電力基建項目檔案管理現狀及對策

高亞娟

浙江省電力建設有限公司

電力基建項目建設與基建項目檔案是密不可分的關系，兩者相輔相成。電力基建項目檔案應滿足建設項目各項工作以及竣工后生產運行、設備維護、改（擴）建的需要，也要具有給其他同類型基建項目參考的價值。

1 電力基建項目檔案管理現狀

電力基建項目具有施工工期長、工程量大、參建單位多、涉及范圍廣等特點，導致電力基建項目檔案管理出現檔案意識薄弱、制度不統一、監管力度不夠、全過程控制力度不夠等問題。

1.1 全員檔案意識薄弱

一是領導層面檔案意識薄弱。項目領導者的檔案意識決定了項目檔案管理的工作質量。在實際建設過程中，領導重視工程建設進度、質量、安全、造價，往往忽視檔案管理。二是普通員工檔案意識薄弱。員工只關注項目實體建設情況，對檔案管理普遍存在應付態度。

1.2 制度不統一及監管力度不夠

在項目建設過程中，參與建設的施工單位較多，部分單位對檔案管理的標準、規范不熟悉，制定的檔案管理制度和業務規范缺乏操作性和指導性。在實際工作中，有些參建人員無視制度，檔案形成與工程建設不同步，普遍需要后期補檔案，嚴重影響檔案的真實性和有效性。監理監管力度較為薄弱，審核文件材料不認真，往往存在缺漏現象。

1.3 超前意識及全過程管理不夠

電力基建項目檔案管理會出現文件收集不全、歸檔滯后及大量返工的現象。比如，招投標文件是特別容易收集不齊全的，它們可能散落在工程人員、計劃合同部或者招標代理機構各處，而且招投標工作時間較長，容易造成文件缺失。比如，設備文件存在未及時移交現象。比如，施工文件歸檔滯后也是普遍現象，檔案管理比較滯后靠后，文件質量也會打折扣。文件的大量返工主要由于簽章不全、表式及編碼錯誤而引起。

2 電力基建項目檔案管理的對策

2.1 增強全員檔案管理意識及素質

領導層面，不僅要重視項目建設實體，也要重視項目檔案管理。積極組織員工學習檔案管理的相關法律法規等，在日常工作中支持項目檔案負責同志，幫助其解決遇到的棘手難題。檔案管理人員是檔案的直接管理者，檔案質量的好壞很大程度上取決于檔案管理人員。要通過檔案管理上崗培訓和繼續教育，不斷提高檔案管理人員的業務工作水平。同時，要創造機會，支持鼓勵檔案管理人員參加檔案專業技術交流，增加檔案管理工作經驗。

2.2 統一管理制度，加大監管力度

《檔案法》規定，檔案工作實行統一領導、分級管理的原則。這就要求建設單位制定統一的管理制度和業務標準，有效地避免標準不統一的現象。各參建單位可以根據自身企業管理特點制定實施細則，以實現更好的管理。管理制度應嚴格明確工作流程和職責范圍，誰施工誰負責，誰形成誰負責。應建立以項目建設單位為主的檔案管理網絡體系，把項目文件的收集、整理、歸檔職責納入各參建單位及有關部門的職責范圍或崗位責任制，建立考核機制，實行統一管理。檔案管理網絡體系的組成包括由各參建單位主要負責人組成的檔案管理領導小組，由各參建單位專兼職檔案人員組成的檔案管理工作小組，它們各司其職，確保制度的有效實施。

要秉承“小業主大監理”的理念，充分發揮監理監管作用。監理應充分發揮優勢履行好職責，對所有施工文件、調試文件把好第一關，除了要保證文件內容的有效性和真實性，還要檢查文件表式、簽章是否齊全等，在源頭上杜絕不合格文件，避免質量問題造成的返工。在每個單位工程開工、竣工驗收報審、土建、安裝、調試中間交接、各階段驗收時，認真檢查參建單位的施工文件是否齊全，對缺漏的不予進行下一步工作，做到檔案管理與建設工程同步。

2.3 加強檔案超前管理和全過程管理

檔案管理人員應該有超前管理的意識。加強電力基建項目檔案全生命周期管理，緊緊抓住工程建設前期這個時段，主動與有關部門聯絡，掌握招投標工作計劃和施工圖出圖計劃，確定負責移交招投標文件和催要施工圖紙的聯系人，及時向聯系人收集完整的招投標文件及合同和施工圖，避免到施工階段或后期再去催要，這樣可以有效避免文件資料的缺失。

檔案管理需要全過程控制。在事前控制方面，檔案管理人員要確保每家參建單位用統一的表格樣式、編碼體系，避免后期因表式及編碼問題而大量返工。在事中控制方面，要建立臺賬，對文件的收集情況和流動情況做到心中有數，也能方便因人員流動而進行的交接工作。在事后控制方面，對于各項檢查及需回復的聯系單，在檢查結束及聯系單發出后進行追蹤，及時閉環。

2.4 打造“模板工程”，把好質量關

為保證施工單位移交的竣工檔案質量標準統一，可以推行“模板工程”歸檔移交辦法。建設單位可以在監理單位的幫助下，根據施工進度，選擇一個早期竣工的土建單位工程，將其打造成符合檔案歸檔要求、案卷質量高的“模板工程”，供其他參建單位參考，可以直觀地指導竣工檔案歸檔。統一聘請專業掃描公司進行檔案數字化掃描，確保竣工文件掃描質量，實現電子版檔案與紙質檔案同步歸檔。

建設單位檔案管理要把好每個階段工程文件的質量關。項目檔案管理雖納入合同管理，但對施工單位來講，合同并不能完全起到約束作用，關鍵還得靠工程款的約束。要逐步將施工文件收集歸檔的及時性和文件質量作為辦理施工單位工程決算、支付工程款的前置條件，從而更好地保障施工竣工檔案的質量。