文書(shū)檔案收集和利用優(yōu)化措施研究

楊玲芳

永康市中醫(yī)院醫(yī)共體城西分院

檔案管理亦可稱為檔案工作，是對(duì)檔案收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計(jì)及利用等一系列活動(dòng)的統(tǒng)稱，在服務(wù)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展及政府智囊過(guò)程中發(fā)揮著重要作用。檔案包括文件、會(huì)議紀(jì)要、組織沿革、大事記、各類報(bào)表、照片、錄音、錄像、光盤(pán)等各種載體檔案，是單位各項(xiàng)工作真實(shí)、客觀的記錄，是工作過(guò)程中不可缺少的信息資源。

1 文書(shū)檔案收集歸檔中存在的問(wèn)題

檔案管理不夠規(guī)范，是當(dāng)前檔案管理工作普遍存在的問(wèn)題。收集和整理文書(shū)檔案，其目的不僅僅是將這些資料保存起來(lái)，而且是要給文書(shū)檔案進(jìn)行分類并按期限進(jìn)行有效保管，以便以后利用。具體而言，當(dāng)前文書(shū)檔案收集歸檔工作中存在以下問(wèn)題。

1.1 文書(shū)檔案收集難，歸檔意識(shí)薄弱

單位正常收發(fā)文是主要的文書(shū)來(lái)源，一般能做到有效收集，對(duì)于一些會(huì)議紀(jì)要、科室報(bào)表及會(huì)議帶回的文書(shū)等會(huì)出現(xiàn)延遲歸檔和不愿歸檔等現(xiàn)象，特別是有些職能科室從自身工作方便的角度考慮，都有自己的資料室留存檔案，不愿把文件資料移交檔案室保存，嚴(yán)重影響了文書(shū)檔案的收集歸檔。

1.2 文書(shū)檔案收集欠完整，準(zhǔn)確可靠性不夠

如一些請(qǐng)示件和批復(fù)件，沒(méi)有應(yīng)收盡收，欠完整性；發(fā)文稿存在鉛筆修改或補(bǔ)充字跡，正文與附件不全，底稿缺失等情況；上級(jí)文件或聯(lián)發(fā)文件用復(fù)印件代替；工作人員外出學(xué)習(xí)、考察文件沒(méi)有及時(shí)入檔。

1.3 檔案管理制度不完善，檔案利用存在弊端

收集和整理檔案資料，其目的不僅僅是將這些資料保存起來(lái)，而且要有效利用并提供多方面服務(wù)，提高檔案資料的社會(huì)價(jià)值。文書(shū)檔案管理是整個(gè)單位管理中的一個(gè)重要部分，雖然現(xiàn)在文書(shū)檔案的管理已經(jīng)日趨完善，但還是存在檔案員根據(jù)自己的理解和實(shí)踐進(jìn)行管理，工作隨意性很強(qiáng)，沒(méi)有進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃等問(wèn)題。檔案利用時(shí)，存在借閱期限內(nèi)沒(méi)有及時(shí)收回的情況，查閱時(shí)還存在頻繁翻閱紙質(zhì)檔案導(dǎo)致破損，部分檔案被帶出檔案室的情況，這些都容易導(dǎo)致檔案丟失和損壞。

2 提高文書(shū)檔案收集歸檔及利用的策略探討

2.1 加強(qiáng)宣傳，強(qiáng)化全員檔案管理意識(shí)

歸檔是自下而上、全員性的工作，增強(qiáng)全員檔案管理意識(shí)是基本要求，從根本上改變管理人員對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，才是解決問(wèn)題的關(guān)鍵。在文書(shū)檔案管理過(guò)程中，從單位領(lǐng)導(dǎo)到基層檔案管理人員，都必須正確認(rèn)識(shí)檔案管理的重要價(jià)值和文書(shū)檔案在單位發(fā)展中的重要作用。

首先，要加大宣傳力度，讓全體人員理解文書(shū)檔案管理的重要性，促進(jìn)全員檔案意識(shí)的提高，全力支持文書(shū)檔案管理工作，為檔案工作提供有記錄價(jià)值的第一手資料。

其次，要調(diào)動(dòng)單位各級(jí)員工的積極性，保證檔案管理工作的順利開(kāi)展，有效促進(jìn)文書(shū)檔案管理全面實(shí)現(xiàn)規(guī)范化，提高工作質(zhì)量和工作效率。

最后，需要相關(guān)工作人員養(yǎng)成正確的管理意識(shí)，徹底轉(zhuǎn)變“重管輕用”的觀念，徹底消除“無(wú)所作為”的落后消極思想意識(shí)，更新觀念、解放思想，逐漸形成文書(shū)檔案管理的規(guī)范化。

提高對(duì)文書(shū)檔案管理的認(rèn)識(shí)，尤其是綜合辦公室、科教科、人事科等職能科室的兼職檔案管理人員，要具備一定的檔案管理意識(shí)，加強(qiáng)對(duì)檔案工作的重視程度；積極推行質(zhì)量管理，狠抓歸檔率和完整率，檔案質(zhì)量的好壞直接關(guān)系到檔案信息的開(kāi)發(fā)和利用成效，提高檔案質(zhì)量是檔案管理的首要任務(wù)。

2.2 建立完善的文書(shū)檔案收集歸檔清單

包括：重要會(huì)議記錄、紀(jì)要；上級(jí)制發(fā)的關(guān)于本機(jī)構(gòu)職能、編制申請(qǐng)、干部任免、主管業(yè)務(wù)的文件；領(lǐng)導(dǎo)視察工作時(shí)形成的講話、題詞及匯報(bào)材料，上級(jí)部門(mén)、同級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的非本機(jī)構(gòu)主管業(yè)務(wù)但要貫徹執(zhí)行的文件材料；本機(jī)構(gòu)職能活動(dòng)中形成的重要業(yè)務(wù)文件材料、請(qǐng)示、上級(jí)部門(mén)批復(fù)、年度工作計(jì)劃、思路、總結(jié)，人大提案回復(fù)，組織沿革、大事記；本機(jī)構(gòu)聯(lián)合發(fā)文文件材料；職工、人事任免、聘任等文件；工資調(diào)標(biāo)表、年度考核結(jié)果表、人事介紹存根、臨聘人員合同；本機(jī)構(gòu)信訪回復(fù)；等等。

2.3 完善文書(shū)檔案管理制度，促進(jìn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化

要完善文書(shū)檔案管理工作相關(guān)制度，擁有健全的制度才能推進(jìn)檔案管理體系的建設(shè)，促進(jìn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化。要結(jié)合自身的實(shí)際情況，按照相關(guān)的法律規(guī)定，盡快制定出一套完善健全科學(xué)的檔案管理制度，使檔案工作人員在工作中有法可依。

首先，制定統(tǒng)一的文書(shū)檔案管理制度，明確檔案實(shí)行統(tǒng)一集中管理，保證歸檔率和檔案完整率。

其次，制定科學(xué)的、標(biāo)準(zhǔn)化的文書(shū)檔案管理工作流程，完善文書(shū)檔案的收集、整理、保管、歸檔、利用、鑒定、銷毀等制度，確保各項(xiàng)工作有章可循。

最后，還需制定對(duì)應(yīng)的檔案保密制度和監(jiān)督制度，通過(guò)對(duì)檔案管理工作的監(jiān)督，確保檔案的安全，絕不給不法分子可乘之機(jī)。

在檔案利用方面大力推進(jìn)信息化管理，文書(shū)檔案管理信息化的開(kāi)展，可以有效保護(hù)各類檔案原件，避免檔案原件被過(guò)多直接使用而造成原件損壞，以達(dá)到保護(hù)檔案原件的目的。文書(shū)檔案進(jìn)行信息化管理后，還可以有效降低和避免重要檔案資源丟失的風(fēng)險(xiǎn)，有利于保護(hù)某些需重點(diǎn)保存的珍貴檔案原件。

綜上所述，文書(shū)檔案能反映一個(gè)單位的發(fā)展歷程，記錄一個(gè)單位重要的行政決策，也是一個(gè)單位重要決策的參考依據(jù)。文書(shū)的完整性、準(zhǔn)確性、完好度，對(duì)一個(gè)單位有著重大意義。對(duì)文書(shū)檔案管理人員的培訓(xùn)和教育，也勢(shì)在必行，完善文書(shū)檔案管理相關(guān)制度，進(jìn)一步提高文書(shū)檔案管理工作的信息化水平，才能科學(xué)有效地開(kāi)展文書(shū)檔案管理工作。