淺析行政執法檔案信息化應用的社會效益

劉 亞

(保定市衛生監督局，河北 保定 071000)

行政執法檔案是行政執法單位在實施行政許可、行政處罰、行政強制、行政檢查及其他執法活動中形成的各種文字、圖表、聲像、電子載體等形式的歷史記錄，屬于文書檔案的一部分，是重要的信息資源。

行政執法檔案是執法活動的載體和依法執法的依據，具有體現法定程序，載明法定事項，明確執法責任的作用。[1]行政執法檔案兼具主體特定性、形式規范性、法律效力不可重復適用性的特點。

一、電子檔案及行政執法檔案信息化應用現狀

信息化是一場革命，它引起了檔案管理的深刻變革。社會信息化為檔案事業的發展提供了一個集理念、方法、技術為一體的大背景，檔案事業作為社會文化事業的重要組成部分被列入國民經濟和社會發展的總體規劃，遵循和服從社會信息化發展的總體要求和戰略布局，從而使檔案事業的自身發展與國家信息化發展戰略相統一、相協調。

(一)電子檔案發展歷程

在信息化進程中，社會信息資源愈來愈多地以電子化的形式存在。電子文件越來越廣泛、深入地滲透和影響著人類社會生活的各個方面，其快速增長的龐大數量，以及對社會生活真切反映和普遍聯系所造就的內在質量，使得電子文件成為現代社會信息資源的重要組成部分。

電子文件管理系統的發展呈現不統一、不平衡和不完善的狀態，大部分只是充當簡單的接收、發布，并不是真正意義上的電子文件管理系統。同時，由于缺乏統一的建設標準，電子文件管理系統的建設整體上處于低水平的重復建設[2]。因此，深層次開發利用電子檔案，使其發揮最大社會效益，成為必然。

(二)行政執法檔案信息化現狀

為充分開發利用檔案的價值，使其發揮最大社會效益，執法單位大力推進行政執法檔案信息化工作，即對各類被監管單位的許可審批、日常監督檢查、衛生行政處罰等建檔留存的同時，實現網絡和紙質同步建設，所有被監管單位的執法檔案全部錄入專業信息平臺，檔案管理人員嚴格把關，確保每份實體檔案與電子檔案對應一致。同時，通過專業信息平臺，監督指導下級業務，并接受上級機構監督。

以河北省衛生行政執法檔案為例，檔案信息化處理全部收錄河北省衛生計生綜合監督信息平臺，實現省、市、縣分級監督和業務指導。同時，全省執法檔案資料經數據交換并入國家數據系統。

二、行政執法檔案信息化應用的社會效益

經信息化處理后的行政執法檔案在應用過程中產生了較大的社會效益。

(一)為各級各部門科學決策提供數據參考。行政執法檔案信息化應用后，統計查詢、數據分析更加快捷直觀，按時間、地域、行業分類、執法進度、罰沒金額、營業狀態等條件都可對數據進行篩選比對、分類匯總等操作，快捷得出統計數據、分析圖表等，簡單快速。為當地政府，相關行政部門，上級執法部門科學決策提供依據。比之翻閱紙質檔案，人工點數的傳統方式，效率大大提高。

(二)拓展監督執法工作的廣度和深度。信息化檔案數據廣度上涵蓋大量行政執法業務，深度上涉及鄉鎮(派出機構)、縣、市、省、國家各級機構，橫向到邊，縱向到底，底數清楚，業務明晰。在此基礎上，上級對下級的督導受時間、空間的制約較少，督導和指導工作開展更加方便和低成本。

(三)最大限度發揮監督指導、服務社會職能。被監管單位實體、紙質檔案、電子檔案三者對應，確保每一個被監管單位都納入監管范圍，掃清監管死角，杜絕監督對象體外循環，從而最大限度發揮監管職能，更好為社會安全和公眾健康保駕護航。同時，信息化處理后的檔案信息，經設置，具備電子報警、前饋機制、后續追蹤、制式文書等功能，從而更好地履行職責，服務社會。如可在許可到期前規定日期內提醒服務對象及時辦理延續；可排查零次監督單位，并按分級標準完成規定監督頻次，確保監督全覆蓋；可追蹤監督整改落實情況；可線上提供文書范本給服務對象等。

(四)促進行業交流，業務進步。優秀檔案、典型檔案借助檔案信息化應用實現零距離的網上交流共享，全國各地的執法機構和個人可以更加便捷高效地實現業務的溝通交流，學習探討。較之傳統學習方式，節約時間和經濟成本，并且突破了地域限制，范圍更廣，效率更高，形式靈活多樣。

(五)推動各領域信息資源共建共享。信息化處理后的行政執法檔案應用范圍更廣，實現多領域、跨行業的流通，大部制聯合執法前景廣闊。仍以衛生行業為例，衛生行政執法檔案信息化應用于河北省衛生計生綜合監督信息平臺的基礎上，與省行政許可審批平臺、市兩法銜接平臺、市政府雙公示網站實現對接，完成檔案信息資源的傳輸和共享，促進衛生行政執法檔案信息化應用的價值最大化，促進各部門協同合作，節約了行政成本。