區劃調整機構合并背景下的檔案處置
——以杭州市上城區市場監督管理局為例

印愛平

杭州市上城區市場監督管理局

區劃調整是根據行政管理、經濟發展和城市發展的需要對行政管理區域進行的劃分與調整，而我省現行城市發展正處于這個階段，有必要進行區劃調整和機構合并，這對我省城市的發展有著深遠的影響。2021年杭州區劃調整，原上城區與江干區合并，成立新上城區。相應地，原上城區市場監督管理局與江干區市場監督管理局合并，成立新上城區市場監督管理局。本文結合實際，談談區劃調整機構合并背景下的檔案處置問題。

1 檔案處置的原則

1.1 切實加強組織領導

涉并單位成立檔案處置工作領導小組，由調整合并后的主要負責人擔任組長，組織精干力量做好檔案處置的各項工作。相關工作細化，把握時間節點，做到檔案處置與機構調整合并工作同步推進。我局一直把檔案工作作為市場監督管理工作的重要組成部分，由各科室負責人、辦公室具體抓好資料收集工作，保障檔案完整安全、管理工作的落實。

1.2 明確處置檔案范圍，把握檔案歸屬和流向的原則

在此方面，《機關檔案工作業務建設規范》和《歸檔文件整理規則》等標準規范對檔案分類管理做出了具體要求。可以按照文件屬性，將我局檔案分為三大類。

第一類是黨群類檔案，包括黨群工作資料、宣傳教育資料、表彰處罰記錄和群團活動記錄等。

第二類是綜合類檔案，包括行政會議記錄、規劃方案、計劃總結和政策法規檔案等。

第三類是職能類檔案。我局有綜合監督科、法規科、行政審批科、信用監督科、市場廣告合同監督科、質量監督科、食品安全協調科、食品生產流通科、特監科、標計科、知識產權科、藥械科等19個職能科室。這些不同類別的檔案分別產生于我局不同科室，需要對其進行統一歸檔管理，按照上述類別的劃分方式，合理進行檔案歸檔、保存和利用。同時，由于機構合并，部分職責重新界定部門，檔案變動需做到收集齊全、整理規范、清點準確、交接完備。2019年，商務局、知識產權局、發改局的一部分職責劃入市場監督管理局，新增動產許可等檔案。同時，營商環境的進一步優化，使得企業數量大幅度增加。針對這一情況，我局將區行政服務中心檔案室的3000余卷食品經營許可檔案搬遷到區局檔案室，有效緩解了檔案庫房緊張局面，完成相關檔案創建、交接工作。

1.3 加強檔案安全與保密工作

2019年8月，按照規定，經過公開招投標，我局確定由杭州仁和檔案技術有限公司承攬全局檔案服務工作，并與其簽訂了檔案的代理服務協議和保密協議。對檔案服務外包承攬企業的管理，我局堅持合法原則、安全原則和可控原則，堅決杜絕丟失和泄密隱患。同時，落實計算機技術人員認真做好網絡安全措施，做好數字檔案安全保密工作。

在數字化場所管理上，設有獨立的掃描加工場所，用合適的物理方式對未封死的接口進行處理。掃描加工場所安裝實時監控裝置，由檔案室工作人員實行全程監督，目前未發現檔案數據丟失和泄密情況。

我們還根據數字檔案實際內容，設置了條目和原文網上查詢利用級別，并根據查詢用戶的需求，設置了用戶網上查詢權限。

此外，我局還專門制定了《電子文件歸檔制度》《檔案數據安全保密制度》《檔案數據網上查詢利用制度》《檔案數據管理維護制度》《檔案數據和信息設備維護使用制度》等，確保保密工作責任到人、落實到位。

2 檔案處置遇到的問題

2.1 檔案歸屬流向的確定問題

原有的機構、部門合并之下檔案的去留已提上日程，館藏空間有限，短時間內無法將所有的檔案都移交進館，只能暫放在各個部門保管。而部分部門拆分、合并或者重組后，各個部門的檔案是跟著原科室走還是并入新科室？有些部門科室拆分后，檔案要不要拆分，能不能拆分？對合并的科室，原本是兩個區兩個單位的檔案、原來分屬于兩個不同的全宗，能簡單地搞“1＋1＝2”嗎？還有原上城、江干兩個單位原有全宗號的標識、新全宗號的啟用等等。

2.2 電子檔案歸檔難

相對于傳統檔案管理，現在推行的電子檔案管理實現了無紙化和一體化辦公，信息數字化能夠使檔案信息更加方便快捷地服務于工作，也是對紙質檔案原件的有效保護。但是由于電子文件本身的特性，目前存在多元數據數字格式、多元操作系統和多元辦公處理軟件，這些都會影響電子文件的歸檔工作。

2.3 人才隊伍建設相對落后

檔案管理思想、模式以及相關硬件設施的轉型升級，必然要求檔案工作人員工作能力和專業水平的跟進。這就需要檔案管理部門重視對檔案管理專業人才的培養，要求其不僅具有先進的檔案管理理念和認識，還應具備相關檔案管理軟件設計和系統維護的專業技術。

3 解決檔案處置問題的對策

3.1 “一對一”型檔案處置方法

此次區劃調整我局主要涉及各個科室的拆分、合并，對于區劃調整前原立檔單位檔案作為一個獨立全宗，而區劃調整中兩個單位完全對口，調整后職能沒有變化，只是單位名稱和全宗號發生了更改的，規劃為“一對一”類型。我局結合實際情況，在調整過程中屬于“一對一”類型。調整后，單位相關名稱進行更改，為杭州市上城區市場監督管理局。已完成的監管、投訴案件的檔案，移交上城區市場監督管理局歸檔編號。由于原江干區下沙片歸屬新設立的錢塘區，相關人事檔案應移交錢塘區市場監督管理局立檔。未完成的案件隸屬于錢塘區的，相關檔案移交新管轄機構跟進更新歸檔。

3.2 檔案管理技術的保障

依靠先進的信息技術手段，開展檔案日常管理，積極引進云計算、大數據和人工智能等技術成果，為提升檔案管理工作水平提供技術支持。我局檔案室統一采用杭州市上城區（原江干區）數字檔案室軟件系統，建立檔案全網數據庫、多媒體數據庫、檔案影像錄入專題數據庫。目前我局按照數據庫規范，建立各類檔案的電子目錄，總量為138940條，保管期限30年以上的文書檔案、會計檔案、科技檔案、實物檔案、照片檔案、新媒體檔案、業務檔案已完成數字化的數量為105092卷3686件，掃描811.8萬頁，檔案數字化率達到90%以上。

3.3 引進專業人才，加強隊伍建設

加強電子政務專業人才隊伍建設，是做好電子文件管理的重要保障。一手抓電子政務專業人才的引進，一手抓原有工作人員的培養，力求人才隊伍能夠在知識結構和能力素質上都適應并滿足電子政務的要求。建立完善的人才教育培養制度，建立規范的技能水平認證制度。不斷提升各級領導干部和各級政務部門工作人員電子政務應用能力，將電子政務培訓教育內容納入公務員繼續教育的主干課程，結合實際需要編制培訓資料，使培訓具有較強的實踐性和實用性。