大數(shù)據(jù)環(huán)境下的人事檔案管理探討

摘 要：人事檔案智慧管理指人事檔案信息化管理基礎(chǔ)上，通過(guò)大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)人事檔案實(shí)行檔案自動(dòng)監(jiān)控管理。當(dāng)前一些企業(yè)人事檔案管理處于人工管理模式，存在管理方式落后，檔案利用率低等問(wèn)題，大數(shù)據(jù)通過(guò)對(duì)數(shù)量巨大的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行分析管理，有效解決人工管理模式中存在在不足問(wèn)題。提高人事檔案管理工作效率水平。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)技術(shù)；人事管理；檔案管理

人事檔案指組織人事部門(mén)在培養(yǎng)選拔人才等工作中形成的文件等材料，記載員工的個(gè)人學(xué)習(xí)工作經(jīng)歷，政治面貌，道德品質(zhì)，業(yè)務(wù)能力等內(nèi)容。是企業(yè)公平公正選用人才的重要基礎(chǔ)依據(jù)。市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展使得人事檔案管理出現(xiàn)了一些新情況，對(duì)人事檔案管理工作提出了新要求。90年代我國(guó)開(kāi)始進(jìn)行人事檔案信息化管理研究，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，人事檔案管理的利用逐漸發(fā)展至對(duì)檔案信息的挖掘分析。當(dāng)前一些企業(yè)的人事檔案管理模式中在檔案利用，信息管理等方面存在很多不足。大數(shù)據(jù)技術(shù)的出現(xiàn)應(yīng)用為人事檔案管理帶來(lái)了全新的思路，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行人事檔案管理，可有效提高人事檔案管理的效率水平。

1 人事檔案管理改革的重要性

我國(guó)對(duì)人事檔案管理信息化相關(guān)研究起步較早，大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)實(shí)現(xiàn)了智慧檔案管理。目前我國(guó)大數(shù)據(jù)技術(shù)發(fā)展尚處于初級(jí)階段，企業(yè)人事檔案智慧化建設(shè)相對(duì)滯后，大數(shù)據(jù)環(huán)境下的人事檔案管理工作有待加強(qiáng)提高。

大數(shù)據(jù)指超大復(fù)雜的數(shù)據(jù)集合，大數(shù)據(jù)的處理包括對(duì)數(shù)據(jù)的獲取處理及管理，對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行深度分析挖掘。大數(shù)據(jù)處理采用的關(guān)鍵技術(shù)主要包括云計(jì)算技術(shù)，分布式數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)。隨著人們生活水平的提高，網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用逐漸深入廣泛融入到人們的日常生活。2012年以來(lái)，大數(shù)據(jù)一詞被頻繁提及。大數(shù)據(jù)開(kāi)始全面滲透到社會(huì)各領(lǐng)域。對(duì)時(shí)代發(fā)展產(chǎn)生了深遠(yuǎn)意義。

80年代開(kāi)始，我國(guó)人事檔案管理逐步進(jìn)入規(guī)范化階段，企業(yè)人事檔案管理形成了較完善的管理體制。人事檔案管理部門(mén)是管理人事檔案的唯一機(jī)構(gòu)，人事部門(mén)應(yīng)建立與管理級(jí)別對(duì)應(yīng)的人事檔案管理處。

當(dāng)前我國(guó)企業(yè)人事檔案管理方式多為傳統(tǒng)的人工管理模式，管理檔案數(shù)量較多的單位有專門(mén)的人事檔案管理庫(kù)房。檔案管理人員要負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房日常管理及人事檔案管理相關(guān)工作。相應(yīng)人事檔案管理部門(mén)管理工作繁多，管理人員日常工作量較大，對(duì)檔案材料的裝訂，整理需耗費(fèi)大量時(shí)間[1]。

人事檔案管理最重要的作用是為管理工作提供相關(guān)服務(wù)，對(duì)人事檔案的查閱只針對(duì)相關(guān)部門(mén)，相應(yīng)管理部門(mén)可按查閱檔案相關(guān)規(guī)定查閱人事檔案，查閱人員不得復(fù)印拍照檔案信息。人事檔案利用方式為被動(dòng)等待查閱，不能有效發(fā)揮人事方案的更大價(jià)值。

人事檔案信息化指利用計(jì)算機(jī)等硬件設(shè)備及管理軟件對(duì)人事檔案相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行管理，90年代，我國(guó)積極倡導(dǎo)大力推進(jìn)人事檔案信息化建設(shè)工作，我國(guó)人事檔案信息化建設(shè)逐步推進(jìn)。但當(dāng)前我國(guó)很多企業(yè)人事檔案信息化建設(shè)仍處于無(wú)序狀態(tài)，對(duì)人事檔案信息化管理處于初步探索階段。

部分單位雖在人事檔案的目錄錄入實(shí)現(xiàn)了計(jì)算機(jī)操作，但并未實(shí)現(xiàn)人事檔案的數(shù)字化管理。人事檔案信息化程度不高，一些單位在管理人事檔案工作中僅對(duì)部分個(gè)人信息進(jìn)行錄入，人事檔案信息化水平較為落后。隨著科技的進(jìn)步與檔案管理的需要，智慧化管理成為人事檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)。

2 大數(shù)據(jù)環(huán)境下人事檔案管理的智慧化

2.1 建立人事檔案大數(shù)據(jù)系統(tǒng)

隨著科技的進(jìn)步發(fā)展，信息數(shù)據(jù)呈爆炸式增長(zhǎng)。人事數(shù)字檔案的建立使檔案數(shù)據(jù)內(nèi)容形式產(chǎn)生很大變化。要運(yùn)用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對(duì)人事檔案實(shí)體及庫(kù)房智慧感知網(wǎng)絡(luò)，創(chuàng)建存儲(chǔ)人事檔案相關(guān)數(shù)據(jù)的云計(jì)算存儲(chǔ)平臺(tái)，提供人事檔案智慧化管理系統(tǒng)進(jìn)行利用分析。

云計(jì)算從服務(wù)范圍上可分為共有云，私有云與混合云。人事檔案具有涉密性，不能將檔案信息放在公共網(wǎng)絡(luò)中，私有云是最適合人事檔案管理的云計(jì)算模式。物聯(lián)網(wǎng)是以互聯(lián)網(wǎng)為核心雞翅，將其用戶端拓展到物品間，使物品間進(jìn)行信息通信。認(rèn)識(shí)檔案物聯(lián)網(wǎng)能實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案實(shí)體與庫(kù)房進(jìn)行智慧化管理的功能，應(yīng)在感知層進(jìn)行設(shè)計(jì)，實(shí)現(xiàn)檔案與其位置自動(dòng)配置，管理人員能及時(shí)發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)異常及時(shí)處理。感知層收集到信息后傳遞到網(wǎng)絡(luò)層的數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行處理，在應(yīng)用層按用戶需求實(shí)現(xiàn)用戶需要。

對(duì)人事檔案實(shí)體庫(kù)房的管理能通過(guò)接受私有云儲(chǔ)存平臺(tái)傳輸?shù)奈锫?lián)網(wǎng)數(shù)據(jù)定位跟蹤人事檔案。實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案數(shù)量動(dòng)態(tài)管理，如人事檔案發(fā)生變動(dòng)系統(tǒng)自動(dòng)提醒，方便管檔人員進(jìn)行管理。

通過(guò)人事檔案智慧化管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)檔案管理涉及的軟件及相關(guān)數(shù)據(jù)信息智慧化管理。檔案RFID標(biāo)簽的使用可使管檔人員隨時(shí)掌握在冊(cè)的數(shù)量及變動(dòng)情況。減少了很多不必要重復(fù)的勞動(dòng)[2]。對(duì)人事數(shù)字檔案及其相關(guān)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行智慧化管理，系統(tǒng)對(duì)數(shù)據(jù)檔案進(jìn)行自動(dòng)識(shí)別。有新人事檔案加入需變更檔案管理權(quán)限時(shí)，系統(tǒng)對(duì)名冊(cè)自動(dòng)添減，保證現(xiàn)有名冊(cè)內(nèi)容與人事檔案對(duì)應(yīng)。

2.2 優(yōu)化管理方式

制作數(shù)字檔案是實(shí)現(xiàn)人事檔案智慧化管理的首步，首先要對(duì)紙質(zhì)檔案材料進(jìn)行嚴(yán)格甄別，存疑材料應(yīng)經(jīng)過(guò)調(diào)查核實(shí)驗(yàn)證后方可入檔。對(duì)人事檔案相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行管理包括對(duì)人事數(shù)據(jù)檔案管理及對(duì)個(gè)人信息管理，對(duì)人事數(shù)字檔案管理為保障人事數(shù)字檔案的真實(shí)性，人事檔案智慧化管理系統(tǒng)能對(duì)掃描生成數(shù)字檔案圖片形成統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。人事數(shù)字檔案生成后，系統(tǒng)自動(dòng)辨別不能識(shí)別的圖片，保障數(shù)字檔案與紙質(zhì)檔案真實(shí)一致。

人事檔案智慧化管理系統(tǒng)中信息共享的問(wèn)題要確定信息共享范圍，人事檔案管理目的是為管理工作服務(wù)，首先應(yīng)確定人事檔案管理部門(mén)與人事管理部門(mén)間數(shù)據(jù)信息共享。對(duì)不同涉密級(jí)別的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行分級(jí)管理。人事檔案管理部門(mén)間數(shù)據(jù)共享要根據(jù)管理權(quán)限確定。

通過(guò)使用人事檔案智慧化管理系統(tǒng)，同級(jí)人事檔案管理部門(mén)與人事管理部門(mén)進(jìn)行數(shù)據(jù)信息共享，人事管理部門(mén)根據(jù)單位填表人事信息生成人員名冊(cè)與人事檔案管理部門(mén)人事名冊(cè)共享。保證兩部門(mén)人事信息準(zhǔn)確無(wú)誤。

2.3 提高信息化水平

人事檔案智慧化管理系統(tǒng)在私有云存儲(chǔ)平臺(tái)上的數(shù)據(jù)量龐大，必須嚴(yán)格把關(guān)數(shù)據(jù)相關(guān)的每道程序。確保信息數(shù)據(jù)真實(shí)安全。將檔案材料以卷為單位存儲(chǔ)在人事檔案管理私有云存儲(chǔ)平臺(tái)。防止惡意篡改數(shù)字檔案。對(duì)查閱權(quán)限進(jìn)行明確區(qū)分設(shè)置，防止人事檔案相關(guān)數(shù)據(jù)偽造。

3 結(jié)語(yǔ)

大數(shù)據(jù)的特點(diǎn)是從巨大的數(shù)據(jù)信息中找到有價(jià)值的數(shù)據(jù)，對(duì)其進(jìn)行分析得出有價(jià)值的結(jié)論。大數(shù)據(jù)環(huán)境下研究人事檔案管理，對(duì)改變?nèi)耸聶n案管理現(xiàn)行管理系統(tǒng)落后，信息化水平落后等方面具有積極意義。本文從理論層面研究了大數(shù)據(jù)環(huán)境下企業(yè)人事檔案管理的改進(jìn)方法，得出利用大數(shù)據(jù)環(huán)境下實(shí)現(xiàn)人事檔案管理智慧化的結(jié)論。通過(guò)大數(shù)據(jù)相關(guān)技術(shù)與人事檔案管理相結(jié)合，建立人事檔案管理智慧化系統(tǒng)理論框架，使得人事檔案智慧化管理系統(tǒng)對(duì)人事檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行分析共享。提高人事檔案管理效率與檔案利用率。

參考文獻(xiàn)

[1]王玉.大數(shù)據(jù)背景下高校人事檔案管理的思考[J].山西檔案，2015（04）：96-98.

[2]李小晨.大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的檔案管理探討[J].云南檔案，2013（06）：48-50.

作者簡(jiǎn)介

肖欽欽（1973-），女，漢族，長(zhǎng)沙市望城區(qū)人，衡陽(yáng)市不動(dòng)產(chǎn)登記中心，房地產(chǎn)經(jīng)濟(jì)師（現(xiàn)有），本科。