基于數字化轉型的企業檔案管理流程再造思考

張曉飛

中國電建集團華東勘測設計研究院有限公司

1 引言

企業檔案是企業生存發展的核心資源和重要資產，是企業管理不可缺少的證據基礎，能為企業帶來良好的經濟與社會效益。新《檔案法》要求企事業單位及其他組織加強檔案信息化建設，并明確“電子檔案與傳統載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用”。基于電子檔案的重要性，且傳統的檔案管理方式不能滿足日益增長的電子檔案管理需求，數字化轉型下的企業檔案管理流程再造迫在眉睫。本文以某大型企業為例，對企業檔案管理流程再造提出思考。

2 數字化轉型下企業檔案管理問題

2.1 管理部門與業務部門互不銜接

該企業建立了數字檔案館，通過OA公文系統、設計流程系統、工程項目管理系統收集、整理電子檔案，通過實行“三檢”制度全面把控數字化工作質量，確保了電子檔案的真實性、可靠性，但局限于可收集范圍內的電子檔案。因管理部門與業務部門互不銜接，依靠業務部門主動歸檔，對系統之外的項目缺乏管控路徑，難以掌握全部項目信息，導致完整性缺失。同時，數字檔案館建設從管理部門意志出發，缺少業務部門的參與，其功能性與適用性不完全匹配。

2.2 項目管控流程與電子檔案管理系統互不銜接

《檔案法》第五章第三十六條指出：“機關、團體、企業事業單位和其他組織應當積極推進電子檔案管理信息系統建設，與辦公自動化系統、業務系統等相互銜接?！鞭k公自動化系統、業務系統無電子文件歸檔功能，系統間不能“互聯互通”，電子文件無法歸檔（沒有歸檔路徑），導致失去管理功能，該企業同樣有此問題?；谠O計流程系統及工程項目管理系統的項目文件在流程結束后，自動歸至電子檔案管理系統預歸檔庫?；谠O計流程系統及工程項目管理系統之外的項目在流程結束后，由設計人員上傳至預歸檔庫，部門文書補錄檔案信息后，再提交至電子檔案管理系統預歸檔庫。預歸檔庫依賴設計人員的主動性，部門文書未介入項目流程審批，項目管控流程與電子檔案管理系統互不銜接，導致檔案完整性缺失。

2.3 業務部門檔案管理水平與數字化轉型互不銜接

該企業從整體上建立健全了數字檔案館管理體系，但業務部門缺乏與之匹配的電子檔案管理制度。同時，檔案管理人員由部門文書兼任，承擔著多項崗位職責，弱化了檔案工作。他們缺乏檔案專業知識，缺少專業技能培訓，并存在一定的流動性，對檔案的重視程度也因人而異。另外，設計人員對數字檔案館的建設及檔案的重要性缺乏認知，將歸檔視為一種負擔，直接影響著檔案的完整性與準確性。

3 企業檔案管理流程再造思考

3.1 管理再造：跨部門構建流程再造小組，實行統籌管理、分級管控

該企業設立了企業流程再造辦公室，對企業、干部、部門、項目實行流程再造。筆者認為應同步實現檔案管理流程再造。建議跨部門構建流程再造工作小組，部門文書共同參與，從業務部門管理實際出發，優化檔案管理流程，以此加強部門文書的參與度，實現由圖檔中心統籌管理、部門文書分級管控，打破管理部門單一管理格局。

3.2 系統再造：優化項目管控流程，與電子檔案管理系統相互銜接

近期該企業建立了勘測設計系統，該系統為業務部門項目管控平臺，對項目從立項到策劃、設校審流程等實現全過程管控，全面掌握項目信息?；谀壳皺n案管理問題，筆者建議可有效利用該平臺并予以優化：

一是增加歸檔功能。項目完成后，發起人須在平臺上上傳歸檔電子文件，該平臺與電子檔案管理系統相互銜接。由原先在項目結束后設計人員將歸檔電子文件上傳至預歸檔庫，轉為項目流程過程中歸檔，歸檔從被動轉為主動。

二是增加部門文書審批權限。發起人上傳歸檔電子文件后，須經部門文書審批后才能印制，以便于對項目歸檔進行監督。該優化措施將原先的預歸檔庫植入項目管控流程，對設計流程系統及工程項目管理系統之外的項目歸檔進行把控，從而確保檔案的完整性。

3.3 人員再造：轉變思維理念，強化歸檔意識，提高人員綜合素質

在數字化轉型下，要做好檔案管理工作，需要部門領導、專業檔案管理人員、部門文書及設計人員的通力協作。

部門領導應轉變思維理念，強化檔案工作的重要性，提高檔案管理崗位的地位；

專業檔案管理人員，應深入學習檔案專業知識，掌握數字化技能，提升專業素養，同時對部門文書加強數字檔案建設的宣貫與指導；

對于部門文書，應提高其檔案管理工作地位，鼓勵其參加檔案培訓及專業技能的學習，提高管理水平；

設計人員掌握著歸檔文件的一手資料，對檔案的完整性與準確性起著決定作用，對其可結合績效考核體系，強化歸檔意識。

4 結語

流程再造，除收獲了流程及模板之外，更多的還在于思維方式、工作方法的轉變，以及項目管理理念的提升。企業檔案流程再造是適應數字化快速發展的工作機制改革，需要統籌規劃、全員參與，從而推動企業檔案管理穩步發展。