縣級新聞媒體單位如何做好檔案管理工作

張 潔

湖州市德清縣新聞中心（德清縣廣播電視臺）

當前，我國縣級單位紛紛啟動了融媒體改革，縣級融媒體中心建設為縣級媒體數字化轉型升級提供了一條新的思路。這些中心通過聚合縣委、縣政府所屬報紙、期刊、廣播、電視、網站、微博、微信、客戶端等公共媒體資源，采用“一次采集、多種生成、多渠道傳播”的方式，不斷提升縣級媒體的傳播力和影響力。整合后的縣級新聞媒體單位的業務種類復雜繁多，所形成的檔案資料也更加豐富多樣，這使得檔案管理工作面臨很多新問題。為了適應融媒體時代的發展，根據廣播電視媒體特殊屬性，本文對縣級媒體單位當前面臨的實際工作問題進行了分析，并提出一些相應的對策，以進一步做好檔案管理工作。

1 融媒體時代縣級新聞媒體單位檔案管理現狀和存在的問題

1.1 檔案工作意識相對單薄，經費和人員配備不到位

傳統的檔案工作觀念落后，開放意識與創新意識淡薄。目前，仍然存在著“為保管而保管、重保管輕利用”的思想，存在著“等、靠、要”，“安于現狀”，不講求社會效益和經濟效益等舊觀念。在新聞媒體發展過程中，往往更傾向于和經濟利益直接掛鉤的采編播節目部門和廣告等經營創收部門。檔案室屬于后勤服務部門，不能直接產生經濟效益，因此檔案管理工作往往不受重視，經費和人員配備往往不能到位，甚至有些單位沒有專職檔案員，兼職檔案員剛上崗不久就會由于別的重要部門缺人而被調離，或者認為檔案工作不急先忙別的工作，致使檔案收集整理利用工作平時不能進行常態化管理、做好借閱登記工作，導致檔案丟失。檔案室由于沒有資金來源，不能隨時配備和更新設備，有些專業工作無法開展，工作中形成的大量檔案資料長期積累，不能及時歸檔，最后只能委托外包公司整理歸檔，對檔案的利用也會帶來一定影響，檔案室不能完全真正發揮作用。

1.2 檔案管理不規范，缺乏完善的檔案管理規范和制度

傳統檔案管理將檔案從分散、零亂的狀態變為科學、集中、系統的管理，檔案的利用基本也是如此，實體檔案時代提供的是一種靜態的服務。目前的新聞工作已發生極大的改變，不再像過去那樣依賴紙筆和編輯設備，新聞隨時發生隨時發布，但是現有的檔案管理制度還沒有跟上節奏，檔案工作還停留在“收管用”傳統模式上。檔案的收集應該從紙質實物的收集變為檔案數據的收集，從一對一的檔案歸檔變為一對多的檔案數據歸檔；檔案的管理，應該從對檔案本身“卷”或“件”的管理，變為對海量檔案數據庫的管理；檔案的利用，應該從被動服務變為主動服務。檔案管理工作缺乏制度保障，缺乏有效的監督管理機制，導致管理工作混亂。比如，許多非紙質的資料無法在第一時間保存，微信公眾號發布資料只能存在云端，影像視頻資料不能通過一定方式審核直接上傳到檔案管理數據庫保存，在高速運轉的新聞媒體單位，檔案資料容易過時而丟失，檔案的利用率也較低，不能很好地發揮檔案工作的作用。

1.3 檔案信息資源的開發利用不夠

目前新聞媒體單位基本配備了媒資管理系統管理聲像文件，但是內存不夠大，存滿一個盤需要再換一個盤，如果要調用數據會比較麻煩，不能隨時調用，而且必須要到機房才能查找利用，不能實時共享，檔案利用率不高。其他業務檔案如報紙也是直接保存實物檔案而沒有掃描后保存數據到檔案管理數據庫里，大量的影音素材資料都沒有保存在媒資庫里，照片也僅僅保存部分壓縮后的照片，再利用價值不大。很多珍貴的檔案資料不能在安全的內網中由各部門終端查找利用。大數據具有的高度共享、即時性、碎片化、非結構化、易獲取、更新快的特征，使傳統的檔案工作在大數據時代很難發揮作用，檔案工作在大數據時代面臨著革命性的突破。信息化不能只停留在單純地進行數據的存儲上，尤其是基層的新聞媒體單位，更應該積極地發揮數據信息化所帶來的優勢，使得信息化的管理能夠更好地為各種媒體節目的生產服務。

2 加強縣級新聞媒體單位檔案工作的建議

2.1 設立專門的檔案管理部門負責本單位的檔案管理工作

綜合檔案室進行定員定崗定編定責，配備好具有一定專業技術能力的專職檔案工作人員，負責開展檔案管理的具體工作，保持一定的穩定性。在新聞宣傳、技術業務部門配備兼職檔案工作人員，負責配合綜合檔案室做好日常檔案的收集、整理和歸檔工作。制訂各項檔案管理規章制度，將績效考核方案引用到對檔案人員的管理之中，嚴格要求檔案管理人員按章辦事；實行工資和職稱掛鉤，鼓勵檔案管理人員職稱晉升，提升業務素質。

2.2 加強培訓和交流

要增加培訓學習的機會，提高檔案管理人員的工作技能；要鼓勵檔案管理人員積極參加培訓，定期參加省市的培訓項目；加強新聞媒體單位檔案管理人員應用音像檔案管理電子軟件的相關培訓，在形成檔案信息的電子文件時加強學習，在歸檔的過程中符合相應格式的要求，掌握檔案管理的最新技能，了解現今檔案管理的最新技術，將其應用到實際工作當中，提高檔案管理的效率；定期開展專兼職檔案管理人員學習交流會，聘請檔案管理專業人員對兼職檔案員進行檔案專業知識更新業務培訓，使整個新聞媒體單位各部門互相配合，檔案管理工作有效進行。

2.3 加快檔案信息化建設的步伐，完善信息安全建設

檔案工作要趕上時代的步伐，就必須不斷更新設備和應用新技術。軟硬件的建設和投入，能使信息化建設在物質基礎層面得到可靠的支撐。搭建新聞媒體資源專用平臺，對音像檔案及其他媒體資源進行開發利用，使檔案管理工作更好地為媒體融合發展服務。

同時，可以開放的影音素材資源向社會開放，合理制訂收費標準，提高檔案利用率，擴大檔案影響力。

此外，還應加強對檔案庫的安全建設，加強對音像電子文件的收集、整理、儲存及保護，保證電子文件的齊全、完整。在音像檔案的信息化建設過程中，會產生一些安全問題，會產生數據轉移和傳輸，因此，應該嚴格遵守各項規定和要求，提高安全防范意識，避免由于外部環境的因素對已經保存的數據造成損壞，防止由于人為失誤造成信息檔案的損壞。檔案信息管理人員應該加強對信息檔案安全重要性的認識，切實提高對檔案信息的安全保護。