讓醫(yī)院檔案管理緊跟“互聯(lián)網(wǎng)+”步伐

文/蔡旻

“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代來臨，促進(jìn)檔案管理工作充分適應(yīng)新時(shí)代發(fā)展要求，檔案信息化、現(xiàn)代化管理是新時(shí)代要求之必然。

醫(yī)院檔案是醫(yī)院珍貴的文化寶藏。它是醫(yī)院歷史進(jìn)程中的原始記錄和權(quán)威憑證，它從不同角度，全面、客觀地反映了醫(yī)院在各個(gè)不同歷史時(shí)期、不同背景條件下所發(fā)生的事件、參與的活動(dòng)、取得的成績(jī)等，是歷史的見證，為醫(yī)院的改革發(fā)展、領(lǐng)導(dǎo)決策、醫(yī)療技術(shù)水平的提高以及醫(yī)院的各項(xiàng)工作均提供了大量、準(zhǔn)確的參考資料。因此，順利開展檔案管理工作，對(duì)醫(yī)院的未來發(fā)展有著非常重要的意義。

進(jìn)入“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，信息不斷發(fā)展，對(duì)醫(yī)院檔案管理工作提出了更高的要求。如何對(duì)傳統(tǒng)檔案管理模式進(jìn)行調(diào)整，推進(jìn)檔案的現(xiàn)代化、信息化管理，成為醫(yī)院檔案管理建設(shè)需要考慮的重要課題。

檔案管理工作不足之處

現(xiàn)階段下，我國(guó)醫(yī)院檔案管理工作存在諸多不足。首先，檔案意識(shí)薄弱，檔案管理機(jī)制不夠完善。長(zhǎng)期以來，醫(yī)院人員對(duì)檔案管理的意識(shí)相對(duì)薄弱，檔案工作無法直接為醫(yī)院創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，檔案工作通常被認(rèn)為是輔助性工作、是檔案管理部門的工作等因素，導(dǎo)致了檔案部門出現(xiàn)資金、物力、人力等投入較少的問題時(shí)有發(fā)生。在以往的檔案管理工作開展的過程中，檔案管理工作的開展缺乏一個(gè)科學(xué)有效的整體機(jī)制，相關(guān)檔案信息資料在管理和控制上缺乏良好的規(guī)范性和有序性，相關(guān)管理部門的職責(zé)設(shè)置不夠明確清晰，管理上也缺乏集中控制。這種機(jī)制上的不完善，進(jìn)而造成了檔案管理工作的開展秩序受到影響，管理狀態(tài)存在一定的混亂現(xiàn)象影響了檔案資料本身的真實(shí)性和價(jià)值，影響了檔案管理工作自身的價(jià)值和實(shí)際作用的發(fā)揮。

其次，缺乏專業(yè)培訓(xùn)，檔案管理人才匱乏。一家醫(yī)院的檔案管理工作也不是僅靠檔案室人員就能順利完成的，而目前的檔案培訓(xùn)通常只針對(duì)檔案室工作人員，對(duì)下一級(jí)檔案管理人員的素質(zhì)培養(yǎng)以及檔案知識(shí)的培訓(xùn)往往被忽略，這也導(dǎo)致檔案管理人員思想陳舊、管理知識(shí)落后，從而使得檔案室在檔案收集過程中存在諸多困難，原始資料的缺失也對(duì)醫(yī)院檔案全面性、規(guī)范性造成影響。

再次，硬件設(shè)施不全，檔案管理平臺(tái)建設(shè)不完善。目前各檔案管理系統(tǒng)建設(shè)程度不一，多集中于傳統(tǒng)的人工收集整理方法上，僅增加電子化搜索功能，信息收集的便捷性很低，同時(shí)，許多醫(yī)院內(nèi)部的硬件設(shè)施不全，嚴(yán)重影響了檔案信息化管理工作的開展。

另外，數(shù)據(jù)整合不夠，檔案編研工作重視度不足?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”時(shí)代背景下，檔案資料數(shù)量呈爆炸性增長(zhǎng)，海量的數(shù)據(jù)資料，進(jìn)行查閱時(shí)速度慢、效率低，而且不利于一些規(guī)律性的數(shù)據(jù)形成，對(duì)檔案編制研究的重視度不足，如此就造成檔案利用率偏低，導(dǎo)致無法充分發(fā)揮檔案的價(jià)值。

助推檔案管理現(xiàn)代化之策

針對(duì)以上醫(yī)院檔案管理存在的問題，筆者提出如下建議。

一是加強(qiáng)檔案重要性宣傳，提高認(rèn)識(shí)，充分發(fā)揮檔案管理的作用。事實(shí)上，受到各種因素的影響以及制約，醫(yī)院檔案管理工作實(shí)際上并沒有充分發(fā)揮自身的價(jià)值，一些部門只有在需要檔案的時(shí)候才想起檔案工作。因此，明確檔案工作的重要性，使醫(yī)院各個(gè)層面人員充分認(rèn)識(shí)檔案工作與醫(yī)院管理的密切關(guān)系，促進(jìn)全員檔案意識(shí)格局的形成，打開依法管檔、科學(xué)管檔的局面具有十分重要的意義。要加強(qiáng)醫(yī)院內(nèi)部對(duì)檔案管理工作的管理意識(shí)，科學(xué)、系統(tǒng)地完成醫(yī)院檔案資源的管理工作，完成檔案管理工作的開發(fā)利用，并充分利用現(xiàn)代化的技術(shù)手段，做好每一項(xiàng)工作。同時(shí)要加大對(duì)醫(yī)院檔案管理的實(shí)際投入，不斷改善檔案工作的環(huán)境，利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的檔案管理。

二是完善檔案管理制度，實(shí)現(xiàn)檔案一體化管理。首先，不斷完善檔案管理制度，在上級(jí)主管單位、院領(lǐng)導(dǎo)及檔案部門負(fù)責(zé)人的指導(dǎo)下，明確檔案的收集、整理、歸檔、利用等工作流程、方法和注意事項(xiàng)，并形成相應(yīng)的規(guī)章制度，就檔案管理工作環(huán)節(jié)的方方面面進(jìn)行嚴(yán)格要求，讓檔案管理相關(guān)的工作人員在對(duì)檔案管理的過程中能夠有章可循。

三是設(shè)立檔案管理三級(jí)網(wǎng)絡(luò)，加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)。建立由分管院長(zhǎng)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、辦公室主任或副主任負(fù)責(zé)、各科室負(fù)責(zé)人和專兼職檔案員為成員的醫(yī)院檔案三級(jí)網(wǎng)絡(luò)管理模式，形成統(tǒng)一機(jī)構(gòu)、統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一管理的模式，對(duì)于貫徹政策精神、組織督促各職能部門的檔案收集管理、保證檔案安全及完整性方面都有著極大的便利，也為醫(yī)院檔案的開發(fā)利用提供了可靠依據(jù)。同時(shí)，檔案管理人員的綜合素質(zhì)是檔案管理效能有效提升的關(guān)鍵因素。因此，除了檔案室工作人員專業(yè)知識(shí)素養(yǎng)的培訓(xùn)之外，檔案網(wǎng)絡(luò)化結(jié)構(gòu)圖內(nèi)管理人員均應(yīng)不定期參加檔案專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，尤其是一些年齡相對(duì)較大的人員，讓其全面認(rèn)識(shí)到當(dāng)前檔案管理工作中信息化技術(shù)運(yùn)用的重要性。開展網(wǎng)絡(luò)化檔案培訓(xùn)，運(yùn)用醫(yī)院現(xiàn)有在線培訓(xùn)系統(tǒng)增加檔案相關(guān)知識(shí)培訓(xùn)，同時(shí)，根據(jù)檔案管理工作的具體安排情況，針對(duì)性地設(shè)置檔案管理技術(shù)培訓(xùn)工作，加入實(shí)踐培訓(xùn)內(nèi)容，從而讓檔案管理人員能夠及時(shí)有效地掌控好檔案管理效率。在開展檔案管理技術(shù)培訓(xùn)的同時(shí)制定相關(guān)考核制度，對(duì)保證檔案管理培訓(xùn)工作質(zhì)量是非常關(guān)鍵的。

四是完善基礎(chǔ)設(shè)施，優(yōu)化檔案管理信息平臺(tái)。一方面隨著現(xiàn)代化水平的不斷提高，醫(yī)院檔案室檔案基礎(chǔ)設(shè)施的配備也應(yīng)不斷提高，如檔案庫(kù)房的管理系統(tǒng)、密集架、去濕設(shè)備等；另一方面要引進(jìn)現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)管理設(shè)備，用于各項(xiàng)檔案業(yè)務(wù)的儲(chǔ)存、閱讀、檢索、分析，從而能夠節(jié)省大量時(shí)間及人力，提高工作效率，大量節(jié)省檔案的保存空間，便于信息的保存，增加保密度。同時(shí)，可引入或與數(shù)據(jù)公司合作，設(shè)計(jì)優(yōu)化檔案管理信息平臺(tái)，強(qiáng)化檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，完成對(duì)各類檔案信息的總結(jié)和歸納，將其納入信息化管理范疇。此外，采用電子檔案的形式對(duì)文件進(jìn)行管理，可以使文件的準(zhǔn)確性、完整性以及真實(shí)性得到更加長(zhǎng)期有效的保證，對(duì)于醫(yī)院自身的發(fā)展也有著重要的意義。

五大策略助推檔案管理現(xiàn)代化

1 加強(qiáng)檔案重要性宣傳，提高認(rèn)識(shí)，充分發(fā)揮檔案管理的作用。

2 完善檔案管理制度，實(shí)現(xiàn)檔案一體化管理。

3 設(shè)立檔案管理三級(jí)網(wǎng)絡(luò)，加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)。

4 完善基礎(chǔ)設(shè)施，優(yōu)化檔案管理信息平臺(tái)。

5 運(yùn)用大數(shù)據(jù)，積極開展檔案編研工作。

此外，推進(jìn)檔案管理系統(tǒng)與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的接軌工作也尤為重要，通過有效的接軌方式讓辦公自動(dòng)化過程中生成的電子文件信息直接轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案，大幅度提高檔案管理工作的效率。當(dāng)然，提高醫(yī)院檔案管理安全性措施也應(yīng)十分重視，包括加強(qiáng)檔案系統(tǒng)驗(yàn)證的嚴(yán)密性及信息的全面?zhèn)浞菁氨O(jiān)督工作。醫(yī)院要加強(qiáng)計(jì)算機(jī)管理，完善辦公軟件，以便更好地為檔案管理工作服務(wù)，使保存檔案信息更加方便簡(jiǎn)單。檔案部門可以應(yīng)用一些增強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)信息安全的技術(shù)，比如防火墻技術(shù)、訪問控制、入侵檢測(cè)技術(shù)、數(shù)據(jù)加密、信息備份與恢復(fù)技術(shù)等。同時(shí)，也可以使用一些網(wǎng)絡(luò)產(chǎn)品，比如DG圖文檔加密、VPN系統(tǒng)等產(chǎn)品，增加檔案的保密程度。

五是運(yùn)用大數(shù)據(jù)，積極開展檔案編研工作。大數(shù)據(jù)時(shí)代，高效聯(lián)通的數(shù)據(jù)傳輸為檔案編研工作提供了更好的發(fā)展平臺(tái)，對(duì)檔案進(jìn)行分類整理，對(duì)信息資源進(jìn)行高度整合，提升檔案管理工作的效率，讓檔案的價(jià)值得到充分發(fā)揮。

總之，醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展，需要在先進(jìn)的信息化技術(shù)和相關(guān)設(shè)備的基礎(chǔ)上，通過創(chuàng)新管理理念、規(guī)范管理工作流程、加強(qiáng)檔案管理人員綜合素質(zhì)等措施共同實(shí)現(xiàn)，以充分發(fā)揮檔案管理工作的價(jià)值，促進(jìn)醫(yī)院各項(xiàng)工作的進(jìn)一步提高。