國(guó)有企業(yè)如何做好人事檔案管理

黃雪微

永嘉縣檔案館

人事檔案是客觀記載和反映了該文件人的個(gè)人經(jīng)歷，德、能、勤、績(jī)、廉表現(xiàn)及成長(zhǎng)軌跡的文字材料。人事檔案工作是組織人事部門工作中的一個(gè)重要部分。做好人事檔案管理，是做好人事管理工作的基礎(chǔ)與前提，在國(guó)有企業(yè)改革和發(fā)展中具有舉足輕重的作用。

1 國(guó)有企業(yè)人事檔案管理存在的問(wèn)題

1.1 國(guó)有企業(yè)人事檔案材料欠缺完整性和規(guī)范性

筆者調(diào)查了本縣內(nèi)一家國(guó)有銀行、一家國(guó)有投資集團(tuán)、一家水利部門下屬的集團(tuán)的人事檔案管理，雖各企業(yè)人事檔案管理部門的材料內(nèi)容均有所不同，但很多必要的檔案材料卻沒(méi)有收集歸檔。比如工作多年的同志，1999年版本的履歷表沒(méi)有填寫；學(xué)歷材料歸檔不充分；許多入黨材料不歸入人事檔案。考核材料、工資材料和入職任免材料都存在著不完整的現(xiàn)象。

1.2 國(guó)有企業(yè)人事檔案內(nèi)容所表達(dá)的信息可信度不高

這也是第一點(diǎn)所提及的檔案完整性和規(guī)范性的欠缺所衍生的問(wèn)題之一。由于欠缺完整性和規(guī)范性，許多檔案的內(nèi)容所表達(dá)的信息極不清晰，許多主要材料的信息填寫出現(xiàn)先后完全不一致，這也給依靠人事檔案進(jìn)行招聘的單位出了不小難題。加之，因?yàn)槿藶樵?，篡改人事檔案的現(xiàn)象也時(shí)有發(fā)生，人事檔案的可信度進(jìn)一步降低。

1.3 國(guó)有企業(yè)人事檔案信息化水平低

當(dāng)前，人事檔案管理信息化已經(jīng)成為一種管理的重要手段。然而，縱觀縣內(nèi)國(guó)有企業(yè)，沒(méi)有一家人事檔案管理采用數(shù)字化，大多部門仍舊拘泥于傳統(tǒng)的紙質(zhì)辦公模式和紙質(zhì)檔案整理，這不僅使得各地之間的檔案聯(lián)網(wǎng)不健全，而且影響辦公效率。如何推進(jìn)人事檔案管理工作的網(wǎng)絡(luò)辦公化以及如何提升人事檔案管理工作效率也應(yīng)當(dāng)列為我們需要解決的問(wèn)題之一。

2 國(guó)有企業(yè)人事檔案管理存在問(wèn)題的解決對(duì)策

2.1 加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理的認(rèn)識(shí)，完善檔案管理功能

在大部分人的傳統(tǒng)觀念中，企業(yè)最重要的事就是追求經(jīng)濟(jì)效益，至于行政尤其是檔案管理工作被認(rèn)為是閑職，是無(wú)關(guān)緊要的，人事檔案管理工作也沒(méi)能得到應(yīng)有的重視。針對(duì)此問(wèn)題，筆者認(rèn)為，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理的宣傳，使全體職工認(rèn)識(shí)到人事檔案對(duì)個(gè)人的重要性，認(rèn)識(shí)到人事檔案關(guān)系到一個(gè)人在社會(huì)中的身份問(wèn)題，是每個(gè)公民一生中最為重要的文件之一。隨著人員變動(dòng)越來(lái)越頻繁，加強(qiáng)人事檔案管理工作更為艱巨，這對(duì)于人事檔案管理者不失為一個(gè)巨大的挑戰(zhàn)。人事檔案管理部門必須加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理者的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，例如：提升人事檔案管理者的法律意識(shí)，減少人事檔案管理工作中的失誤，完善檔案功能。

2.2 規(guī)范檔案管理收集流程，促進(jìn)檔案完整性和規(guī)范性

人事檔案是一個(gè)人一生活動(dòng)軌跡的所有信息的綜合體，應(yīng)當(dāng)完整地體現(xiàn)一個(gè)人的方方面面，所以，人事檔案的收集十分重要。國(guó)有企業(yè)的檔案管理者應(yīng)當(dāng)及時(shí)定期地對(duì)散落在單位和個(gè)人手中的檔案進(jìn)行收集，責(zé)成本人或有關(guān)部門對(duì)存在不足的檔案進(jìn)行補(bǔ)充。尤其是近年來(lái)，全縣所有企業(yè)人事檔案“全覆蓋”工作的展開(kāi)，檔案監(jiān)管部門的管理力度的不斷加大，檔案收集出現(xiàn)了一個(gè)非常好的趨勢(shì)。檔案的完整性和規(guī)范性得到極大的保證。

2.3 加大對(duì)人事檔案內(nèi)容的甄別，做到檔案內(nèi)容真實(shí)可信

相對(duì)于機(jī)關(guān)事業(yè)單位，國(guó)有企業(yè)單位的人事檔案管理起步要遲得多，要求也寬松得多，造成了企業(yè)人事檔案內(nèi)容的不完整和可信度低。因此，在收集人事檔案材料的同時(shí)，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)甄別材料所記載信息的真?zhèn)?。在檔案整理的同時(shí)，對(duì)個(gè)人全部檔案的信息開(kāi)展專項(xiàng)審核，做到“三齡兩歷一身份”的認(rèn)定。此項(xiàng)工作涉及面廣，關(guān)系到全體干部職工的切身利益。對(duì)專項(xiàng)審核中的各種問(wèn)題一一進(jìn)行核實(shí)、校正，并在本人認(rèn)可的情況下，對(duì)“三齡兩歷一身份”一一固定下來(lái)，直接提高了檔案的真實(shí)可信性

2.4 增加對(duì)基礎(chǔ)設(shè)施的投入，加快人事檔案管理的信息化建設(shè)

隨著國(guó)有企業(yè)的不斷改制和員工福利等方面的不斷變動(dòng)，人事檔案的使用頻率越來(lái)越高。但是，就我縣現(xiàn)狀來(lái)看，許多人事檔案管理工作沒(méi)有得到應(yīng)有的重視。加強(qiáng)對(duì)基礎(chǔ)設(shè)施的投入，改善人事檔案保管條件，是十分重要的事。隨著第三次科技革命的偉大勝利，互聯(lián)網(wǎng)開(kāi)始逐漸代替紙質(zhì)辦公成為主流。因此，對(duì)人事檔案進(jìn)行數(shù)字化管理，做到人事檔案全面掃描，引進(jìn)高科技辦公，強(qiáng)化業(yè)務(wù)和科技培訓(xùn)，是提升人事檔案管理辦事效率的不二法寶。

2.5 完善國(guó)有企業(yè)人事檔案內(nèi)容制度

國(guó)有企業(yè)作為社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)中的重要部分，內(nèi)部的人事檔案內(nèi)容也是構(gòu)成整個(gè)國(guó)家人事檔案最基本的要素之一，完善人事檔案內(nèi)容也是構(gòu)建整個(gè)國(guó)家人事檔案管理制度最基本的要求。可以從以下幾個(gè)方面著手：

（1）審查檔案內(nèi)容的真實(shí)性；

（2）精簡(jiǎn)語(yǔ)言，盡量使人事檔案內(nèi)容更為精簡(jiǎn)，提升人事檔案的價(jià)值。

2.6 探索人事檔案評(píng)估體系

結(jié)合國(guó)有企業(yè)檔案工作規(guī)范化管理體系，探索人事檔案評(píng)估體系，是形成公平、公正、公開(kāi)的人才競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，為單位人力資源的開(kāi)發(fā)帶來(lái)直接的效益。具體可從以下3個(gè)方面做起：

第一，主管部門定期考核制度，主管人事檔案的人事組織部門等，有義務(wù)對(duì)單位人事檔案的保管進(jìn)行監(jiān)督，可以采用定期考核的辦法來(lái)執(zhí)行。

第二，中介機(jī)構(gòu)測(cè)評(píng)制度，從長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展看，人事檔案的測(cè)評(píng)體系將起到越來(lái)越大的作用，人事代理制度的施行與市場(chǎng)化運(yùn)作的方式會(huì)提高對(duì)人事檔案的測(cè)評(píng)體系要求提高。

第三，個(gè)人監(jiān)督制度，就是同一內(nèi)容的檔案材料交由檔案當(dāng)事人和人事檔案管理部門兩方共同審核、鑒定，尤其是組織機(jī)構(gòu)的主觀評(píng)議部分，對(duì)于持有異議的部分進(jìn)行重點(diǎn)核實(shí)，對(duì)組織和個(gè)人雙方負(fù)責(zé)。

總之，對(duì)國(guó)有企業(yè)人事檔案進(jìn)行科學(xué)合理的管理符合時(shí)代發(fā)展的要求，是保障國(guó)有企業(yè)行政管理的重要體現(xiàn)。