提升檔案利用管理策略

摘 要：檔案是人類社會活動的歷史記錄，記載著無數(shù)的成功經(jīng)驗和失敗教訓(xùn)，而檔案利用就是實現(xiàn)其價值的基本手段，所以如何借助檔案利用和服務(wù)活動，最大限度發(fā)揮檔案的價值，成為了現(xiàn)在檔案管理人員需要認(rèn)真考慮解決的問題。因此，本文對目前檔案利用中的特點和遇到的問題進(jìn)行了分析，并結(jié)合當(dāng)前時代的特色，制定提升利用效率的新策略。

關(guān)鍵詞：檔案；利用；管理；策略

檔案是人類社會活動的歷史記錄，記載著無數(shù)的成功經(jīng)驗和失敗教訓(xùn)，而檔案利用就是實現(xiàn)其價值的基本手段，所以如何借助檔案利用和服務(wù)活動，最大限度發(fā)揮檔案的價值，成為了現(xiàn)在檔案管理人員需要認(rèn)真考慮解決的問題。因此，本文對目前檔案利用中的特點和遇到的問題進(jìn)行了分析，并結(jié)合當(dāng)前時代的特色，制定提升利用效率的新策略。

1 檔案利用的內(nèi)涵及意義

檔案利用是指檔案機(jī)構(gòu)依托所保管的檔案，采取一定的方式向檔案利用者提供檔案及其信息、滿足利用者的不同需求，為社會各項事業(yè)服務(wù)[1]。檔案利用是檔案管理的重要環(huán)節(jié)之一，其重要意義主要表現(xiàn)在三個方面：首先，對于檔案本身來說，檔案利用是實現(xiàn)其價值或者說發(fā)揮其作用的基本手段。其次，對于檔案用戶和社會大眾來說，檔案利用是滿足其廣泛利用需求的基本途徑。最后，對于檔案機(jī)構(gòu)來說，檔案利用是自身工作的最終目的，是自身存在價值的重要證明，也是塑造自身社會形象的最佳手段[2]。

2 檔案利用管理現(xiàn)狀和存在的問題

在現(xiàn)階段，大多數(shù)檔案管理人員還是被傳統(tǒng)思維模式因素限制，上級領(lǐng)導(dǎo)也不給予重視，投入的經(jīng)費遠(yuǎn)遠(yuǎn)不足，使得檔案數(shù)字化建設(shè)的遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于時代的步伐。因此，在檔案利用管理過程中，就暴露了不少的問題，具體表現(xiàn)為以下三個方面：

2.1 檔案管理隊伍素質(zhì)和意識不到位

在檔案管理中任職的管理人員，很多都是跨行業(yè)，半路出家而來的，很多管理人員沒經(jīng)過系統(tǒng)專業(yè)培訓(xùn)就上崗。如今，檔案信息與廣大人民群眾的關(guān)系越來越密切，檔案資料調(diào)用會越來越頻繁，由于管理人員工作業(yè)務(wù)不熟練，這樣就會導(dǎo)致工作效率和工作質(zhì)量大大降低。一些檔案館上級管理部門和一線的檔案工作者對檔案自身的文化使命認(rèn)識不夠充分，對于檔案事業(yè)缺乏足夠的理解信任，對于檔案文化價值認(rèn)識不足，惰性對待自已的文化職責(zé)，采取回避和得過且過的態(tài)度對待工作。檔案館努力摸索獲得的寶貴經(jīng)驗也沒有得到認(rèn)真的總結(jié)并廣泛推廣[3]。

2.2 重保管、輕利用，檔案的價值沒有得到充分發(fā)揮

不少檔案管理工作者一直存在重保管輕利用思想，覺得安全保管好檔案才是自已的主要職責(zé)，沒有真正認(rèn)識到建檔管檔的根本目的是在用檔，這樣會使得很多有價值的檔案被束之高閣，有價值的檔案資源無法及時的充分利用。對外宣傳服務(wù)的重視不夠，有效的信息化服務(wù)平臺尚未搭建完整或還僅僅只是一個框架結(jié)構(gòu)，這樣無形中使檔案工作與社會隔離開來，由于開放程度不高，利用手續(xù)煩瑣，導(dǎo)致公眾的檔案利用認(rèn)知和熱情度較低[4]。社會對于檔案文化價值缺乏認(rèn)識，多數(shù)公眾不清楚檔案館的文化性質(zhì)，不了解自已的檔案權(quán)益，不熟悉如何從檔案部門中獲得文化服務(wù)。

2.3 檔案利用管理手段落

當(dāng)前還有不少檔案館仍采用紙質(zhì)案卷為主，即便引進(jìn)了檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)，也僅僅能對檔案目錄進(jìn)行檢索，檔案資料的查詢?nèi)匀恍枰獧n案人員從檔案庫中人工查找。各部門各單位的信息化管理系統(tǒng)都是各自獨立的，不能與檔案管理系統(tǒng)互為兼容，致使他們之間不能相互查閱數(shù)據(jù)信息資料，這種弊端會嚴(yán)重阻礙了檔案管理建設(shè)，也會不利于檔案信息資源的共享利用。

3 加強(qiáng)檔案利用管理的對策

3.1 樹立“以人為本”觀念

在大數(shù)據(jù)時代，對檔案從業(yè)人員的職業(yè)素質(zhì)提出了更高的要求，檔案管理人員不僅掌握現(xiàn)代新技術(shù)新技能，還應(yīng)具有現(xiàn)代服務(wù)意識。檔案管理工作者必須掌握現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，熟練運用計算機(jī)以及現(xiàn)代辦公設(shè)備來進(jìn)行電子文件的制作、使用、立卷歸檔和維護(hù)，才能勝任新時代檔案管理工作。檔案部門應(yīng)設(shè)置人才培養(yǎng)專項資金，保證每位檔案從業(yè)人員都有參加培訓(xùn)和外出交流學(xué)習(xí)的機(jī)會[5]，構(gòu)建一套完整的繼續(xù)教育機(jī)制，對檔案工作者分層次分專業(yè)進(jìn)行基礎(chǔ)知識培訓(xùn)及檔案專業(yè)知識培訓(xùn)，建設(shè)一支業(yè)務(wù)精通、作風(fēng)過硬、服務(wù)優(yōu)質(zhì)的檔案管理隊伍。

3.2 樹立文化服務(wù)觀念

檔案文化價值作為社會主義核心價值體系中的重要一員，時代要求我們必須把檔案文化價值觀念融入檔案工作方方面面，滲透到檔案文化資源保護(hù)、開發(fā)、利用、產(chǎn)業(yè)性轉(zhuǎn)化等各個組成部分中。檔案事業(yè)的一切建設(shè)與運行用的都是納稅人的稅款，所以滿足社會公眾的直接文化需求，是檔案館最主要服對象和服務(wù)方式[6]。貼近實際、貼近生活、貼近群眾，是有效實現(xiàn)檔案利用館服務(wù)職能的唯一辦法，比如，云南省檔案信息網(wǎng)站開辟“云南記憶”、四川省檔案局網(wǎng)站“天府文化”、廣東省檔案信息網(wǎng)“南粵春秋”等網(wǎng)上文化綜合平臺，他們的成功經(jīng)驗，向我們展示了檔案館網(wǎng)站所蘊含的無限潛力。各檔案館應(yīng)根據(jù)自已地方或單位的風(fēng)俗人情，人物歷史，推行出有自已特色的檔案館相關(guān)網(wǎng)站，在人們在空閑時上網(wǎng)站隨時一目了然了解歷史、人物、地方志、網(wǎng)上展覽館或博物館等，讓檔案走進(jìn)普通老百姓的生活中，記憶中。

3.3 樹立創(chuàng)新觀念

隨著互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境已融入現(xiàn)實社會的各個層面，以及逐漸成熟的大數(shù)據(jù)環(huán)境，這些都成為檔案工作電子化、網(wǎng)絡(luò)化、自動化的基礎(chǔ)條

件[7]。首先，檔案館在提供利用和手段上引入高科技技術(shù)，提高服務(wù)效率和質(zhì)量。比如借助計算機(jī)提供各種途徑的檢索服務(wù)； 用電話、傳真和電子郵件滿足用戶的咨詢要求[8]；設(shè)置觸屏向用戶展示檔案館的機(jī)構(gòu)設(shè)置和館藏等內(nèi)容。其次，開展豐富多樣的利用形式。在館內(nèi)設(shè)立環(huán)境舒適的閱覽室、配備各種設(shè)施方便用戶閱覽、咨詢和檢索；定期編制和出版各種檢索工具，方便用戶迅速而準(zhǔn)確地查詢檔案；提供各種復(fù)制服務(wù)；在館內(nèi)設(shè)陳列室、介紹館藏和接待用戶參觀；在館內(nèi)外舉辦檔案展覽、報告會或座談會、增強(qiáng)社會檔案意識；還可定期組織學(xué)生到檔案館上歷史課，從學(xué)生時代抓社會檔案意識，普及檔案文化資源的重要性。

綜上所述，隨著文化建設(shè)的高潮到來，檔案館也應(yīng)與時俱進(jìn)，加快腳步進(jìn)行創(chuàng)新與改革，對檔案文化價值加以最大限度利用，讓檔案館在社會文化領(lǐng)域做出自已應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)

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[8]果越.我國公共檔案館建設(shè)對策探討[J].蘭臺世界，2010（10月下），8-9.

作者簡介

蔣碧蓉（1973-），女，漢族，湖南省耒陽市，經(jīng)濟(jì)師，本科，研究方向：綜合檔案管理。