試論如何做好國企檔案的保密工作

摘 要：國有企業(yè)的性質和經營模式決定了國企檔案當中包含許多涉密信息，諸如企業(yè)歷史數(shù)據(jù)、企業(yè)發(fā)展成功、經濟指標，以及國家機密文件、機密信息等。這些秘密檔案如果泄露出去，勢必會給企業(yè)發(fā)展，給國家?guī)硪欢ǖ膿p失。尤其是當下，隨著信息技術的發(fā)展，以及無紙化辦公的普及，檔案的傳播途徑更加便捷，在拷貝和網絡互傳過程中，發(fā)生信息泄露的可能性大增，做好國企檔案保密工作的難度和迫切性也隨之增加，探討如何在當下的環(huán)境中做好國企檔案管理具有重要意義。本文對如何做好國企檔案在使用和管理過程中的保密工作進行了深入的研究。

關鍵詞：國企；檔案管理；保密工作

檔案和企業(yè)的其他物質內容一樣，也是企業(yè)寶貴的財富。因為這些檔案當中包含有企業(yè)重要的基礎信息和涉密信息，記錄了企業(yè)從誕生到成長，從決策到部署的各個環(huán)節(jié)的重要內容。是企業(yè)下一步做出決策的重要依據(jù)，也是企業(yè)在發(fā)展過程中的重要環(huán)節(jié)。此外，由于國有企業(yè)的特殊身份，很多涉密信息和國家有關，因此，為了確保企業(yè)的長期發(fā)展以及國家安全，企業(yè)應當著力做好檔案管理的保密工作，在檔案管理過程中提高思想認識，投入時間和精力，物質和財力，提升國企檔案管理的水平，確保國企檔案管理保密工作真正落到實處。

1 做好國企檔案使用過程中的保密工作

1.1 加強檔案使用的保密宣傳工作

在國有企業(yè)檔案的使用過程中，檔案的保密工作也同樣重要。作為檔案管理人員，首先應當對國企檔案的保密性有一個整體的認識，進而要將這種認識傳達給檔案的使用者們。因此，在國企檔案的使用過程中，為實現(xiàn)檔案的保密性，從事國企檔案管理工作的人員有必要加強對國企檔案保密工作的宣傳教育，使國企廣大員工能夠真正認識到國企檔案保密的重要性，以及檔案泄密會給企業(yè)和國家?guī)碓鯓拥膿p失，只有這樣，才能確保國企檔案在使用過程中的保密性，避免國企檔案當中的信息由于使用者的操作不當而導致泄密。

1.2 強化檔案使用過程中的監(jiān)督工作

國企檔案利用率的提升，對于國企各項工作內容的向前推進具有主要意義。但是，在國企檔案使用過程中，如何引導員工規(guī)范使用流程，避免檔案在使用過程中泄密，也是檔案管理人員必須認真對待和思考的問題。在檔案的管理過程中，對于有需要使用檔案的人員，檔案管理者應當行使完整的監(jiān)督權利，使檔案使用者全程在檔案管理者的監(jiān)督下進行檔案信息的閱讀和采集工作，避免檔案涉密內容的泄露。要切實做好國企檔案使用過程中的監(jiān)督工作，檔案管理人員需要具體做好以下幾個方面的工作。首先，要建立完善的國企檔案管理規(guī)范，明確檔案借閱和使用流程，要使使用者從借出到使用，再到歸還的整個過程都受到完整的監(jiān)督，確保整個過程的科學規(guī)范操作。另外，對于在國企當中處在不同級別的員工，其借閱檔案的權限也是不同的。檔案管理人員應當據(jù)此設定科學完善的借閱登記，明確檔案保密級別和企業(yè)員工身份的對應關系，使企業(yè)檔案能夠得到安全的借閱，確保檔案在使用過程中不損壞、不泄密，不遺失。國企檔案管理人員也要按照實際情況，不斷調整檔案使用的規(guī)章制度，使其更加科學合理，在確保檔案使用過程中的保密性之外，能夠方便其為員工各項工作提供便捷的服務。其次，檔案管理者在檔案借出之前，要對借閱檔案的人員動機進行詳細的分析，明確其借閱檔案的用途和使用范圍，避免其將檔案信息另作他用，確保國企檔案能夠為企業(yè)發(fā)展服務，避免因使用不當和監(jiān)督不到位而造成的信息泄密。

2 做好國企檔案管理過程中的保密工作

2.1 完善涉密檔案的管理制度

涉密檔案在國有企業(yè)檔案管理工作當中是重點管理內容，因此，針對涉密檔案，檔案管理者應當按照實際情況制定科學合理的涉密檔案管理制度，專門明確涉密檔案如何管理，以強化檔案管理者的安全防范意識，以及檔案借閱人員在使用過程中的警惕性。對此，檔案管理人員可以按照實際情況，制定符合企業(yè)借閱和使用實際的涉密信息檔案管理制度，例如：《涉密檔案流轉制度》、《涉密檔案借閱制度》、《涉密檔案歸還制度》、《涉密檔案管理人員工作職責》、《涉密檔案借閱人員義務》、《涉密檔案丟失應急預案》等相關制度，使涉密檔案從管理到借閱，到歸還都有章可循，有法可依。一旦出現(xiàn)涉密信息泄露，或者涉密檔案丟失事件時，能夠按照預定的應急預案進行快速有效的處置，將損失控制在最小范圍內。

2.2 做好檔案庫房的保密工作

庫房是國企檔案管理的主要載體，要做好國企檔案的管理工作，庫房的建設是一項重點內容。首先，庫房在建設之初應當做到綜合考慮，做長遠打算。庫房的使用面積應當考慮到未來企業(yè)檔案逐漸增多，庫房容量有擴建的余地，便于檔案能夠在充足的空間內進行歸納和分類，使涉密檔案和普通檔案能夠得到分類管理，認真對待。此外，檔案屬于重要企業(yè)的重要信息內容，但是，由于其材質屬性，極易受到周圍空氣濕度和溫度，以及突發(fā)情況諸如火災等的破壞。因此，為保障國企檔案涉密信息的安全性，庫房在建設過程中要同時配備空調、濕度計、沒貨裝置等安全設備，確保遇突發(fā)情況時能夠做到萬無一失。此外，為確保庫房內涉密檔案的安全性，庫房應當在硬件安全設施上未雨綢繆，防止由于盜竊等因素，使檔案內容泄露。例如，可以為庫房安裝質量上乘的防盜門窗，在重要位置安裝攝像頭以及報警裝置，防止檔案失竊。

2.3 嚴格管控涉密檔案的電子掃描

隨著無紙化辦公模式的推廣，其便捷性和高效率都為企業(yè)節(jié)約了大量的時間成本和人力物力成本，因此，很多企業(yè)在檔案管理當中開始對國企的舊檔案進行電子掃描，便于管理和查詢。這種無紙化的檔案管理模式有著明顯得優(yōu)勢，其不僅能夠縮短檔案的查詢時間，便于檔案管理人員管理，而且還能夠大大縮減檔案庫房餓占地面積，使檔案管理依靠幾臺計算機就能夠輕松操作。但是，凡事都有利弊，在享受科技帶來的便捷服務的同時，也應當注意到檔案的電子化掃描帶來的潛在風險。首先，涉及到企業(yè)和國家機密的檔案，不能給進行電子掃描，如果由于特殊情況必須進行掃描的，國企應當安排專人操作，并有專人監(jiān)督整個電子掃描過程，確保檔案掃描過程的安全性。此外，即使能夠保證涉密檔案在整個掃描過程中的安全性，其在存儲過程中的安全性也無法因此得到保障。在保存涉密電子檔案當中，應當配備專門的安全電腦，且該類計算機要嚴禁上網，確保涉密信息的安全性。

2.4 重視檔案信息系統(tǒng)安全保護

隨著信息技術的不斷發(fā)展，很多企業(yè)在檔案管理當中都開始引入電子檔案管理系統(tǒng)。這種系統(tǒng)的優(yōu)點是能夠對檔案進行全面系統(tǒng)的管理，在管理過程中還能，如果有借閱檔案信息的人員，可以在最短的時間內進行檔案調閱。這套系統(tǒng)對于國企檔案管理水平及檔案借閱效率的提升具有重要作用。但是，檔案信息電子化之后，檔案信息的安全性也是亟待解決的問題。首先，應當依據(jù)檔案管理信息系統(tǒng)的安全保護規(guī)范，對國企檔案信息系統(tǒng)采取相應的保護措施。其次，國企內檔案信息管理系統(tǒng)不能夠連接互聯(lián)網，為方便信息傳閱，可連接企業(yè)內網。最后，國企檔案信息安全系統(tǒng)建設完畢外，需要定期邀請有資質的檢測機構對檔案管理信息系統(tǒng)的安全等級進行檢測，確保該系統(tǒng)的安全性。

3 結語

國企檔案管理的保密工作是企業(yè)必須面對的問題，企業(yè)必須依據(jù)實際情況，層層把關、層層落實，抓好涉密檔案的管理工作。此外，國企檔案管理工作還要結合技術的發(fā)展和應用進行調整，確保涉密檔案在新的檔案管理模式下依舊能夠保障其安全性。

參考文獻

[1]姜琳.淺議國有企業(yè)涉密檔案的管理[J].北京檔案，2014（04）：27-28.

[2]崔艷梅.國有企業(yè)檔案保密工作的實踐與思考[J].蘭臺世界，2015（S4）：39-40.

作者簡介

田東紅（1980-），女，甘肅張掖人，新疆天業(yè)（集團）有限公司黨委辦公室，館員，大學本科學歷，研究方向：檔案管理。