初中學校檔案管理存在的問題及對策措施
——以杭州市上城區為例

呂希帆

浙江省杭州第六中學

學校檔案是學校各部門和師生在學校教育、教學活動中直接形成的，對國家、學校和社會具有保存價值的各種文字、圖表、聲像、電子、實物等各種形式和載體的歷史記錄。學校檔案是學校在管理和發展中重要的信息資源，是學校進行教學、教研和管理的必要條件。學校檔案管理是提高學校工作效率和進行教育改革，維護學校真實面貌的一項重要工作。本文結合實際指出了初中學校檔案管理中存在的主要問題并分析了問題的原因，提出了加強和改進的對策措施。

1 主要問題及成因

1.1 歸檔不全或不及時歸檔

初中學校檔案需要歸檔的范圍較大，種類多且雜，涉及很多部門，容易收不全或者未及時歸檔，造成檔案流失。主要原因是歸檔制度執行不夠嚴格，教職員工檔案法治觀念和檔案意識不強，部門更換人員較頻繁，交接工作不到位，造成一些檔案材料的散失。

1.2 管理不夠規范

各初中學校檔案管理制度不夠完善，加上檔案人員對檔案管理的標準規范學習掌握不夠，教育主管部門和檔案主管部門指導不夠經常，導致學校檔案管理不夠規范。

1.3 信息化程度不高

當前初中學校檔案數字化率不高，電子文件歸檔和電子檔案管理沒有引起足夠的重視，信息化、網絡化程度不高，跟不上學校數字化改革的步伐。關鍵是對檔案信息化建設重視不夠，沒有將檔案信息化納入學校檔案信息化規劃和計劃，對檔案信息化建設的經費投入不足，缺乏檔案信息化專業人才。

1.4 隊伍建設需加強

初中學校檔案人員往往都是兼職，各部門兼職檔案員更是身兼數職，無暇顧及檔案管理工作，兼職人員又不穩定，更換頻繁，業務培訓工作也跟不上。

2 加強和改進的對策措施

2.1 增強歸檔意識

針對初中學校檔案的特點，縣級層面應根據上級有關規定，制定統一的初中學校文件材料歸檔范圍和保管期限規定，詳細規定各類文件材料的收集范圍和保管期限，做到應歸盡歸，實行集中統一管理，確保初中學校檔案完整齊全。學校要據此結合實際制定具體規定，明確部門責任，將各類標準綜合細化成適合學校操作的規則。強化交接工作，如有人員調動，文件、檔案材料要及時移交。

2.2 強化規范管理

（1）出臺標準。我區教育局很重視檔案工作，2013年已出臺相關標準，統一要求與規范，該標準根據《檔案法》《浙江省實施＜檔案法＞辦法》《杭州市檔案管理條例》有關規定，結合上城區教育系統的實際情況，為有利于初中、小學、幼兒園的檔案管理與檢查考核而制定。內容包括檔案人員要求、檔案室職責、庫房設備、現代化設備、歸檔范圍、歸檔時間、整理要求、檔案利用、檔案工作考核等。

（2）開展年檢。年檢工作可有效提高規范化管理水平。每年區教育局要對全區初中檔案工作進行檢查，提出詳細的考核標準與對應的自查互查評分表。杭州市上城區對轄區內初中學校進行年檢互查。每個學校既要去評其他學校，也要接受另外組的檢查，加大了學習交流的范圍。最后由組長負責，組員集體打分，并寫明存在的問題，當場反饋檢查結果，互相交流。結果交教育局，教育局開檔案規則小組長協調會議，確定本年度的評先結果，并發文公示公布。

一年一度的檔案規則交叉年檢工作，可提供學習交流的好機會。每個檔案員都要跑多家單位，聽PPT現場匯報，實地翻看檔案，到庫房進行檢查，看軟件系統，并現場提問回復，信息量很大，在實踐中提高了規范化管理水平。比如，檢查中，不少學校對全宗卷工作重視不夠，但看過一次，這方面的工作規范也就都清楚了。

2.3 推進信息化建設

信息化、現代化是學校檔案工作的發展方向。縣級教育主管部門和學校要制定實施學校檔案信息化建設長遠規劃和年底計劃，實現學校、教育系統內甚至全區互聯互通，共建共享，有統一平臺、統一標準，業務即辦文件材料即存，一鍵歸檔。信息化水平的提升能讓檔案服務更便捷有效，提高群眾的滿意度。

2.4 提高檔案人員業務素質

（1）穩定隊伍。初中學校要建立一支綜合檔案室和部門專兼職檔案人員隊伍，并保持相對穩定。明確職責，落實相應的待遇，定期開展活動，強化考核，增強從事檔案工作的職業榮譽感與歸屬感。

（2）加強培訓。堅持先培訓后上崗，采取請進來、走出去的方式，加強業務培訓與交流，不斷提高檔案人員的專業素質。

（3）爭先創優。鼓勵學校開展檔案目標管理認定工作，爭創規范化、示范檔案室、數字檔案室。