大數據時代做好照片檔案管理工作的思考

封流英

嵊州市綜合信息中心

1 大數據時代下照片檔案管理的意義

1.1 發(fā)揮照片檔案價值，激發(fā)持久生命力

照片檔案是對各種活動及工作形成的直觀生動的影像記錄，并按一定原則和方法經過加工整理并集中保管的各種照片。隨著社會的不斷發(fā)展，照片檔案的重要作用日益顯現(xiàn)，其真實反映人類社會的各項工作和活動場景，比文字具有更強的宣傳力和感染力。隨著檔案管理信息化建設的加快，數碼照片檔案已經成為目前一項重要的聲像檔案資源內容，但只有將照片檔案整體以數據形式存放和共享，才能使照片檔案擁有持久的生命力。加強照片檔案信息化管理工作，一方面是為了保護照片實體，另一方面是為了便于檢索和利用，使照片檔案煥發(fā)生機活力，發(fā)揮出照片檔案本身具有的獨特價值和優(yōu)勢。

1.2 優(yōu)化檔案管理模式，提高信息資源利用率

為社會各界提供各種檔案資料服務就是檔案的價值。大數據時代下，檔案資料只有以數據化的方式為利用者提供利用途徑，才能使檔案資料最大限度地發(fā)揮其存史資政育人的作用。照片檔案在檔案信息化過程中越來越受到人們的重視，在照片檔案管理工作中全面應用現(xiàn)代信息技術，經過信息化系統(tǒng)的處置、管理和利用，把傳統(tǒng)的照片檔案管理模式轉變?yōu)樾畔祿芾砟Ｊ剑瑢⑹拐掌瑱n案得到更充分的利用，照片檔案的利用率也必將得到大幅提高。

2 大數據時代下照片檔案管理存在的問題

2.1 照片檔案的收集渠道不暢，保管方式不當

由于照片檔案的數量和范圍龐大，檔案管理人員對照片檔案的收集意識比較薄弱，收集渠道不暢。很多珍貴照片得不到及時收集，有的只是存放在個人手中，時間一長，因工作變動等原因，照片檔案收集也就沒有了下文。對數碼相片缺少備份沖印的現(xiàn)象也時有存在，而且由于對傳統(tǒng)的照片檔案信息化程度還不夠高，有的因為缺乏正確的保存方式，導致很多傳統(tǒng)照片檔案出現(xiàn)褪色發(fā)黃等現(xiàn)象，失去照片檔案應有的價值。

2.2 照片檔案的利用率不高，整理不夠規(guī)范

照片檔案特別是數碼照片檔案與紙質檔案相比，人們對照片檔案的重要性認識不夠，因此對照片檔案的利用率并不高，而且對照片檔案的整理也不夠規(guī)范。有的甚至只是單一地將照片進行存放，沒有建立更加完善、規(guī)范的照片管理系統(tǒng)。隨著信息化技術快速發(fā)展，照片檔案數量逐漸增多，如果不能及時對收集的照片進行挑選和歸檔，照片檔案的利用也就失去了基礎。

2.3 照片檔案信息化服務方式缺乏創(chuàng)新，數據資源的安全保護有待加強

大數據時代隨著檔案信息的快速傳遞，帶來了人們對照片檔案信息需求的新變化。著書立說、編史修志，激發(fā)了照片檔案利用的生機和活力。數碼照片檔案的加入使照片檔案管理全面信息化變得更加迫切。但照片檔案的信息化進程相比于紙質檔案的信息化，仍相對緩慢，工作開展仍未全面深入，照片檔案的信息化服務方式有待創(chuàng)新。大數據技術的應用使照片檔案的數據資源收集存儲和管理更加便捷，但數據丟失和毀壞等情形仍時有發(fā)生，數據資源的安全防護有待加強。

3 大數據時代下照片檔案管理的提升措施

3.1 更新照片檔案管理觀念，強化收集歸檔意識

大數據時代快速改變著人們的工作生活方式，也深刻影響著檔案管理工作的整體方式。

一是照片檔案管理工作人員要快速適應社會信息化的要求，更新檔案管理觀念，增強服務社會的主動性、積極性，更加明確檔案整理的根本目的在于對檔案的使用，高度重視照片檔案的實用價值，努力實現(xiàn)照片檔案的數字化、信息化，為以后的便捷管理及使用提供基礎，盡快實現(xiàn)照片檔案資源的開放共享。

二是要注重照片檔案的日常收集工作，逐步建立相關部門的協(xié)作團隊，采取主動提前聯(lián)系、網上征集和舉辦各種檔案展覽等方式加強照片檔案的及時收集。

三是工作人員必須強化歸檔意識，注重對照片檔案及時整理歸檔工作，不斷強化專業(yè)技術與素質培訓，認真學習《數碼照片歸檔與管理規(guī)范》和各方面的信息化技術新知識，掌握各種數字化專業(yè)處理技術，以滿足人們對照片檔案深層次的服務需求，提高照片檔案管理水平。

3.2 加強照片檔案信息規(guī)范化管理，更加注重數據安全

大數據時代的照片檔案資源的開發(fā)利用首先要求對照片檔案實現(xiàn)規(guī)范化和標準化管理，只有按一定的標準建立起照片檔案的信息數據庫，才能發(fā)揮照片檔案潛在的為經濟社會服務的優(yōu)勢。

一是要快速對各類數碼照片和紙質照片數字化成果進行分辨整理和分類。作為檔案資料保存的照片必須保持原始性和真實性，由于具有憑證和依據功能，因此不能通過任何照片修改軟件使照片失去重要憑證信息，所有照片文字說明也應該真實反映照片信息，增強數據庫的可靠性。另外，對所有照片檔案的分類必須保持一致性，為后期的有效利用提供保障。

二是要對數據庫的各種照片檔案信息進行嚴格審查。凡是涉及國家秘密和個人隱私的照片檔案不得對外開放。

三是要保證照片檔案的保管環(huán)境，所需的溫度濕度等條件達到保管要求。

四是要注重做好照片檔案數據的存儲和備份，以保證數據資源的安全真實可用。要根據實際靈活采取各種存儲和備份方式，注重容災系統(tǒng)的建立，以防止數據丟失和毀壞等情形的發(fā)生。

五是要采取應有的技術保護方式，以保障用戶信息安全和網絡知識產權的各種保護，并為存儲提供足夠的自動歸檔虛擬空間，實現(xiàn)科學有效安全使用，也為照片檔案管理擴大服務對象范圍做好充足準備。

3.3 積極構建照片檔案網絡平臺，有效實現(xiàn)資源共享

照片檔案通過信息化技術處理后，降低了存儲難度，使照片檔案信息融入社會整體信息利用體系，也使構建照片檔案信息網絡平臺、實現(xiàn)照片檔案信息聯(lián)機聯(lián)網資源共享成為可能。

一是檔案管理部門可以通過開發(fā)照片利用管理信息系統(tǒng)，構建照片檔案查詢利用等相關服務平臺，精心編制照片檔案查詢檢索利用目錄供用戶瀏覽，以提高照片檔案服務的速度和質量，有效實現(xiàn)照片檔案的資源共享。用戶可以對照片說明的任意詞進行檢索，查詢到自己所需要的影像信息。

二是可以通過與圖書統(tǒng)計等相關部門縱向橫向聯(lián)合，加強照片檔案的協(xié)作編研，開展深層次的照片檔案社會服務，大幅提升利用率，使照片檔案得到高效科學的管理和利用。