文書檔案收集和利用優化措施研究

楊玲芳

永康市中醫院醫共體城西分院

檔案管理亦可稱為檔案工作，是對檔案收集、整理、歸檔、保管、統計及利用等一系列活動的統稱，在服務社會經濟發展及政府智囊過程中發揮著重要作用。檔案包括文件、會議紀要、組織沿革、大事記、各類報表、照片、錄音、錄像、光盤等各種載體檔案，是單位各項工作真實、客觀的記錄，是工作過程中不可缺少的信息資源。

1 文書檔案收集歸檔中存在的問題

檔案管理不夠規范，是當前檔案管理工作普遍存在的問題。收集和整理文書檔案，其目的不僅僅是將這些資料保存起來，而且是要給文書檔案進行分類并按期限進行有效保管，以便以后利用。具體而言，當前文書檔案收集歸檔工作中存在以下問題。

1.1 文書檔案收集難，歸檔意識薄弱

單位正常收發文是主要的文書來源，一般能做到有效收集，對于一些會議紀要、科室報表及會議帶回的文書等會出現延遲歸檔和不愿歸檔等現象，特別是有些職能科室從自身工作方便的角度考慮，都有自己的資料室留存檔案，不愿把文件資料移交檔案室保存，嚴重影響了文書檔案的收集歸檔。

1.2 文書檔案收集欠完整，準確可靠性不夠

如一些請示件和批復件，沒有應收盡收，欠完整性；發文稿存在鉛筆修改或補充字跡，正文與附件不全，底稿缺失等情況；上級文件或聯發文件用復印件代替；工作人員外出學習、考察文件沒有及時入檔。

1.3 檔案管理制度不完善，檔案利用存在弊端

收集和整理檔案資料，其目的不僅僅是將這些資料保存起來，而且要有效利用并提供多方面服務，提高檔案資料的社會價值。文書檔案管理是整個單位管理中的一個重要部分，雖然現在文書檔案的管理已經日趨完善，但還是存在檔案員根據自己的理解和實踐進行管理，工作隨意性很強，沒有進行統一規劃等問題。檔案利用時，存在借閱期限內沒有及時收回的情況，查閱時還存在頻繁翻閱紙質檔案導致破損，部分檔案被帶出檔案室的情況，這些都容易導致檔案丟失和損壞。

2 提高文書檔案收集歸檔及利用的策略探討

2.1 加強宣傳，強化全員檔案管理意識

歸檔是自下而上、全員性的工作，增強全員檔案管理意識是基本要求，從根本上改變管理人員對檔案管理工作的認識，才是解決問題的關鍵。在文書檔案管理過程中，從單位領導到基層檔案管理人員，都必須正確認識檔案管理的重要價值和文書檔案在單位發展中的重要作用。

首先，要加大宣傳力度，讓全體人員理解文書檔案管理的重要性，促進全員檔案意識的提高，全力支持文書檔案管理工作，為檔案工作提供有記錄價值的第一手資料。

其次，要調動單位各級員工的積極性，保證檔案管理工作的順利開展，有效促進文書檔案管理全面實現規范化，提高工作質量和工作效率。

最后，需要相關工作人員養成正確的管理意識，徹底轉變“重管輕用”的觀念，徹底消除“無所作為”的落后消極思想意識，更新觀念、解放思想，逐漸形成文書檔案管理的規范化。

提高對文書檔案管理的認識，尤其是綜合辦公室、科教科、人事科等職能科室的兼職檔案管理人員，要具備一定的檔案管理意識，加強對檔案工作的重視程度；積極推行質量管理，狠抓歸檔率和完整率，檔案質量的好壞直接關系到檔案信息的開發和利用成效，提高檔案質量是檔案管理的首要任務。

2.2 建立完善的文書檔案收集歸檔清單

包括：重要會議記錄、紀要；上級制發的關于本機構職能、編制申請、干部任免、主管業務的文件；領導視察工作時形成的講話、題詞及匯報材料，上級部門、同級機關制發的非本機構主管業務但要貫徹執行的文件材料；本機構職能活動中形成的重要業務文件材料、請示、上級部門批復、年度工作計劃、思路、總結，人大提案回復，組織沿革、大事記；本機構聯合發文文件材料；職工、人事任免、聘任等文件；工資調標表、年度考核結果表、人事介紹存根、臨聘人員合同；本機構信訪回復；等等。

2.3 完善文書檔案管理制度，促進檔案管理標準化

要完善文書檔案管理工作相關制度，擁有健全的制度才能推進檔案管理體系的建設，促進檔案管理標準化。要結合自身的實際情況，按照相關的法律規定，盡快制定出一套完善健全科學的檔案管理制度，使檔案工作人員在工作中有法可依。

首先，制定統一的文書檔案管理制度，明確檔案實行統一集中管理，保證歸檔率和檔案完整率。

其次，制定科學的、標準化的文書檔案管理工作流程，完善文書檔案的收集、整理、保管、歸檔、利用、鑒定、銷毀等制度，確保各項工作有章可循。

最后，還需制定對應的檔案保密制度和監督制度，通過對檔案管理工作的監督，確保檔案的安全，絕不給不法分子可乘之機。

在檔案利用方面大力推進信息化管理，文書檔案管理信息化的開展，可以有效保護各類檔案原件，避免檔案原件被過多直接使用而造成原件損壞，以達到保護檔案原件的目的。文書檔案進行信息化管理后，還可以有效降低和避免重要檔案資源丟失的風險，有利于保護某些需重點保存的珍貴檔案原件。

綜上所述，文書檔案能反映一個單位的發展歷程，記錄一個單位重要的行政決策，也是一個單位重要決策的參考依據。文書的完整性、準確性、完好度，對一個單位有著重大意義。對文書檔案管理人員的培訓和教育，也勢在必行，完善文書檔案管理相關制度，進一步提高文書檔案管理工作的信息化水平，才能科學有效地開展文書檔案管理工作。