信息化背景下國有企業檔案協同治理中的問題和對策
——以HZ市HF集團為例

林 真

杭州市房地產開發集團有限公司

1 公司檔案管理現狀

HF集團為HZ市國資系統下屬二級控股單位，下設10個職能部室，下轄6家全資公司、7家控股公司，實行集團化管控與項目管控相結合的矩陣式管控模式。

從檔案管理組織架構看，形成“集團辦公室統一管理，各部室、項目公司落實協調”的垂直組織架構。集團辦公室作為檔案工作的主管部門，全面負責實體檔案的整理、歸檔、保存、借閱服務等工作，并對各分公司的檔案業務工作開展監督、指導及檢查。各部室、項目公司專門落實內勤人員做好原始資料的傳閱、收集、整理、移交等工作。目前，集團上下均未獨立設置檔案部門，相關業務工作被納入行政管理部門的管理職責，這樣便于將檔案工作與信息化檔案管理建設的職能歸口到一處。截至2020年底，集團共有專職檔案人員1名、兼職檔案人員7名，共計8名。從職稱結構來看，具備中級以上專業技術職稱的有2名，占25%；本科及以上學歷的有8名，占100%；從事檔案工作5年以上的有2名，占25%。總體來看，學歷、專業和職稱構成不合理，專業化程度不夠高。

目前，HF集團存檔的材料種類繁多，包括文書檔案、工程建設檔案、會計檔案、特種載體檔案等4大類，涵蓋反映集團生產、經營、文化、活動中形成的具有查考、利用價值的文案記錄。日常收發的上級部門的通知、制度、意見、辦法等文件，均通過OA辦公系統統一平臺進行接收、記錄和發布，有效提高了行政管理效能和運作流轉效率，減少重復工作的可能性。

2 檔案協同治理存在的問題

2.1 協同治理的合作意識較為薄弱

HF集團檔案管理工作以“圍繞中心服務生產”的原則開展，不同職能部室、項目公司主要圍繞當前的生產經營管理重點來保存、管理和使用檔案。從當前的管理使用來看，以被動收發檔案為主，各部室、各項目公司的檔案信息資源協調性較差，缺乏整體合作意識和協同意識。從管理機制來看，當前集團實行“統一管理、分級管控”的檔案管理機制，但從檔案管理的實際層面來看，文書檔案、工程建設檔案、特種載體檔案由集團辦公室統一管理，會計檔案由財務管理部自行管理。從檔案資源的服務對象來看，主要以職能部室的利用為主，受部門責任、管理機制、資源信息安全等因素的制約，檔案資源的協同治理意識較為薄弱，不同部室和項目之間的共同參與意識較弱。

2.2 檔案工作信息化建設相對滯后

HF集團檔案工作歸口辦公室，檔案信息資源的管理、開發利用仍然處于基礎的翻查階段，檔案業務工作執行還不能適應數字化條件下對檔案工作的要求。隨著檔案工作信息化、智能化水平的大幅提升，HF集團的檔案工作已經由原先簡單的收集、管理、利用檔案向收集有質量、保管有實效、利用有速度的方向轉變。但是，當前檔案借閱、移交仍處于線下紙質流轉狀態，未開展線上審核審批及資料的可視化歸檔。

2.3 檔案管理工作人員專業化程度相對低

集團檔案管理工作面臨著人員配比不足的問題，專職人員僅有1人，且負責日常工程技術端文件收發，日常的檔案業務處理仍以兼職為主，對于信息化水平和管理水平要求更高的檔案協同治理則無暇顧及。

3 對策與建議

3.1 完善協同治理機制，實現檔案信息資源共建共享的便捷化

從頂層建立有效的檔案工作運行機制，不斷完善規章制度和標準規范體系，加大對各部室、各項目公司檔案工作的考核力度。建立檔案信息資源共建與共享主體協同機制，能夠有效地解決參與主體單一、共建意愿低的問題，為檔案管理共建與共享提供豐富的資源支撐。一方面，在保障參與主體地位、作用和職能平等的基礎上，確定檔案共建與共享的組織者和協調者，對于集團來說，應建立由領導班子牽頭組建的檔案管理工作領導小組，共同制定共建共享的規章制度和管理辦法，對檔案信息資源共享平臺進行維護、更新和優化，組織參與單位成員定期參加培訓、講座等，進而確保每個參與主體的價值，享受到共建與共享的利益。另一方面，完善檔案共建與共享實效性評估工作，包括制度績效、資金績效和人員績效，通過外部的促進作用推動組織內部的機制創新，同時促進整個主體系統機制可持續發展。

3.2 完善制度規范保障，實現檔案信息資源錄入管理的規范化

隨著公司檔案信息資源數量和種類的不斷豐富，一些細分領域的數據標準化還不完善，不同部室、領域的檔案，專業歸檔規范有待進一步細化。對此，首先應由檔案管理工作領導小組牽頭，對所有部室、項目檔案信息資源標準進行調研和整合，制定總的標準執行框架，做好兜底設計，并對執行情況進行監督和管理。其次，完善應用層面的標準化，如對信息資源共享方面的信息收集、整理、交換等應用標準的統一化，使得各部室、項目在數據描述和著錄上能夠互相操作，大大提高信息處理效率。

3.3 突出信息開發利用，提升檔案信息資源的使用效能

檔案工作本身就是以“圍繞中心、服務大局”為原則，HF集團的檔案管理工作，應當圍繞企業項目生產和經營管理重點來謀劃。檔案信息資源的管理不能局限于被動接收檔案，必要時也應當主動出擊。在集團推進經營管理信息化提升的建設中，不同項目部室要積極參與融入，尤其是在當前國有企業審計形勢越來越嚴峻的形勢下，應當從檔案管理向文件管控轉型，從被動服務向主動服務轉型；隨著檔案信息化建設的加快，檔案信息資源的服務模式也應從傳統檔案資源服務向信息化檔案資源服務轉型，通過運用大數據、知識管理、數據管理等理念和技術，打破傳統的檔案借閱服務、檔案展覽、檔案編研等工作對時間和空間的限制，提高服務效率；通過采用音、影、圖、文等多種形態呈現檔案資源，提供主動推送、個性化定制等差異化的服務，拓寬檔案用戶范圍，提升用戶體驗。

3.4 建立專業人才隊伍，提升檔案信息資源管理的專業化水平

HF集團檔案工作基礎薄弱，急需提升檔案工作職能履行能力，補充配備與企業發展相適應的檔案工作崗位和專職檔案人員。