是根本保障。

2.3 落實(shí)檔案室用房等設(shè)施設(shè)備

蘭溪自立環(huán)保科技有限公司新建檔案室3間，面積分別為27.2平方米、27.2平方米、26.8平方米，庫(kù)容滿足10年以上檔案保管需求，做到庫(kù)房、辦公室、閱覽室“三分開”，每月一次對(duì)庫(kù)房做好“八防”工作。

根據(jù)JGJ 25—2010要求，多次向檔案密集架廠家詢價(jià)，采購(gòu)了質(zhì)量合格、檔案室?guī)旆棵娣e使用率最大化的手搖密集架（2200毫米×850毫米×560毫米，每組6層），安裝了消防滅火器、火災(zāi)報(bào)警系統(tǒng)、遮光阻燃窗簾，安裝了溫濕度調(diào)控設(shè)備，要求庫(kù)房溫度控制在14—24℃，相對(duì)濕度控制在45%—60%范圍內(nèi)。

2.4 組織檔案專兼職人員培訓(xùn)

新公司自成立以來(lái)，組織檔案專兼職人員參加了浙江省檔案干部教育培訓(xùn)中心組織的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)、《浙江省重點(diǎn)建設(shè)檔案管理辦法》宣貫培訓(xùn)班、新《檔案法》培訓(xùn)班、全省檔案管理崗位培訓(xùn)班。由于公司領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的高度重視，在物力、財(cái)力的支持下，公司檔案人員的業(yè)務(wù)水平得到很大提升，陸續(xù)考取檔案系列中級(jí)職業(yè)資格證書。在經(jīng)濟(jì)獎(jiǎng)勵(lì)的推動(dòng)下，員工工作積極性得到提升，更好服務(wù)企業(yè)、互惠互容、共同發(fā)展。

2.5 開展檔案收集工作

根據(jù)《文件歸檔制度》，多次組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)活動(dòng)，指導(dǎo)各部室、車間兼職檔案人員學(xué)習(xí)“公司文件材料歸檔范圍和保管期限表”。目前檔案室入庫(kù)了基建檔案460盒，設(shè)備檔案100盒，文書檔案89盒，新建企業(yè)的項(xiàng)目前期立項(xiàng)、規(guī)劃、論證、設(shè)計(jì)、招投標(biāo)、協(xié)議、合同、申請(qǐng)、審批等文件材料；項(xiàng)目檢查材料、竣工驗(yàn)收材料、重要的專項(xiàng)報(bào)告、審批意見(jiàn)、有竣工圖章的基建圖紙，都納入歸檔范圍；設(shè)備組配備兼職檔案員，將訂貨階段、開箱驗(yàn)收階段、安裝調(diào)試運(yùn)行階段的科技資料（備品備件、工具、圖紙、維護(hù)手冊(cè)、出廠說(shuō)明等）收集齊全，按車間分類放置檔案盒；照片檔案、實(shí)物檔案、“賬外檔案”也納入檔案收集范圍。