新時期如何加強檔案管理工作的思考

張新暢+++程月梅

摘要：檔案管理工作是人類文明發展到一定階段的產物，檔案內容記載著人們的日常活動。在現代化的社會發展中，人們對信息的認識逐漸提高，對信息的重視也在不斷的上升，檔案所包含的信息就成為了人們日常工作參考中的重要工具。在各事業單位中，檔案管理工作存在著一定的進步空間，更好的完成檔案管理工作可以更有效的發揮出檔案在現代化社會中的積極作用。在新時期的背景下，人們要正確的認識檔案管理工作，筆者以多年的管理經驗，試著思考新時期背景下的檔案管理工作。

關鍵詞：檔案管理 檔案 管理改革

一、新時期檔案管理工作的重要性

檔案是人類社會文明進步到一定程度所產生的工具，是一項管理實踐工作中的重要手段。在人類發展的歷史河流中，檔案可以為后人提供真實的視野，幫助人們更好的了解歷史，并從中能夠探索出文化的發展規律。同時，檔案對于事業單位的管來來說，也有著至關重要的作用，檔案資源的分類、處理能夠有效的幫助事業單位進行管理，給予管理層清晰的人事相關信息，是各項人事工作開展和科研工作進行的重要保障。我國各事業單位對于檔案管理工作已經有了一定的重視，在新時期背景下，信息技術的發展不斷影響著人們的日常工作，檔案管理工作也在新時期的背景下面臨著變革。

隨著信息社會的不斷發展，檔案管理的工作已經逐漸趨向于信息化，檔案的存在形式也不再是單一的紙質資料，而是以電子信息的方式保留在檔案庫之中，在新技術不斷突破的今天，檔案管理工作也面臨著重要的改革，雖然信息技術的興起會為檔案管理帶來許多有利的條件，但是客觀來講，新時期的檔案管理工作尚處于磨合階段，信息技術在檔案管理中的應用還存在著很大的弊端，甚至威脅著檔案管理系統，所以，對于新時期如何加強檔案管理工作是事業單位所面臨的重要問題。

二、新時期檔案管理工作中存在的問題

（一）信息化檔案管理的方法

從日常的檔案管理工作中不難發現，現階段我國事業單位中對于檔案管理的方法都是相似的，即使用一臺計算機作為主要的管理終端，通過計算機來進行信息檢索，其他的檔案資料都被存放在檔案庫中，工作人員要定期的對檔案庫的安全問題進行檢查，并且及時的更新、錄入檔案，檔案管理工作人員對于檔案內容的了解相對簡單，對于工作者的基本要求是能夠在給定的信息下快速的查找出所需要的檔案，甚至有些事業單位由于資料太多，檔案管理工作人員也不能夠準確的對資料進行檢索。

（二）檔案管理人才的缺失

在事業單位的檔案管理工作中，通常情況下是有專門的人員來負責檔案管理工作，但是隨著人們對于檔案管理工作的重視，事業單位的檔案管理工作也開始需要專業的檔案管理人才，要求檔案管理工作者具備專業的技術水平，但是從實際角度出發，事業單位由于人力資源的緊張，往往不能夠為檔案室配備專業的技術型人才，檔案管理工作往往是由經驗豐富的工作人員替代，雖然保證了日常工作的進行，但是不利于檔案管理的結構性升級，隨著信息時代的不斷進步，事業單位的檔案管理工作會維持在較低的水平。

（三）檔案管理的內容

傳統的檔案管理方式多是以紙質資料作為檔案管理的核心。但是紙質資料需要經過防火、防潮處理，對于管理人員的日常工作有一定的要求，在保管的工作中就耗費了工作人員的大量精力，使其不能夠詳細的對資料進行研究、分類。并且由于空間條件的限制，很多檔案室的面積都相對較小，環境也較差，容量不高，硬件設施并不能夠完全的符合事業單位對于檔案存儲條件的要求，雖然很多檔案是存放在檔案室中的，但是由于條件有限，很多資料都因環境受到了損壞，造成了檔案資料的缺失。

三、新時期檔案管理工作的有效方法

（一）加強領導管理，樹立科學的檔案管理認識

對于檔案管理工作，首先要得到領導層的足夠重視，在事業單位的日常工作中要樹立對于檔案工作的正確認識，領導層能夠為檔案工作起到積極的作用，合理的發揮出領導作為，為檔案管理建立系統的責任制度，使檔案工作的責任能夠更加明確，同時加強對于工作人員的知識宣傳，使單位中的工作者對于檔案有足夠的重視，使其能夠有效的配合檔案管理工作，尊重檔案管理人員的勞動成果。歸根結底，檔案在一定程度上是屬于個人的，只有個人對于檔案有足夠認識才能夠更好的幫助集體完成管理工作。在信息時代背景下，提高人們對于檔案的認識是檔案管理的首要前提。

（二）加強管理隊伍建設，培養專業的檔案管理人才

隨著信息技術的不斷發展，在新時期的背景下，人們對于檔案管理人員的技術水平要求也在不斷的提高，所以，加強檔案管理隊伍的建設是提高事業單位檔案管理水平的有效方法。專業的檔案管理人員能夠更了解檔案室中的各項資料，能夠更有效的配合單位中的各項工作，建設規范的檔案管理團隊需要對工作人員進行專業的技術培養，使其能夠在現代化的檔案管理培訓中獲得高水平的操作知識，更有效的檔案管理操作是提高事業單位檔案管理水平的必要手段，只有通過優秀的人才，才能夠展現出全新的檔案管理模式。

（三）完善基礎設施，提高檔案管理設備水平

基礎設施的提高是優化檔案管理的基礎，硬件技術的革新能夠為檔案管理工作帶來全新的模式，能夠使檔案管理的工作內容更加符合實際生活的需要。電子信息技術的引進能夠建立信息化的檔案資料庫，在新時期背景下，工作者可以通過資料庫來選擇更簡化的方式來進行管理，信息時代影響著檔案管理工作，電子化的存儲內容能夠加快檔案的提取、儲存速度，并且能夠有效的節省空間，并且能夠提高工作效率，釋放出工作人員更多的精力，更好的完成檔案管理工作。

四、結語

新時期的檔案管理工作要適應信息社會的發展，傳統的事業單位的檔案管理中缺乏專業的檔案管理人才，檔案資料的管理方法也非常陳舊，資料的形式主要是以紙質為主，材料會受到環境因素的影響，降低了檔案管理工作的效率。新時期背景下，人們應該建立有效的檔案領導責任制度，樹立人們對于檔案正確的認識，加強檔案管理團隊的建設，培養具備高水平的檔案管理人才，并且提高檔案資料的基礎設施，使檔案管理工作能夠更加符合信息化社會的發展要求，提高事業單位的檔案管理效率。

參考文獻：

[1]于芳.新時期檔案管理信息化對策探討[J].現代商貿工業，2013，（05）.

[2]王璠.關于新時期事業單位檔案管理創新思路的思考[J].改革與開放，2015，（05）.

（作者單位：吉林省四平市鐵西區環衛處）endprint