電力基建項(xiàng)目檔案管理現(xiàn)狀及對(duì)策

高亞娟

浙江省電力建設(shè)有限公司

電力基建項(xiàng)目建設(shè)與基建項(xiàng)目檔案是密不可分的關(guān)系，兩者相輔相成。電力基建項(xiàng)目檔案應(yīng)滿(mǎn)足建設(shè)項(xiàng)目各項(xiàng)工作以及竣工后生產(chǎn)運(yùn)行、設(shè)備維護(hù)、改（擴(kuò)）建的需要，也要具有給其他同類(lèi)型基建項(xiàng)目參考的價(jià)值。

1 電力基建項(xiàng)目檔案管理現(xiàn)狀

電力基建項(xiàng)目具有施工工期長(zhǎng)、工程量大、參建單位多、涉及范圍廣等特點(diǎn)，導(dǎo)致電力基建項(xiàng)目檔案管理出現(xiàn)檔案意識(shí)薄弱、制度不統(tǒng)一、監(jiān)管力度不夠、全過(guò)程控制力度不夠等問(wèn)題。

1.1 全員檔案意識(shí)薄弱

一是領(lǐng)導(dǎo)層面檔案意識(shí)薄弱。項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)者的檔案意識(shí)決定了項(xiàng)目檔案管理的工作質(zhì)量。在實(shí)際建設(shè)過(guò)程中，領(lǐng)導(dǎo)重視工程建設(shè)進(jìn)度、質(zhì)量、安全、造價(jià)，往往忽視檔案管理。二是普通員工檔案意識(shí)薄弱。員工只關(guān)注項(xiàng)目實(shí)體建設(shè)情況，對(duì)檔案管理普遍存在應(yīng)付態(tài)度。

1.2 制度不統(tǒng)一及監(jiān)管力度不夠

在項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中，參與建設(shè)的施工單位較多，部分單位對(duì)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范不熟悉，制定的檔案管理制度和業(yè)務(wù)規(guī)范缺乏操作性和指導(dǎo)性。在實(shí)際工作中，有些參建人員無(wú)視制度，檔案形成與工程建設(shè)不同步，普遍需要后期補(bǔ)檔案，嚴(yán)重影響檔案的真實(shí)性和有效性。監(jiān)理監(jiān)管力度較為薄弱，審核文件材料不認(rèn)真，往往存在缺漏現(xiàn)象。

1.3 超前意識(shí)及全過(guò)程管理不夠

電力基建項(xiàng)目檔案管理會(huì)出現(xiàn)文件收集不全、歸檔滯后及大量返工的現(xiàn)象。比如，招投標(biāo)文件是特別容易收集不齊全的，它們可能散落在工程人員、計(jì)劃合同部或者招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)各處，而且招投標(biāo)工作時(shí)間較長(zhǎng)，容易造成文件缺失。比如，設(shè)備文件存在未及時(shí)移交現(xiàn)象。比如，施工文件歸檔滯后也是普遍現(xiàn)象，檔案管理比較滯后靠后，文件質(zhì)量也會(huì)打折扣。文件的大量返工主要由于簽章不全、表式及編碼錯(cuò)誤而引起。

2 電力基建項(xiàng)目檔案管理的對(duì)策

2.1 增強(qiáng)全員檔案管理意識(shí)及素質(zhì)

領(lǐng)導(dǎo)層面，不僅要重視項(xiàng)目建設(shè)實(shí)體，也要重視項(xiàng)目檔案管理。積極組織員工學(xué)習(xí)檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)等，在日常工作中支持項(xiàng)目檔案負(fù)責(zé)同志，幫助其解決遇到的棘手難題。檔案管理人員是檔案的直接管理者，檔案質(zhì)量的好壞很大程度上取決于檔案管理人員。要通過(guò)檔案管理上崗培訓(xùn)和繼續(xù)教育，不斷提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)工作水平。同時(shí)，要?jiǎng)?chuàng)造機(jī)會(huì)，支持鼓勵(lì)檔案管理人員參加檔案專(zhuān)業(yè)技術(shù)交流，增加檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)。

2.2 統(tǒng)一管理制度，加大監(jiān)管力度

《檔案法》規(guī)定，檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則。這就要求建設(shè)單位制定統(tǒng)一的管理制度和業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，有效地避免標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一的現(xiàn)象。各參建單位可以根據(jù)自身企業(yè)管理特點(diǎn)制定實(shí)施細(xì)則，以實(shí)現(xiàn)更好的管理。管理制度應(yīng)嚴(yán)格明確工作流程和職責(zé)范圍，誰(shuí)施工誰(shuí)負(fù)責(zé)，誰(shuí)形成誰(shuí)負(fù)責(zé)。應(yīng)建立以項(xiàng)目建設(shè)單位為主的檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系，把項(xiàng)目文件的收集、整理、歸檔職責(zé)納入各參建單位及有關(guān)部門(mén)的職責(zé)范圍或崗位責(zé)任制，建立考核機(jī)制，實(shí)行統(tǒng)一管理。檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系的組成包括由各參建單位主要負(fù)責(zé)人組成的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，由各參建單位專(zhuān)兼職檔案人員組成的檔案管理工作小組，它們各司其職，確保制度的有效實(shí)施。

要秉承“小業(yè)主大監(jiān)理”的理念，充分發(fā)揮監(jiān)理監(jiān)管作用。監(jiān)理應(yīng)充分發(fā)揮優(yōu)勢(shì)履行好職責(zé)，對(duì)所有施工文件、調(diào)試文件把好第一關(guān)，除了要保證文件內(nèi)容的有效性和真實(shí)性，還要檢查文件表式、簽章是否齊全等，在源頭上杜絕不合格文件，避免質(zhì)量問(wèn)題造成的返工。在每個(gè)單位工程開(kāi)工、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)審、土建、安裝、調(diào)試中間交接、各階段驗(yàn)收時(shí)，認(rèn)真檢查參建單位的施工文件是否齊全，對(duì)缺漏的不予進(jìn)行下一步工作，做到檔案管理與建設(shè)工程同步。

2.3 加強(qiáng)檔案超前管理和全過(guò)程管理

檔案管理人員應(yīng)該有超前管理的意識(shí)。加強(qiáng)電力基建項(xiàng)目檔案全生命周期管理，緊緊抓住工程建設(shè)前期這個(gè)時(shí)段，主動(dòng)與有關(guān)部門(mén)聯(lián)絡(luò)，掌握招投標(biāo)工作計(jì)劃和施工圖出圖計(jì)劃，確定負(fù)責(zé)移交招投標(biāo)文件和催要施工圖紙的聯(lián)系人，及時(shí)向聯(lián)系人收集完整的招投標(biāo)文件及合同和施工圖，避免到施工階段或后期再去催要，這樣可以有效避免文件資料的缺失。

檔案管理需要全過(guò)程控制。在事前控制方面，檔案管理人員要確保每家參建單位用統(tǒng)一的表格樣式、編碼體系，避免后期因表式及編碼問(wèn)題而大量返工。在事中控制方面，要建立臺(tái)賬，對(duì)文件的收集情況和流動(dòng)情況做到心中有數(shù)，也能方便因人員流動(dòng)而進(jìn)行的交接工作。在事后控制方面，對(duì)于各項(xiàng)檢查及需回復(fù)的聯(lián)系單，在檢查結(jié)束及聯(lián)系單發(fā)出后進(jìn)行追蹤，及時(shí)閉環(huán)。

2.4 打造“模板工程”，把好質(zhì)量關(guān)

為保證施工單位移交的竣工檔案質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，可以推行“模板工程”歸檔移交辦法。建設(shè)單位可以在監(jiān)理單位的幫助下，根據(jù)施工進(jìn)度，選擇一個(gè)早期竣工的土建單位工程，將其打造成符合檔案歸檔要求、案卷質(zhì)量高的“模板工程”，供其他參建單位參考，可以直觀地指導(dǎo)竣工檔案歸檔。統(tǒng)一聘請(qǐng)專(zhuān)業(yè)掃描公司進(jìn)行檔案數(shù)字化掃描，確保竣工文件掃描質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)電子版檔案與紙質(zhì)檔案同步歸檔。

建設(shè)單位檔案管理要把好每個(gè)階段工程文件的質(zhì)量關(guān)。項(xiàng)目檔案管理雖納入合同管理，但對(duì)施工單位來(lái)講，合同并不能完全起到約束作用，關(guān)鍵還得靠工程款的約束。要逐步將施工文件收集歸檔的及時(shí)性和文件質(zhì)量作為辦理施工單位工程決算、支付工程款的前置條件，從而更好地保障施工竣工檔案的質(zhì)量。