水文工程檔案管理工作存在問題及對策

劉海婧 郭瑞娟 張曉影

近些年來，國家針對水利（水文）工作發展相繼出臺了一系列政策法規，根據政策法規要求，水利（水文）工作須進一步完善防洪非工程措施；水利（水文）工作須進一步加強水文測站基礎設施建設；水利（水文）工作須進一步密切監控河流汛情及提高水文監測和預報精度。為貫徹落實相關文件精神，水利部、江蘇省水利廳下達了水文工程建設任務，國家發改委、江蘇省發改委批復了工程建設經費，水文基礎設施建設突飛猛進。淮河入江水道整治工程江蘇省境內工程、江蘇省中小河流水文監測系統（2011年度）土建及附屬設施工程、江蘇省中小河流水文監測系統（2012-2013）土建及附屬設施工程、江蘇省水文基本站達標建設工程和揚州城市水文站點建設項目等大中型項目陸續開工建設。

然而，在水文基礎設施建設速度不斷加快的同時，由于受水文工程一般投資小、環節多、周期長等諸多因素的限制，水文工程檔案仍多存在完整性、準確性、系統性欠缺等問題，不能及時跟上水文現代化的步伐。針對以上存在問題，筆者通過調查研究，結合日常工作經驗，提出一些改進意見與措施。

一、水文工程檔案管理工作存在的主要問題

1.重視程度不高

部分水文建設項目的參建單位存在“重工程建設輕檔案管理”思想，對管理水文工程檔案重視度嚴重不足。施工單位存在頻繁更換項目負責人或將項目分包給外單位的現象，以致在項目檔案移交時出現一些失誤，如項目名稱前后不一致、缺少簽字和蓋章、部分檔案材料遺失漏項等，給歸檔工作帶來了較大困難。建設單位需監管工程進度和質量，同時需協調各參建單位之間關系、處理地方矛盾，因此往往顧不上在重要時間節點對相關檔案文件進行收集，但為了順利完工驗收，不得不在工程驗收前投入大量精力突擊補充相關文件檔案。這樣一來，工程檔案質量就很難得到保障。水文工程投資小、監理費用較少，監理單位將其自身任務大幅度簡化，不能較好地把握施工資料及監理資料的整理和歸檔工作。

2.檔案管理體制和制度不健全

部分建設單位尚未建立有效的水文工程檔案管理制度，工程檔案管理部門責任不明確，對工程檔案業務指導意識與責任不強，日常工作中存在推諉扯皮。主要表現在以下兩個方面：一是水文工程檔案尚未配備專職檔案員，沒有實行專人負責制；二是檔案管理人員不深入工地，對工程的各個節點、隱蔽工程不甚了解，易造成檔案材料的缺失。制度及管理的缺乏，是造成工程檔案管理不到位的主要原因。

此外，缺乏配套考核激勵制度也是工程檔案管理不善的重要原因。因檔案工作未列入個人績效考核，無硬性的獎懲措施，不會影響個人考核結果和工資獎金，故有相當一部分檔案人員認為檔案工作質量好差無關緊要，對工程檔案管理工作重視度嚴重不足，造成目前水文工程檔案質量較低。

3.檔案管理員專業素質較低，不具備與工作相匹配的檔案管理知識

水文工程檔案收集和歸檔工作專業性和技術性較強，沒有專業的檔案管理知識，高效的檔案管理就無從談起。筆者在工作中發現，較大數量的建設單位沒有配備專職工程檔案管理人員，工程檔案交由辦公室文書檔案員或基建管理部門職工兼職管理。由于從業人員缺乏工程檔案專業知識，未取得檔案人員上崗證書，不熟悉、不知曉檔案管理的相關法律、法規等，導致在開展檔案歸檔工作時易出現歸檔不齊、案卷質量差、不規范等一系列問題，嚴重影響了工作質量。檔案管理人員專業素質不高，是造成工程檔案管理水平較差的根本原因。

二、提高水文工程檔案管理水平的幾項措施

1.提升各參建單位及相關工作人員對工程檔案管理重視程度

工程檔案是指在建設管理工作（包括從項目籌劃到工程竣工驗收各環節）中直接形成的、對國家和社會有保存價值的各種文字、圖紙、圖表、聲像等不同形式與載體的各種歷史記錄，是對工程項目進行稽查、審計、監督、管理、驗收及運行、維護、改造等的重要依據。其重要性不言而喻，工程各參建單位都應給予充分認識和高度重視。

（1）切實提高各參建單位的重視水平

檔案管理是工程建設管理不可或缺的組成部分，是工程建設者不能推卸的職責。各參建單位在注重工程建設和監管時，也應注意檔案工作與工程施工同時開始、同時進行，在抓好工程建設質量的同時及時做好工程檔案整理工作。

（2）切實提高工程全過程參與人員的認識

水文工程建設各參建單位應明確本單位工程檔案職能部門以及具體人員的歸檔責任，及時跟進水文工程檔案收集、整理、歸檔和保管；對于需向項目法人單位移交的歸檔文件材料，在完成收集、整理、審核工作后，應及時提交給項目法人。

（3）大力提升檔案管理員的認識水平

為了有效保證水文工程檔案的完整性、準確性和系統性，檔案管理人員須熟悉水文工程建設進度和各階段工作安排，熟悉并了解每一階段工作中需要形成的檔案資料目錄以及工程的節點和隱蔽工程，對每種資料的內容、數量做到心中有數，在關鍵時間節點主動同各參建單位溝通，搜集相關檔案材料，以便于在日后的生產、運行、維修、改擴建工作中能夠提供可靠的憑證和詳實的數據資料。

2.建立健全工程檔案管理與考核制度

（1）以工程檔案管理制度為依據，嚴格執行檔案工作規范化管理。明確檔案管理責任部門與負責人，每個工程檔案管理人員由負責人具體指派；要求檔案管理人員全程參與工程建設，定期下工地了解項目進展；工程檔案的收集、整理、保管等各個環節都要按照統一的程序和科學的方法進行，做到檔案管理與工程建設同步，實現全過程管理。

（2）加強對檔案管理的考核，將其納入月度、季度、年度考核之中。檔案管理不僅要納入領導的目標責任考核，更要具體落實到有關人員的職責中，落實年終檔案工作總結制度。對不按規定執行的部門或個人，依據單位工程檔案管理制度，嚴肅追究有關責任人責任，并加以整改。推行檔案工作責任制管理，可以極大程度地激發檔案管理人員的責任意識。

3.提高檔案管理人員的職業責任感和檔案管理專業技能

檔案管理人員作為工程檔案整理的執行者，其業務素質、工作能力和工作責任心等因素直接影響工程檔案保存管理的完整、準確和系統程度。因此，加強對檔案從業人員的教育與培訓，全面提升其綜合素質，提高其實際工作中解決問題的能力非常必要。

（1）倡導愛崗敬業，加強職業道德教育

樹立典型，學習先進。選用水文系統內外先進人物典型事跡，教育引導檔案管理人員從先進典型中得到激勵，培育其愛崗敬業、樂于奉獻的優良品德。

多措并舉，有效提升。開設宣傳專欄，開展檔案管理征文、演講比賽、檔案管理知識競賽等各種形式，大力宣傳檔案管理知識和檔案管理重要性，鼓勵職工以重視檔案管理為榮，加強專業素養。

（2）加強檔案管理相關知識的學習

開展水文工程施工基礎知識的學習。只有全面學習掌握水文工程施工各個環節的知識，才能有針對性地搜集整理檔案材料，從而保證工程檔案管理高質量開展。

加強檔案專業知識的培訓學習。檔案專業知識包括紙質檔案的整理、檔案法律法規制度、工程檔案整理流程、檔案格式樣式及檔案管理軟件操作等內容。檔案管理人員應通過外出參觀、學習交流等形式參加相關檔案管理培訓與工作交流，日常工作中重視對檔案工作進行檢查和評估，提高自身專業理論知識和素養。

三、結論

隨著國家對水文基礎設施建設投入力度的逐年加大，全社會對水文行業的關注程度越來越高，水文工程檔案的重要性日益凸顯。針對水文工程檔案管理工作中存在的不足之處，相關單位應提高認識與重視程度，大力加強檔案管理工作教育與培訓，在此基礎上應進一步健全和完善相關管理與考核體系，使水文工程檔案管理水平邁上一個新臺階