中職學校檔案管理工作存在的問題研究

趙吉鵬

摘要：中職學校檔案是各大中職學校在教學、教研、科研、管理和其他方面的學校活動中具有一定價值和保存意義的工作記錄。中職學校檔案也屬于檔案的一種，但它又是特殊的一種。中職學校檔案管理工作關系到學校、全體師生的利益，是學校中的重要工作之一。本文主要地分析了中職學校檔案管理工作存在的問題并給出了一些改進的建議。

關鍵詞：中職學校 檔案管理 管理工作方法

如今的階段，國家不斷加大、加深對教育的改革，對職業教育的改革是其中的重點之一，在中職學校教育改革的過程中，中職學校檔案管理工作成為備受關注的一個特別對象。社會在不停發展，時代在不斷進步，中職學校對檔案管理工作的要求自然要變高，要跟得上時代的步伐。中職學校檔案管理工作能否做好直接決定了中職學校的檔案是否可以被很好地開發利用、是否能很好地服務師生，但是，國內的中職學校檔案管理工作現狀不容樂觀，存在或大或小的問題，為了更好地解決這些問題，下文做出了一些對現狀的分析和工作建議。

一、對現狀的分析

（一）對檔案的不重視

目前，大多數的學校檔案工作人員還是對檔案的重要性質把握不清楚，他們認為檔案只是很普通的、可以記流水賬的本子，最重要的還是實際的工作。首先就是因為對檔案知識了解的不夠、不過關，然后他們對檔案工作逐漸產生了怠慢的心理，工作人員對檔案的管理能力逐漸退化，會經常出現大大小小的問題。如：相關資料的圖表不完整、許多資料上的術語偏向套路化，極大地降低了可信度等。從上級的角度來看，檔案工作只是作為一項基礎管理工作，不能直接帶來經濟上的效益，領導自然不會去重視，再加上學校工作本來就繁雜，這項基礎工作也自然地在領導和工作人員的眼前“消失”。

（二）工作人員的整體素質不夠高

當前，做中職學校檔案管理工作的工作人員有的是學習臨時分配的，有的是做兼職的，有的是別的學校派來交流工作的。總之，他們的整體素質不夠高，這就解釋了為什么他們工作態度不端正等問題。按正常的標準來看，中職學校的檔案管理工作人員必須有一定的文化水平和最基本的政治素養，必須具備檔案管理的工作能力。然而，上述的中職學校檔案管理工作人員大多都達不到這樣的標準，甚至有些管理人員完全缺乏對檔案的收集、保管和利用意識，純粹在“混”工作，白領工資，態度惡劣。

（三）缺乏相關的管理制度

由于種種原因，大多數的中職學校仍然沒有建立相關的檔案管理制度。要知道，制度是工作的依據，沒有檔案管理制度和相關條例，檔案管理工作不可能很好地進行下去。沒有對檔案的保管做出要求，可能會造成檔案損壞和遺失等后果。

（四）檔案管理的信息化水平低

大多中職學校檔案管理的信息化水平低，主要原因是資金不充足，硬件設施跟不上。硬件設施跟不上，就沒辦法建立相對完善的管理系統，沒有完善的信息管理系統，就沒辦法提高檔案管理的的工作效率，中職學校的檔案管理工作的質量也就變低了。

二、相關建議

（一）提高工作人員的素質

提高工作人員的素質要從提高他們的認識開始，可以通過定期的宣傳、鼓勵式的教育手段和一定的獎懲制度來先解決燃眉之急，然后再通過更深層次的教育管理從根本上提高他們的素質，達到讓他們能自覺根據《檔案人員職業道德》來規范自身行為的目的。

（二）建立相關的檔案管理制度

建立相關的檔案管理制度的重要性已不用再提。如果有一個專門的管理機構，建立相關的檔案管理制度會變得輕松很多。學校里應該以各級為單位，成立一個專門的檔案管理事務處理中心，從每一個辦公室里都要抽調檔案負責員，專門監察檔案管理工作，并建立工作效績考評機制，設立成條例的考評指標，制定相應的獎懲措施，促使檔案管理工作做得更好。

（三）督促工作人員加強對資料的整合力度

學校應該督促工作人員對資料的整合力度。工作人員在將文件資料收集完成后，應該第一時間按文件資料的類別、時間來分類，分類的時候可以進行標記、貼上檔案號，然后再載入檔案管理系統（有了相對完善的管理系統之后），方便查找工作。另外，對不同類型的文件資料，應該有不同的處理方式，避免混淆。對學生資料的處理，要有勤快的習慣；對教職人員資料的處理，要有專門的檔案負責員負責。

（四）加強硬件設施的建設

要加強檔案室硬件的建設，學習方面應該引起領導足夠的重視，獲得相應的資金。解決資金問題后，就可以開展相應的工作了。在專門的檔案工作室里，應該引進先進的檔案管理設備、檔案防御設備，從而讓檔案管理工作變得安全、高效。

三、結語

在中職學校檔案管理的工作問題的解決上，由于種種原因，國內多數中職學校都做得不夠理想。國內中職學校檔案管理工作的現狀大致可以分為上下級對檔案的不重視、工作人員的整體素質不夠高、缺乏相關的管理制度和檔案管理的信息化水平低四種類型。只有對癥下藥，才能從根本上解決問題。國內中職學校檔案管理的工作的進步雖然有目共睹，但還遠遠不夠。

參考文獻：

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（作者單位：甘肅省甘南藏族自治州師范學校）endprint