供水企業檔案管理存在的問題及對策

黃 繪

余姚市自來水有限公司

供水事業是社會發展的重要基礎，是國家經濟發展、文明進步、人民生活水平提高不可缺少、無法替代的物質基礎。完善的供水檔案能夠很好地展現供水事業發展的每一步，也能見證一代代供水人為供水事業發展奮斗的歷史。高質量的供水檔案能夠為供水事業的發展和創新提供重要、有效的參考資源。高質量是高效發揮供水檔案作用的前提，加強檔案質量把控是做好供水檔案管理工作的關鍵。

1 供水企業檔案管理存在的問題

供水企業歷史悠久，傳統的企業管理方式和傳統的工作理念，導致供水檔案管理中存在許多不足和問題。

企業檔案意識整體不強。企業員工年齡相對偏大，文化程度相對偏低，存在重實干輕記錄的傳統工作作風，因此很多重要的事項、工程建設等沒有留下詳細的文字記錄，僅存在于老員工腦海里，通過言傳身教的方式來傳承經驗。

多年來形成的傳統企業管理方式，使對檔案的重要性認識不夠到位，認為做好業務工作是企業的重心，檔案只是一項文字類工作，對于企業發展只起著微不足道的作用。有些老員工還喜歡把一些重要的資料留在自己身邊，認為放在自己身邊查閱比較方便。

工程建設資料一般都由工程指揮部兼職人員或施工單位人員負責收集整理，他們對檔案管理工作都很陌生，只是被動性地進行資料的收集和整理，導致本該收集的資料沒有收集。

檔案管理隊伍力量薄弱，人力物力投入不足。沒有專職檔案管理員或檔案管理人員沒有經過專業培訓，缺乏高素質的檔案管理人才，缺乏系統的檔案管理網絡層，在很大程度上制約了供水檔案管理工作的發展。

2 改進供水企業檔案管理工作的對策

2.1 首先要把好檔案的收集關

檔案的收集和歸檔是檔案管理工作的前提和基礎，因此必須重視并做好這項工作。保證歸檔資料的完整性是檔案收集工作的核心要求，保證室藏檔案資源結構優化是檔案收集工作的重要目標，因此，檔案收集工作推行標準化和規范化是供水檔案高質量管理的首要條件。建立健全檔案工作網絡，上規模且具備條件的供水企業應設置綜合檔案室，配備專職檔案員，負責所有檔案的統一管理、綜合利用；同時，配備部門兼職檔案員，負責本部門檔案的收集、整理和移交。明確歸檔范圍，凡是供水工作中形成的已辦理完畢、具有歷史憑證和查考價值的各種文字圖表、聲像等不同門類和載體的歷史記錄，一律嚴格要求按規定進行收集、整理，并移交綜合檔案室統一保管，任何部門和個人不得據為己有。收集過程中，應堅持“寧多勿漏”原則，凡是認為有用的材料，不論其用處大小，都要收集起來。堅持圍繞“用”字原則，按照歸檔范圍，結合檔案本身屬性和社會對檔案的需求，準確研判檔案的價值和歸檔期限。

2.2 重點要抓好工程檔案的質量關

供水工程檔案的收集整理是供水檔案管理中的重點和難點問題之一。供水工程是民生工程，事關人民生活、工作，因此把好供水工程建設檔案管理的質量關尤為重要。

供水工程項目有立項文件、資金計劃、建設許可、消防設計、用地申請、勘測環評、監理、施工等材料，來源廣，涉及部門多，且工程的具體實施往往是委托相關施工單位執行，有的施工單位無專業檔案管理人員，對檔案又缺乏足夠的認識和重視，對檔案資料的收集整理一般都存在被動應付現象，導致所移交的檔案往往達不到完整性、準確性的要求。

針對上述現象，供水行業業主單位應在工程建設期間明確項目檔案工作的分管領導，設立或明確與工程項目建設管理相適應的檔案管理機構，并指派一名專業檔案人員，會同工程項目部、監理單位、施工單位、設計單位等相關部門的兼職檔案員或資料員組成網絡管理體系，實行統一管理、互相協作的方式。嚴格根據《浙江省建設項目檔案管理規范》《重大建設項目檔案驗收辦法》等規范標準，積極遵循與建設工程“同步開始、同步建設、同步驗收”的原則，抓好事前、事中和事后控制3個重要環節，為檔案資料收集的“完整、準確、系統、規范”打好基礎。

加強事前控制，將供水工程項目檔案的有關內容納入工程合同，作為合同中的重要條款內容，明確歸檔文件的類型、歸檔范圍、歸檔時間、文件保管期限、歸檔文件整理方法及歸檔文件所屬部門責任以及數字化要求等。

加強事中控制，針對供水工程存在點多面廣、戰線長、參建單位多、資料員素質參差不齊等特點，定期或不定期組織專兼職資料員召開討論交流會，分析經驗，查找漏點，并進一步完善歸檔制度。同時業主單位所指派的檔案員應經常對參建單位資料的收集、編制和整理情況進行指導，及時提出整改要求。

加強事后控制，嚴格把好自檢整改、預驗收、驗收移交等各個階段的驗收關，確保歸檔檔案收集完整、組卷合理、移交手續齊全。

2.3 注重檔案管理人員的隊伍建設

人才是提高檔案質量的保證，是檔案管理工作持續發展的基礎。具有鮮明行業特色的供水檔案，既是檔案又是記錄人民供用水演變的歷史編研，完善的供水檔案能有效促進供水事業的健康發展。因此，要整理好這份重要的民生供水檔案，我們需要一批具有豐富檔案經驗又熟悉供水事業的復合型人才，及時為檔案隊伍輸入新鮮血液。

加強對檔案管理人員的專業培訓，圍繞依法治檔、檔案管理、檔案利用等主題，定期對專兼職檔案員開展崗位培訓，積極組織或推薦檔案管理人員參加各類檔案技能實操比武活動，全面提高檔案管理人員的業務水平。同時增加對檔案員的供水業務技術的行業培訓，完善檔案管理人員的知識結構，拓寬檔案管理人員的視野，利于檔案管理人員站在供水的專業視角收集、整理供水檔案，使供水檔案的整理更為合理和具有行業特色。

面對新形勢，供水企業及相關上級部門應建立科學的引才育才機制，鼓勵檔案干部和檔案管理人員積極參加繼續教育，鼓勵廣大檔案管理人員晉升初級、中級、高級職稱，由此造就一支政治強、業務精、作風硬、紀律嚴的高素質檔案管理隊伍，為新時代供水檔案的持續發展、高效利用提供有力保證。