科研院所改革背景下人事檔案數字化管理的思考與探索

陳 俊

浙江省淡水水產研究所

科研院所改革是黨和國家深入實施創新驅動發展戰略的重要舉措。創新驅動的實質是人才驅動，人才是科研院所發展的第一資源。干部人事檔案材料是反映干部、人才情況的基本憑證和重要依據，通過數字化管理模式，重點收集干部個人自然情況和德、能、勤、績、廉等方面的材料，并根據經濟社會發展和組織工作的需要，不斷充實完善其中的內容，是教育培養、選拔任用干部的重要基礎。

干部人事檔案是各級黨委（黨組）和組織人事等有關部門在黨的組織建設、干部人事管理、人才服務等工作中形成的，是黨的重要執政資源，屬于黨和國家所有。機構改革是黨和國家簡政放權的重要途徑，干部人事檔案工作的好壞直接體現了對黨和國家方針政策的執行力度。隨著機構改革的不斷深入，科研院所人事工作的規范化要求越來越高，人事檔案數字化管理的重要性越來越凸顯。

1 科研院所人事檔案數字化管理存在的問題

1.1 職責定位不夠明確

科研院所以科學研究為主，人事檔案管理工作是一項需要長期堅持的基礎性工作，短期內看不出成效，因此干部人事檔案管理工作職責定位不明確。主要表現為：一是未設置專職人事檔案管理崗。科研院所科技人員編制數量多，管理人員編制數量緊張。人事部門一般不會設置專職人事檔案管理崗，此項工作基本是由人事部門職工兼顧的，該崗位的定位和職責不清。二是機構改革使得人事部門工作量激增，難以確保人事檔案管理工作質量。機構改革過程中，人事部門工作人員既要完成日常人事工作，又要完成機構改革前后的銜接工作，工作時間緊，任務重，難以確保人事檔案管理工作質量。

1.2 管理方式不夠規范

在人事檔案管理工作實踐中，存在管理方式不規范的問題。一是材料收集不齊全。科技人員來源渠道多，有應屆畢業生、企業人員、軍隊轉業人員等，各單位重視程度不同，造成前期人事檔案材料收集水平不同。二是歸檔不及時，手續不到位。在改革過程中，部分人員在部門設置和崗位變動安排過程中發生的職務任免、崗位調整材料需要及時補充到本人的人事檔案中。同時，科研院所改革面臨職工流動，人事檔案轉遞工作增加。《干部人事檔案材料收集歸檔規定》第三十條規定：在材料形成之日起一個月內按要求送交干部人事檔案管理部門歸檔并履行移交手續。實際工作中，人事部門工作任務重，不一定會及時收集歸檔，履行歸檔手續。

1.3 作用發揮不夠全面

目前，科研院所人事部門對干部人事檔案的管理、利用仍以紙質件為主，一般通過翻看檔案原件達到利用目的，這不但會造成原件的損壞，還難以全面發揮人事檔案的作用。在實際工作過程中效率較低、歸類不細化、文件易丟失，增加工作難度以及強度。《干部人事檔案工作條例》第二十六條要求提升檔案信息采集、處理、傳輸、利用能力，建立健全干部人事檔案信息化管理體系。開發人事檔案信息資源，推進干部人事檔案信息建設，已成為干部人事檔案數字化管理工作的重要方向。

2 科研院所人事檔案數字化管理探索

2.1 重視人事檔案管理，加強工作制度保障

科研院所應充分重視干部人事檔案數字化管理工作，加強制度建設，加強物資和人員投入。首先，建立健全人事檔案管理工作制度，使人事檔案管理工作有章可循。其次，加強物資和人員投入。改善人事檔案保管條件，設立專門的庫房，做好對實體檔案的防護。建立由人事部門牽頭、綜合檔案室協助的實體管理模式，對人事檔案進行管理。人事部門可與單位綜合檔案室進行合作，將人事檔案實體放入綜合檔案室托管，這樣既減輕了人事部門的工作壓力，也可以充分利用檔案人員的專業知識。最后，加強對人事檔案管理人員的業務培訓，組織人事及檔案管理人員系統學習人事檔案管理相關法律、法規、政策，提高檔案業務素質。

2.2 規范人事檔案管理工作流程，實行標準規范操作

提升檔案管理人員的管理能力，規范人事檔案管理工作的流程，嚴肅認真開展人事檔案的資料收集、整理鑒別、分類歸檔以及查（借）閱、轉遞等各項工作。一方面，保證人事檔案材料收集完整、歸檔及時、手續齊全。根據工作人員業績和工作變化及時收集、更新材料，提升人事檔案信息的實效性、真實性。另一方面，加強與上級行政部門的聯系，及時獲取相關政策，組織專業培訓，充分掌握人事檔案管理相關政策，對人事檔案管理政策的變化保持敏銳性。

2.3 打造人事檔案系統，實現檔案數字化管理

人事檔案管理工作越來越細化，為了減少人事檔案管理工作中出現紕漏，必須加強數字化管理。利用現代信息技術，將傳統紙質件里的內容轉化為數字信息，構建數字化人事檔案信息系統。圍繞建設數字化人事檔案信息系統目標，統籌運用數字化技術，注重頂層設計、科學開發、標準制定，把數字化、一體化、現代化貫穿到人事檔案數字化系統的設計、開發和利用全過程，實現自動著錄、全文檢索、數據分析等功能，將人員信息、社會關系、學習經歷、工作經歷、任免信息、獎懲信息等通過系統展現出來。通過系統分析、精確研判，實現科研院所跨專業、跨學科整合人才資源，為人才引進提供數據支撐，為研究團隊的組建提供科學依據。

總而言之，人事檔案數字化管理既是深入貫徹全省數字化改革精神，又是貫徹落實從嚴管理干部要求；既是充分發揮干部人事檔案在建設高素質專業化干部隊伍中的重要作用，也是推動干部人事檔案管理工作科學化、制度化、規范化的必然選擇。接下來要繼續加大人事檔案數字化管理工作步伐，以數字化建設成效推動人事檔案整體工作再上新臺階，為全省數字化改革增添亮麗風景，推動人事檔案管理工作整體智治。