新時(shí)期對(duì)醫(yī)院綜合檔案管理工作優(yōu)化的思考

程曉琳

摘 要：檔案管理是各類(lèi)單位或個(gè)人歷史記錄式的文件管理，在城市、單位或個(gè)人的發(fā)展中均起到重要作用，對(duì)醫(yī)院來(lái)說(shuō)也不例外。醫(yī)院綜合檔案囊括了醫(yī)院各方面的信息，如黨群管理、醫(yī)院建設(shè)、醫(yī)療活動(dòng)、藥品器械管理等，是醫(yī)院發(fā)展過(guò)程的歷史見(jiàn)證，為醫(yī)院各項(xiàng)重大決策提供了依據(jù)。因此，如何做好醫(yī)院綜合檔案管理，提高檔案的提取、利用效率，增強(qiáng)檔案管理的專業(yè)性和服務(wù)的高效性，是醫(yī)院檔案管理部門(mén)需不斷探索的課題。本文即從檔案管理的現(xiàn)狀談起，分析其中存在的各種問(wèn)題，并試圖探討可行的對(duì)策，以期為實(shí)際工作提供必要的理論依據(jù)。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期；醫(yī)院綜合檔案管理；優(yōu)化

作為醫(yī)院歷史文化的沉積與醫(yī)院發(fā)展運(yùn)作的如實(shí)記錄，綜合檔案包括書(shū)面文字、照片、圖表、錄像等各種材料，在醫(yī)院的發(fā)展中起到重要作用，為醫(yī)院的發(fā)展道路提供了可靠的理論與事實(shí)依據(jù)，也對(duì)醫(yī)院未來(lái)發(fā)展規(guī)劃的制定有著不可或缺的意義。目前，正處于社會(huì)轉(zhuǎn)型的新時(shí)期，新醫(yī)改政策的不斷深入，對(duì)醫(yī)院的檔案管理不斷提出了新要求。但在實(shí)際工作中，醫(yī)院綜合檔案管理仍存在不少問(wèn)題。

1 醫(yī)院檔案管理問(wèn)題

1.1 醫(yī)院對(duì)檔案管理工作欠重視

不少醫(yī)院的管理層在醫(yī)院建設(shè)及各項(xiàng)事務(wù)中，主要重心放在可以明顯創(chuàng)收或提高醫(yī)院知名度的項(xiàng)目上，比如臨床業(yè)務(wù)的管理、新技術(shù)新項(xiàng)目的開(kāi)展等，對(duì)檔案管理工作缺乏足夠的重視，認(rèn)為該項(xiàng)工作并不能給醫(yī)院帶來(lái)直接利益，在資金、人員投入上均較缺乏，對(duì)檔案管理工作內(nèi)容、時(shí)效性等方面也缺乏必要的認(rèn)知。醫(yī)院管理層面的忽視，導(dǎo)致許多檔案資料未能及時(shí)整理、歸檔，檔案管理工作效率低下，甚至?xí)霈F(xiàn)檔案資料泄露、缺失等問(wèn)題。同時(shí)，檔案管理部門(mén)的各項(xiàng)設(shè)施較為落后，也會(huì)影響到該項(xiàng)工作的效率。

1.2 檔案管理制度欠完善

多數(shù)醫(yī)院在各醫(yī)療職能部門(mén)、管理部門(mén)均有明確的規(guī)章制度，卻唯獨(dú)在檔案管理上缺乏明確的管理方案和手段，導(dǎo)致該項(xiàng)管理工作的混亂。同時(shí)，在檔案資料收集上缺乏一定的標(biāo)準(zhǔn)，許多管理人員并不清楚哪些資料需要收集，哪些不需要，也導(dǎo)致了許多應(yīng)納入管理范圍的資料未能被及時(shí)收集、整理、歸檔，影響了醫(yī)院綜合檔案保存的完整性。而且，不少醫(yī)院在檔案目錄編排時(shí)也沒(méi)有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，檔案管理部門(mén)人員在發(fā)生職位變動(dòng)時(shí)，也沒(méi)有做好清楚、完整的工作移交，都給檔案的查找、保存等帶來(lái)了難度。

1.3 管理人員專業(yè)素質(zhì)欠缺

檔案管理部門(mén)往往缺乏有足夠?qū)I(yè)素質(zhì)的管理人員，大多學(xué)歷偏低，對(duì)其專業(yè)要求、工作內(nèi)容及重要性認(rèn)識(shí)普遍不足，缺乏足夠的工作經(jīng)驗(yàn)及先進(jìn)的管理辦法，難以達(dá)到檔案管理工作需求。除了專業(yè)技術(shù)上的欠缺外，不少管理人員還沒(méi)有充足的責(zé)任心，思想觀念松散，工作效率低，服務(wù)態(tài)度差，總體素質(zhì)偏低。

1.4 電子檔案管理缺失

隨著信息技術(shù)發(fā)展，電子文檔在檔案中所占比例日益增大，此種方式有著容量大、空間小，查找方便、傳遞速度快等優(yōu)勢(shì)，在現(xiàn)代檔案管理中發(fā)揮了重要作用。但在實(shí)際工作中，對(duì)于電子檔案的管理方式、歸檔規(guī)范、格式標(biāo)題要求等均缺乏一定的標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致多數(shù)電子文檔都不符合管理要求。再加上電子檔案缺乏足夠的保護(hù)措施，有被任意修改的風(fēng)險(xiǎn)，影響了文檔的安全性、可靠性。而且，對(duì)于一些保存環(huán)境要求較高的電子檔案，稍有不慎還可能造成資料載體不能得到妥善保存，從而出現(xiàn)其中儲(chǔ)存文件的損毀。

2 優(yōu)化醫(yī)院檔案管理工作的對(duì)策

2.1 提高醫(yī)院管理層對(duì)檔案管理的重視

醫(yī)院需提高對(duì)檔案管理工作的重視，特別是醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)班子，需首先意識(shí)到檔案管理對(duì)醫(yī)院發(fā)展的重要性，加強(qiáng)檔案管理部門(mén)建設(shè)。加強(qiáng)對(duì)檔案管理部門(mén)的資金投入，用于更新設(shè)備，設(shè)立專門(mén)的檔案室，購(gòu)入一整套檔案管理系統(tǒng)，由專人定期維護(hù)，以保證其正常、安全的運(yùn)行。對(duì)檔案管理工作，需結(jié)合該項(xiàng)工作的具體內(nèi)容，設(shè)置一定的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)和有效的績(jī)效考核制度，將其與個(gè)人的獎(jiǎng)懲、晉升等相結(jié)合，一方面加強(qiáng)監(jiān)督，另一方面也激發(fā)檔案管理人員提高責(zé)任心，主動(dòng)加強(qiáng)自身業(yè)務(wù)素質(zhì)建設(shè)。

2.2 完善綜合檔案管理制度

在新時(shí)期，醫(yī)院想要獲得長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展，就要不斷扎實(shí)檔案管理這一基石，構(gòu)建良好的檔案管理機(jī)制，不斷鞏固醫(yī)院本身的點(diǎn)滴建設(shè)，為醫(yī)院各項(xiàng)重大策略提供切實(shí)的依據(jù)，也為醫(yī)院發(fā)展奠定基礎(chǔ)、指明方向。因此，醫(yī)院管理部門(mén)需結(jié)合本院實(shí)際，建立切實(shí)可行的檔案管理制度，對(duì)檔案管理部門(mén)各工作崗位都規(guī)定明確的權(quán)責(zé)，做到責(zé)任到人，避免出現(xiàn)互相推諉的情況。在管理制度中，也需要明確規(guī)定檔案的收集范圍，規(guī)范目錄編排標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)各項(xiàng)分支工作需確立細(xì)節(jié)標(biāo)準(zhǔn)，以進(jìn)一步保證檔案的真實(shí)、完整性。

2.3 提高檔案管理人員綜合素質(zhì)

在新時(shí)期，隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展、工作節(jié)奏的加快，我國(guó)社會(huì)的發(fā)展對(duì)各行各業(yè)均提出了新的標(biāo)準(zhǔn)和要求，對(duì)檔案管理工作的質(zhì)量、效率的要求也不斷提高，對(duì)工作人員隊(duì)伍建設(shè)的要求也就自然不斷提高。因此，醫(yī)院需健全人員的培訓(xùn)教育機(jī)制，打造高素質(zhì)的員工隊(duì)伍。根據(jù)檔案信息化的要求，加強(qiáng)員工處理信息的能力和計(jì)算機(jī)運(yùn)用能力，定期組織部門(mén)人員進(jìn)行計(jì)算機(jī)相關(guān)培訓(xùn)以及檔案管理學(xué)科的專業(yè)培訓(xùn)，讓檔案工作人員能時(shí)常接觸到較前沿的檔案管理知識(shí)、技能，并自覺(jué)應(yīng)用于實(shí)際工作中，同時(shí)，也不斷提高人員對(duì)新事物、新技術(shù)的接受能力。

2.4 加強(qiáng)電子檔案的管理

檔案信息化是醫(yī)院檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)，檔案管理部門(mén)需收集完紙質(zhì)材料后，進(jìn)行及時(shí)的掃描、歸檔及信息錄入，認(rèn)真整理各項(xiàng)信息資料，建立并完善檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)。檔案管理部門(mén)需設(shè)立專門(mén)的檔案庫(kù)房，妥善保存紙質(zhì)資料。在建立電子文檔時(shí)，要規(guī)范相關(guān)格式、標(biāo)題，提高分類(lèi)的可辨識(shí)度。在電子文檔提取、使用中，設(shè)立一定的權(quán)限，避免產(chǎn)生任何人都可以隨意修改的情況，以保證信息庫(kù)資料的可靠與真實(shí)。同時(shí)，醫(yī)院信息檔案平臺(tái)要有專人維護(hù)，對(duì)其中各項(xiàng)軟件需進(jìn)行定期更新、殺毒等處理，保證醫(yī)院檔案的安全性。

3 小結(jié)

總之，新時(shí)期背景下，醫(yī)院綜合檔案管理工作的重要性日益引起人們的重視。各醫(yī)院要認(rèn)真分析本院檔案管理中存在的問(wèn)題，提高對(duì)檔案管理的重視，提高管理人員素質(zhì)，完善管理制度，加強(qiáng)信息化建設(shè)，使醫(yī)院的檔案管理質(zhì)量與服務(wù)水平不斷提升，加強(qiáng)檔案管理、使用的效率，讓醫(yī)院的檔案能最大化發(fā)揮自身價(jià)值。

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