初中學(xué)校檔案管理存在的問題及對(duì)策措施
——以杭州市上城區(qū)為例

呂希帆

浙江省杭州第六中學(xué)

學(xué)校檔案是學(xué)校各部門和師生在學(xué)校教育、教學(xué)活動(dòng)中直接形成的，對(duì)國(guó)家、學(xué)校和社會(huì)具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像、電子、實(shí)物等各種形式和載體的歷史記錄。學(xué)校檔案是學(xué)校在管理和發(fā)展中重要的信息資源，是學(xué)校進(jìn)行教學(xué)、教研和管理的必要條件。學(xué)校檔案管理是提高學(xué)校工作效率和進(jìn)行教育改革，維護(hù)學(xué)校真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要工作。本文結(jié)合實(shí)際指出了初中學(xué)校檔案管理中存在的主要問題并分析了問題的原因，提出了加強(qiáng)和改進(jìn)的對(duì)策措施。

1 主要問題及成因

1.1 歸檔不全或不及時(shí)歸檔

初中學(xué)校檔案需要?dú)w檔的范圍較大，種類多且雜，涉及很多部門，容易收不全或者未及時(shí)歸檔，造成檔案流失。主要原因是歸檔制度執(zhí)行不夠嚴(yán)格，教職員工檔案法治觀念和檔案意識(shí)不強(qiáng)，部門更換人員較頻繁，交接工作不到位，造成一些檔案材料的散失。

1.2 管理不夠規(guī)范

各初中學(xué)校檔案管理制度不夠完善，加上檔案人員對(duì)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范學(xué)習(xí)掌握不夠，教育主管部門和檔案主管部門指導(dǎo)不夠經(jīng)常，導(dǎo)致學(xué)校檔案管理不夠規(guī)范。

1.3 信息化程度不高

當(dāng)前初中學(xué)校檔案數(shù)字化率不高，電子文件歸檔和電子檔案管理沒有引起足夠的重視，信息化、網(wǎng)絡(luò)化程度不高，跟不上學(xué)校數(shù)字化改革的步伐。關(guān)鍵是對(duì)檔案信息化建設(shè)重視不夠，沒有將檔案信息化納入學(xué)校檔案信息化規(guī)劃和計(jì)劃，對(duì)檔案信息化建設(shè)的經(jīng)費(fèi)投入不足，缺乏檔案信息化專業(yè)人才。

1.4 隊(duì)伍建設(shè)需加強(qiáng)

初中學(xué)校檔案人員往往都是兼職，各部門兼職檔案員更是身兼數(shù)職，無暇顧及檔案管理工作，兼職人員又不穩(wěn)定，更換頻繁，業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作也跟不上。

2 加強(qiáng)和改進(jìn)的對(duì)策措施

2.1 增強(qiáng)歸檔意識(shí)

針對(duì)初中學(xué)校檔案的特點(diǎn)，縣級(jí)層面應(yīng)根據(jù)上級(jí)有關(guān)規(guī)定，制定統(tǒng)一的初中學(xué)校文件材料歸檔范圍和保管期限規(guī)定，詳細(xì)規(guī)定各類文件材料的收集范圍和保管期限，做到應(yīng)歸盡歸，實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保初中學(xué)校檔案完整齊全。學(xué)校要據(jù)此結(jié)合實(shí)際制定具體規(guī)定，明確部門責(zé)任，將各類標(biāo)準(zhǔn)綜合細(xì)化成適合學(xué)校操作的規(guī)則。強(qiáng)化交接工作，如有人員調(diào)動(dòng)，文件、檔案材料要及時(shí)移交。

2.2 強(qiáng)化規(guī)范管理

（1）出臺(tái)標(biāo)準(zhǔn)。我區(qū)教育局很重視檔案工作，2013年已出臺(tái)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一要求與規(guī)范，該標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)《檔案法》《浙江省實(shí)施＜檔案法＞辦法》《杭州市檔案管理?xiàng)l例》有關(guān)規(guī)定，結(jié)合上城區(qū)教育系統(tǒng)的實(shí)際情況，為有利于初中、小學(xué)、幼兒園的檔案管理與檢查考核而制定。內(nèi)容包括檔案人員要求、檔案室職責(zé)、庫(kù)房設(shè)備、現(xiàn)代化設(shè)備、歸檔范圍、歸檔時(shí)間、整理要求、檔案利用、檔案工作考核等。

（2）開展年檢。年檢工作可有效提高規(guī)范化管理水平。每年區(qū)教育局要對(duì)全區(qū)初中檔案工作進(jìn)行檢查，提出詳細(xì)的考核標(biāo)準(zhǔn)與對(duì)應(yīng)的自查互查評(píng)分表。杭州市上城區(qū)對(duì)轄區(qū)內(nèi)初中學(xué)校進(jìn)行年檢互查。每個(gè)學(xué)校既要去評(píng)其他學(xué)校，也要接受另外組的檢查，加大了學(xué)習(xí)交流的范圍。最后由組長(zhǎng)負(fù)責(zé)，組員集體打分，并寫明存在的問題，當(dāng)場(chǎng)反饋檢查結(jié)果，互相交流。結(jié)果交教育局，教育局開檔案規(guī)則小組長(zhǎng)協(xié)調(diào)會(huì)議，確定本年度的評(píng)先結(jié)果，并發(fā)文公示公布。

一年一度的檔案規(guī)則交叉年檢工作，可提供學(xué)習(xí)交流的好機(jī)會(huì)。每個(gè)檔案員都要跑多家單位，聽PPT現(xiàn)場(chǎng)匯報(bào)，實(shí)地翻看檔案，到庫(kù)房進(jìn)行檢查，看軟件系統(tǒng)，并現(xiàn)場(chǎng)提問回復(fù)，信息量很大，在實(shí)踐中提高了規(guī)范化管理水平。比如，檢查中，不少學(xué)校對(duì)全宗卷工作重視不夠，但看過一次，這方面的工作規(guī)范也就都清楚了。

2.3 推進(jìn)信息化建設(shè)

信息化、現(xiàn)代化是學(xué)校檔案工作的發(fā)展方向。縣級(jí)教育主管部門和學(xué)校要制定實(shí)施學(xué)校檔案信息化建設(shè)長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃和年底計(jì)劃，實(shí)現(xiàn)學(xué)校、教育系統(tǒng)內(nèi)甚至全區(qū)互聯(lián)互通，共建共享，有統(tǒng)一平臺(tái)、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，業(yè)務(wù)即辦文件材料即存，一鍵歸檔。信息化水平的提升能讓檔案服務(wù)更便捷有效，提高群眾的滿意度。

2.4 提高檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)

（1）穩(wěn)定隊(duì)伍。初中學(xué)校要建立一支綜合檔案室和部門專兼職檔案人員隊(duì)伍，并保持相對(duì)穩(wěn)定。明確職責(zé)，落實(shí)相應(yīng)的待遇，定期開展活動(dòng)，強(qiáng)化考核，增強(qiáng)從事檔案工作的職業(yè)榮譽(yù)感與歸屬感。

（2）加強(qiáng)培訓(xùn)。堅(jiān)持先培訓(xùn)后上崗，采取請(qǐng)進(jìn)來、走出去的方式，加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)與交流，不斷提高檔案人員的專業(yè)素質(zhì)。

（3）爭(zhēng)先創(chuàng)優(yōu)。鼓勵(lì)學(xué)校開展檔案目標(biāo)管理認(rèn)定工作，爭(zhēng)創(chuàng)規(guī)范化、示范檔案室、數(shù)字檔案室。