住房保障檔案收集工作存在的問題及對策

毛曉晨

金華市住房保障服務中心

住房保障檔案是住房保障管理機構在業務工作中形成的、有保存價值的文件材料。這些檔案不僅使保障房和保障對象有全面、準確的“身份”信息，而且為保障房的申請審核、分配、監管、維修、退出等管理工作提供了服務和依據。加強住房保障檔案收集工作是規范管理住房保障檔案，發揮住房保障檔案憑據性和支撐性作用的基本前提。

1 住房保障檔案收集工作中存在的問題

1.1 收集制度執行不到位

以筆者所在的金華市住房保障服務中心為例，在2014年中心業務檔案室成立前，由于工作人員流動性大，檔案意識薄弱，中心制定的業務檔案管理制度不完善且執行不夠到位，一部分住房保障檔案，如申請人及家庭成員的身份戶籍有效信息復印件、申請審批表、租賃合同等出現缺失，給后續的工作帶來了一定的不便。

1.2 歸檔范圍已顯陳舊

隨著住房保障制度的不斷完善，住房保障對象審查管理日趨規范，違規違約戶數量增多，同時產生了大量的訴訟、行政復議等材料。但住建部2012年出臺的《住房保障檔案管理辦法》并未對此類材料做出規定，難以用于指導現有住房保障檔案的收集范圍，無法滿足目前住房保障管理工作的具體需求，在一定程度上影響了住房保障檔案收集工作。

1.3 檔案信息化建設滯后

“最多跑一次”“無證明城市”改革政策的實施，簡化了住房保障業務流程，給用戶帶來了極大的便利。但隨之而來的是對住房保障檔案收集工作要求的提高，中心不僅需要做好傳統載體住房保障檔案材料的收集，也要及時收集通過政務服務系統提交的相關材料和證照的數字檔案，但這部分數字檔案卻難以有效歸檔，往往造成住房保障對象檔案不齊，無法及時更新其變化信息。

2 做好住房保障檔案收集管理工作的對策

2.1 明確檔案收集范圍

結合當前住房保障工作的需求和特點，對中心現行的檔案管理辦法進行修訂，進一步明確住房保障檔案的收集范圍。如按照住房保障對象檔案、日常動態監督管理材料、房屋及配套設施設備維護維修材料等3種類型，將申請人申請審批表、審核材料、實施保障材料、身份戶籍證明、授權書、租賃合同、房屋移交查驗表、日常動態巡查監管材料、年度審核材料、房屋維修材料等應歸檔的文件材料格式化、清單化。同時，還應參照《人民法院訴訟檔案管理辦法》等相關規定，新增法院訴訟、行政復議等檔案的收集范圍。

2.2 強化歸檔制度的執行

中心檔案室工作人員要全面掌握各科室的業務工作流程和文件材料的形成規律，向各科室工作人員進行檔案管理業務交底，使其了解哪些文件材料應該移交、怎么移交，確保收集的業務文件材料符合規范要求。各科室在工作完畢后3個月內對形成的文件材料及時收集、分類，以戶（一戶一檔）為單位，經初步整理移交給檔案室，檔案室對所有歸檔文件材料進行清點、核對，并履行交接手續，對不符合要求的，應當責成相關科室補充完善。

2.3 加強電子歸檔文件的收集

中心檔案室應結合最新的住房保障業務網上辦理流程要求，梳理在網絡系統上提交、流轉和辦理的住房保障業務相關電子文件種類，通過統建系統或自建系統的歸檔模塊，及時將住房保障業務電子文件加以歸檔，并與現有用戶的傳統檔案數字復制件進行關聯，以保障住房保障檔案的完整齊全。

3 結語

作為一項民生工程，政府對保障性住房的建設力度不斷加大，住房保障檔案管理既要滿足保障人民群眾住房需求供給的要求，也要適應政府提升住房保障監管水平的需要。在數字化改革的背景下，認真做好住房保障檔案的收集工作，推進住房保障檔案管理高質量高水平發展。