新建企業籌建檔案室的對策研究
——以蘭溪自立環保科技有限公司為例

鄧 丹

蘭溪自立環保科技有限公司

蘭溪自立環保科技有限公司成立于2016年6月。公司成立后，興建了“35萬噸/年固體廢物處置利用生產20萬噸/年再生銅”項目，總投資26億元。項目自2017年底啟動開工建設以來，得到了金華市委市政府、蘭溪市委市政府、女埠街道及政府各級部門的關心和支持，先后被列入“浙江省重大產業項目”“金華市重大投資項目”“蘭溪市雙百工程”等多個重點示范項目。新建企業要建立健全檔案工作，首先要籌建企業檔案室。

1 新建企業檔案工作面臨的主要問題

1.1 檔案工作無人管

新建企業工程項目的施工主體為了抓工程施工進度與施工質量管理，往往重視工程造價與工程安全問題，而忽視檔案管理工作，且人手緊張，容易造成檔案工作無人管的局面。

1.2 檔案管理無制度

蘭溪自立環保科技有限公司的前身是蘭溪自立銅業有限公司。老廠面臨關停，有經驗的檔案工作人員后續還有檔案移交等工作要做，無法立即去新公司；新公司新招檔案管理人員則對檔案業務不熟悉且責任心不強，沒有規矩，不成方圓，檔案管理無章可循，業務無法順利開展。

1.3 檔案保管無場所

新公司成立初期，辦公場地一般以租賃為主，且面積較小，檔案沒有保管場所。以抓現場項目施工、建設為首要任務，檔案管理意識薄弱，檔案工作環境較差。

1.4 檔案人員不懂業務

新公司新招檔案管理人員檔案專業知識嚴重缺乏，沒有經過系統的檔案業務培訓、根本無法勝任單位的檔案工作，造成文件材料堆積成山、混雜無序、分類不清、查詢困難，檔案工作變成邊緣化工作。

1.5 檔案分散在各部門

檔案資料分散在設備組、基建組、技術組、生產組、綜合保障組、財務組。檔案管理工作不能實行“統一領導、分級管理”，影響檔案保管和利用，造成檔案工作分散、混亂、模糊。

2 籌建企業檔案室的對策措施

2.1 建立檔案工作管理體制機制

老廠以公司紅頭文件的形式，成立“檔案室分管領導—主管領導—綜合檔案室檔案員”檔案管理網絡。

新廠考慮到以項目檔案為主，根據《企業檔案工作規范》（DA/T 42—2009）行業標準，成立總經理牽頭為組長的檔案工作領導小組，辦公室主任為副組長，辦公室、各分廠兼職檔案人員為組員，并納入崗位職責和績效考核范圍內。辦公室是檔案管理責任部門。

公司檔案工作實行二級管理。一級管理負責全公司檔案資料的統一收集和檔案管理的監督、檢查、指導。二級管理是各部門、分廠的檔案資料管理工作。

同時要求建設單位對項目檔案工作負總責，實行統一管理、統一制度、統一標準。業務上，設備組兼職檔案人員在設備安裝完畢后把檔案（設備清單）移交。施工單位在項目工程竣工驗收前，要將竣工文件材料送質檢部門、監理部門、建設單位，對準確情況和案卷質量進行三方會審，會審合格，并辦理交接手續后，移交建設單位檔案部門。

2.2 建立檔案工作制度體系

2020年7月，本人從老廠（蘭溪自立銅業有限公司）調入蘭溪自立環保科技有限公司，主要從事檔案管理工作。

根據蘭自立環保〔2021〕3號文件《關于成立項目竣工驗收領導小組的通知》，蘭溪自立環保科技有限公司“35萬噸/年固體廢物處置利用生產20萬噸/年再生銅”項目經過近3年時間的建設，現已進入試生產階段，成立環評驗收組、建筑工程驗收組、安全與職業衛生驗收組等。根據新《中華人民共和國檔案法》（以下簡稱“《檔案法》”）規定和國家檔案局第10號令，制訂符合公司實際情況的《文件歸檔制度》《檔案保管制度》《公司文件材料歸檔范圍和保管期限表》《公司檔案室安全管理制度》等。嚴格執行檔案出入庫登記制度，建立健全登記手續和登記臺賬。接收入庫檔案須填寫“檔案資料交接清單”，履行檔案接收入庫手續過程中形成的材料，入全宗卷歸檔。根據《自立銅業檔案借閱制度》，填寫“檔案借閱申請單”，寫明姓名、所在部門、申請時間、文件檔案名稱，并經部門審批、分管領導審批、總經理審批，簽署意見并簽字方可借閱。統一管理制度，是做好檔案管理的前提。建立檔案工作責任追究制度，嚴格落實相關檔案制度，才是根本保障。

2.3 落實檔案室用房等設施設備

蘭溪自立環保科技有限公司新建檔案室3間，面積分別為27.2平方米、27.2平方米、26.8平方米，庫容滿足10年以上檔案保管需求，做到庫房、辦公室、閱覽室“三分開”，每月一次對庫房做好“八防”工作。

根據JGJ 25—2010要求，多次向檔案密集架廠家詢價，采購了質量合格、檔案室庫房面積使用率最大化的手搖密集架（2200毫米×850毫米×560毫米，每組6層），安裝了消防滅火器、火災報警系統、遮光阻燃窗簾，安裝了溫濕度調控設備，要求庫房溫度控制在14—24℃，相對濕度控制在45%—60%范圍內。

2.4 組織檔案專兼職人員培訓

新公司自成立以來，組織檔案專兼職人員參加了浙江省檔案干部教育培訓中心組織的檔案業務培訓、《浙江省重點建設檔案管理辦法》宣貫培訓班、新《檔案法》培訓班、全省檔案管理崗位培訓班。由于公司領導對檔案工作的高度重視，在物力、財力的支持下，公司檔案人員的業務水平得到很大提升，陸續考取檔案系列中級職業資格證書。在經濟獎勵的推動下，員工工作積極性得到提升，更好服務企業、互惠互容、共同發展。

2.5 開展檔案收集工作

根據《文件歸檔制度》，多次組織檔案業務培訓活動，指導各部室、車間兼職檔案人員學習“公司文件材料歸檔范圍和保管期限表”。目前檔案室入庫了基建檔案460盒，設備檔案100盒，文書檔案89盒，新建企業的項目前期立項、規劃、論證、設計、招投標、協議、合同、申請、審批等文件材料；項目檢查材料、竣工驗收材料、重要的專項報告、審批意見、有竣工圖章的基建圖紙，都納入歸檔范圍；設備組配備兼職檔案員，將訂貨階段、開箱驗收階段、安裝調試運行階段的科技資料（備品備件、工具、圖紙、維護手冊、出廠說明等）收集齊全，按車間分類放置檔案盒；照片檔案、實物檔案、“賬外檔案”也納入檔案收集范圍。