國有企業(yè)如何做好人事檔案管理

黃雪微

永嘉縣檔案館

人事檔案是客觀記載和反映了該文件人的個人經歷，德、能、勤、績、廉表現及成長軌跡的文字材料。人事檔案工作是組織人事部門工作中的一個重要部分。做好人事檔案管理，是做好人事管理工作的基礎與前提，在國有企業(yè)改革和發(fā)展中具有舉足輕重的作用。

1 國有企業(yè)人事檔案管理存在的問題

1.1 國有企業(yè)人事檔案材料欠缺完整性和規(guī)范性

筆者調查了本縣內一家國有銀行、一家國有投資集團、一家水利部門下屬的集團的人事檔案管理，雖各企業(yè)人事檔案管理部門的材料內容均有所不同，但很多必要的檔案材料卻沒有收集歸檔。比如工作多年的同志，1999年版本的履歷表沒有填寫；學歷材料歸檔不充分；許多入黨材料不歸入人事檔案。考核材料、工資材料和入職任免材料都存在著不完整的現象。

1.2 國有企業(yè)人事檔案內容所表達的信息可信度不高

這也是第一點所提及的檔案完整性和規(guī)范性的欠缺所衍生的問題之一。由于欠缺完整性和規(guī)范性，許多檔案的內容所表達的信息極不清晰，許多主要材料的信息填寫出現先后完全不一致，這也給依靠人事檔案進行招聘的單位出了不小難題。加之，因為人為原因，篡改人事檔案的現象也時有發(fā)生，人事檔案的可信度進一步降低。

1.3 國有企業(yè)人事檔案信息化水平低

當前，人事檔案管理信息化已經成為一種管理的重要手段。然而，縱觀縣內國有企業(yè)，沒有一家人事檔案管理采用數字化，大多部門仍舊拘泥于傳統(tǒng)的紙質辦公模式和紙質檔案整理，這不僅使得各地之間的檔案聯(lián)網不健全，而且影響辦公效率。如何推進人事檔案管理工作的網絡辦公化以及如何提升人事檔案管理工作效率也應當列為我們需要解決的問題之一。

2 國有企業(yè)人事檔案管理存在問題的解決對策

2.1 加強對人事檔案管理的認識，完善檔案管理功能

在大部分人的傳統(tǒng)觀念中，企業(yè)最重要的事就是追求經濟效益，至于行政尤其是檔案管理工作被認為是閑職，是無關緊要的，人事檔案管理工作也沒能得到應有的重視。針對此問題，筆者認為，應當加強對人事檔案管理的宣傳，使全體職工認識到人事檔案對個人的重要性，認識到人事檔案關系到一個人在社會中的身份問題，是每個公民一生中最為重要的文件之一。隨著人員變動越來越頻繁，加強人事檔案管理工作更為艱巨，這對于人事檔案管理者不失為一個巨大的挑戰(zhàn)。人事檔案管理部門必須加強對人事檔案管理者的業(yè)務培訓，例如：提升人事檔案管理者的法律意識，減少人事檔案管理工作中的失誤，完善檔案功能。

2.2 規(guī)范檔案管理收集流程，促進檔案完整性和規(guī)范性

人事檔案是一個人一生活動軌跡的所有信息的綜合體，應當完整地體現一個人的方方面面，所以，人事檔案的收集十分重要。國有企業(yè)的檔案管理者應當及時定期地對散落在單位和個人手中的檔案進行收集，責成本人或有關部門對存在不足的檔案進行補充。尤其是近年來，全縣所有企業(yè)人事檔案“全覆蓋”工作的展開，檔案監(jiān)管部門的管理力度的不斷加大，檔案收集出現了一個非常好的趨勢。檔案的完整性和規(guī)范性得到極大的保證。

2.3 加大對人事檔案內容的甄別，做到檔案內容真實可信

相對于機關事業(yè)單位，國有企業(yè)單位的人事檔案管理起步要遲得多，要求也寬松得多，造成了企業(yè)人事檔案內容的不完整和可信度低。因此，在收集人事檔案材料的同時，檔案管理人員應當甄別材料所記載信息的真?zhèn)巍Ｔ跈n案整理的同時，對個人全部檔案的信息開展專項審核，做到“三齡兩歷一身份”的認定。此項工作涉及面廣，關系到全體干部職工的切身利益。對專項審核中的各種問題一一進行核實、校正，并在本人認可的情況下，對“三齡兩歷一身份”一一固定下來，直接提高了檔案的真實可信性

2.4 增加對基礎設施的投入，加快人事檔案管理的信息化建設

隨著國有企業(yè)的不斷改制和員工福利等方面的不斷變動，人事檔案的使用頻率越來越高。但是，就我縣現狀來看，許多人事檔案管理工作沒有得到應有的重視。加強對基礎設施的投入，改善人事檔案保管條件，是十分重要的事。隨著第三次科技革命的偉大勝利，互聯(lián)網開始逐漸代替紙質辦公成為主流。因此，對人事檔案進行數字化管理，做到人事檔案全面掃描，引進高科技辦公，強化業(yè)務和科技培訓，是提升人事檔案管理辦事效率的不二法寶。

2.5 完善國有企業(yè)人事檔案內容制度

國有企業(yè)作為社會主義市場經濟中的重要部分，內部的人事檔案內容也是構成整個國家人事檔案最基本的要素之一，完善人事檔案內容也是構建整個國家人事檔案管理制度最基本的要求。可以從以下幾個方面著手：

（1）審查檔案內容的真實性；

（2）精簡語言，盡量使人事檔案內容更為精簡，提升人事檔案的價值。

2.6 探索人事檔案評估體系

結合國有企業(yè)檔案工作規(guī)范化管理體系，探索人事檔案評估體系，是形成公平、公正、公開的人才競爭機制，為單位人力資源的開發(fā)帶來直接的效益。具體可從以下3個方面做起：

第一，主管部門定期考核制度，主管人事檔案的人事組織部門等，有義務對單位人事檔案的保管進行監(jiān)督，可以采用定期考核的辦法來執(zhí)行。

第二，中介機構測評制度，從長遠發(fā)展看，人事檔案的測評體系將起到越來越大的作用，人事代理制度的施行與市場化運作的方式會提高對人事檔案的測評體系要求提高。

第三，個人監(jiān)督制度，就是同一內容的檔案材料交由檔案當事人和人事檔案管理部門兩方共同審核、鑒定，尤其是組織機構的主觀評議部分，對于持有異議的部分進行重點核實，對組織和個人雙方負責。

總之，對國有企業(yè)人事檔案進行科學合理的管理符合時代發(fā)展的要求，是保障國有企業(yè)行政管理的重要體現。