淺析企業辦公系統信息化管理

楊會芳

【摘 要】隨著現代社會經濟的快速發展以及信息技術的深入推進，企業的經營與發展也越來越離不開信息技術的運用。當前許多企業已經探索或者嘗試使用辦公系統，統籌負責企業內部事務的協調管理，有效提升了管理質量和效率，但同時也存在著一些問題和不足。本文擬針對企業在辦公系統進行信息化管理的工作實際，研究分析其中的優點及不足，以期為改進和完善企業辦公系統提供有價值的參考。

【關鍵詞】企業管理；辦公系統；信息化管理

近些年來，世界經濟形勢發生了明顯的變化，信息技術取得了飛速的發展，信息化進程正在不斷地改變著各行各業的工作和管理模式。在企業管理領域，信息化業已滲入到企業管理的方方面面，特別是以OA為代表的辦公系統，憑借著其更加穩定、安全、便捷和人性化的特點，迅速在我國企業中普及開來，成為我國企業管理的重要方式。對于現代企業來說，如何更好地利用到信息數據技術，使辦公系統更好地為企業經營發展服務，是企業管理層的重要關注點，對于企業的長遠發展有著十分重要的意義。因此，企業必須要深入研究分析辦公系統的工作原理與理念，著力推動企業信息化管理的創新發展，從而有效提升企業的市場競爭力。

一、企業信息化的基本理論與優點

企業信息化，是計算機網絡和移動通信終端發展成熟的當下，信息技術在企業管理和運營中的重要體現。企業借助現代信息技術，對企業現有的資源進行開發利用，協助企業管理人員進行企業生產、經營、規劃、管理、決策等各項工作，有效提高企業各項工作能力和水平。這種信息化，主要表現為對企業現有的零散信息進行合理整合，使各種信息形成信息鏈，更好地發揮信息資源的作用，同時有助于企業對自身的生產經營狀態以及人員情況、市場環境等進行綜合了解，更好地進行企業管理和經營決策，從而提升企業的市場競爭力。對于現代企業來說，信息化管理主要有以下優點：

（一）有助于企業信息的有效整合

對于企業來說，信息和人才是最為重要的兩項因素。企業的信息，既包含了企業的內部信息，如生產運營、產品銷售、人員配置、設備購買等，也包含了企業的外部信息，如市場需求、銷售反饋、勞動力市場調整等，內容多且繁雜，對于企業的管理層來說很難對所有信息進行一一梳理。在傳統的企業管理工作中，企業對于海量信息的處理往往是采取兩種方式，一種是只關注重要信息，對于其他信息予以忽略，另一種是下設專門機構，負責對各類信息的收集和篩選。這兩種方式，有的企業只采用其中一種，有的企業則是將兩種方式并行使用，但都存在著一定的缺陷。前者容易使企業無視表面無用的信息，事實上有許多信息可能存在一些潛在價值，但從表面上是很難察覺的；后者額外增加了企業的負擔，并且對于信息管理機構的人員要求較高，導致相關人才不足。而企業的信息化管理，可以有效處理企業中的海量信息，使企業內外相關的信息形成一個完整的體系，有助于企業的資源共享。

（二）有助于企業資源的合理利用

第一，可以實現企業內部信息的順暢流通，實現企業信息資源的最大限度共享，增強企業員工的自主學習意識和協作配合能力，提高企業的內部凝聚力。對于企業來說，人才的流失是不可避免的，而一旦精英員工選擇離職，很容易出現企業相關業務的斷層，對企業造成無法挽回的損失。而信息化管理的方式，可以使企業各崗位的工作信息得以共享，使其他員工可以較為順利地接手離職員工任務，從而保障企業生產經營秩序的有序進行。

第二，可以實現企業重要信息的快速傳遞，通過辦公系統的信息化管理模式，推動企業內部文件和政策流轉的自動化操作，減少傳統公文流轉時因人工傳遞所造成的工作延誤和時間浪費，從而保障企業各項工作能夠快捷、有序地推進。與此同時，信息的快速傳遞還可以大幅降低企業的辦公支出，節約紙張、電話費、傳真等客觀費用消耗，并且有效提升工作效率，減少多人傳遞所可能產生的差錯，使企業管理工作更加順暢。

第三，可以實現企業日常管理的遠程操作，使企業管理人員和工作人員僅憑一臺連接網絡的電腦或手機，就可以隨時隨地進行遠程辦公，不再受到企業辦公地點的限制，工作范圍更加靈活。

第四，可以實現企業不同機構的明確分工，通過辦公系統對企業工作崗位與職責的劃分，使每一位員工都能夠明晰自身的職能定位，避免相互扯皮和推諉，更加嚴格規范地按照既定的企業操作流程開展各項工作。

二、企業辦公系統信息化的構建與實施

（一）企業辦公系統信息化的理念構建

一個企業要開展信息化工作，首先應該有自己企業信息的定位與發展方向即企業信息化規劃，這樣才能切合實際的發揮信息化的優勢或者價值。企業信息化規劃主要包括：信息化領導小組的成立、分析編制系統實施方案、擬定信息技術標注、制定企業信息化總體規劃、研究分析企業發展戰略、分析評估企業現狀、梳理優化現狀、梳理優化企業業務流程、調查分析企業信息化需求。

企業信息化工作開展的好不好，首先決定于高層對本企業的信息化系統的確定。不是說信息化，就要將企業的各個涉及的體系都融合到系統中去，其核心的體系在于授權體系和業務體系。只要是能產生效益的就是好的體系，并非面面俱到。二是，我們要有自己的思想定位。給自己的企業信息化，定位在那個層級，向那個方向前進。三是，定管理模式、業務模式。就是我們企業采用什么手段去實現我們要達到的信息化，實現它的價值。四是定流程。就是如何在流程中實現企業的管理理念。

（二）企業辦公系統信息化的組織構建

企業辦公系統信息化建設，必須要有明確的組織構建，通過專門的辦公系統管理機構來負責企業信息化的管理工作，才能保障企業辦公系統信息化管理的正常運行和合理利用。對于企業的管理層來說，企業領導不可能做到事必躬親，也不需要對辦公系統信息化的相關理論和專業知識進行學習了解，真正重要的是選派具有信息技術和管理能力的人才，專門負責信息化的組織管理。可以說，企業辦公系統信息化管理機構的能力好壞，以及相關管理人員的配備，直接關系到企業辦公系統信息化建設和運行的成敗。

企業辦公系統信息化組織主要有以下職責：負責信息化建設全面領導工作，組織協調、監督檢查局屬各部門、各單位、各項目部信息化建設工作；負責貫徹國家有關信息化建設的法律、行政法規和方針政策；審定公司信息化工作有關技術標準、規范和管理辦法；負責審定公司信息化建設發展規劃及分階段實施方案，并負責監督、檢查規劃和方案的實施情況；負責研究決定公司建設及運行管理期間重大信息工程項目的立項、可行性研究和開工建設，并對實施過程中的重大問題進行決策；負責建立信息化工作激勵機制。

（三）OA辦公系統的實踐運用及成效

當前，我國企業辦公系統信息化管理實踐中，OA辦公系統是許多企業都在嘗試使用的一套辦公系統，對于現代企業的信息化管理發展起到了重要的推動作用。OA辦公系統，是在研究現代組織實踐案例和管理理論發展方向的基礎上，結合國內企業信息化需求而設計的協同管理系統。通過實施OA辦公系統，企業可制訂數據編碼規則，確定各類數據的數據結構，建立完整、統一的企業數據庫。該系統實現了對公司辦公流程、角色、動作、權限的靈活配置，滿足現代辦公對組織行為的多種實際管理應用需求，并以圖示化的“流程+表單”方式展現，形象、直觀、易學、易用。通過實踐可以發現，OA辦公系統的使用，主要取得了三種功效。

第一，提高了企業管理工作的規范化程度和工作效率。OA辦公系統的應用，使企業內部的協作效率、信息效率和工作效率得到提升，在企業辦公過程中，采用集中式信息處理機制，協同工作以“流程+表單”方式發起，以“人”為中心，通過辦公通系統把日常管理中的事務、事件按“角色驅動，流程引導、表單展現、集中共享”的方式協同關聯起來，應用于請示、匯報、審批、項目管理、工作安排、信息傳遞等實際事務、事件處理中，改變工作質量，有效提升傳統辦公管理手段，提高了工作效率。

第二，實現了數據共享，可以提供實時、動態的數據信息查詢。OA辦公系統的實施，可實現對企業最重要資產——知識的高效管理、積累、沉淀、傳播、應用，擺脫人員流動造成的知識的流失；建立動態的、可控的、統一的、全面集成和協作化的信息應用環境，使得企業各種資源能夠在一個統一的平臺上高度共享信息、協同完成各種復雜的業務處理，從而形成知識積累的科學體系、共同面對市場環境的變化。

第三，實現了物流、資金流、信息流的集成。公司采購、物管、銷售等部門管理業務數據，可以通過ERP系統與財務軟件進行收集和處理。目前，很多企業的月底庫存結賬余額結果可直接傳遞到財務部門，產品銷售、采購的財務結算業務也直接通過系統的應收應付模塊完成，銷售發票和應收賬款數據的共享，改變了以前的財務和銷售部門兩套帳的現狀，從而初步實現了物流與資金流的集成。而OA辦公系統可以和ERP、財務軟件進行整合，實現企業資源的整體安排與管理，根據實際業務管理和辦公需要靈活調整企業資源的分配，順利實現物流、資金流和信息流的集成，從而進一步提高企業資源的利用率。

三、企業辦公系統信息化管理的不足及改進措施

（一）企業辦公系統信息化管理存在的問題

在我國，企業辦公系統信息化尚處于探索和起步階段，許多企業已經引進了相關辦公系統軟件進行內部管理，但大部分企業特別是人員少、資源缺的中小企業和民營企業，信息化程度比較低，相關工作推進十分緩慢。而在部分大型企業中，企業管理層的思想和觀念仍然比較守舊，不愿意接納“互聯網+”和大數據、信息化的新理念、新模式，在信息化管理方面存在為了信息化而信息化的形式主義誤區，對于企業發展縱深戰略理解領會不足。在企業管理方面，仍然依賴于人治而不是規范化管理，在人員調整、崗位職責分配等方面傾向于“一言堂”，不愿意受到辦公系統的束縛。在企業信息化建設上，人員配置仍然不足，信息化建設的政策和企業規章不能及時跟進，企業的文化培養也比較滯后，導致信息化管理工作舉步維艱。

（二）企業辦公系統信息化管理的改進措施

一方面，要切實做好企業辦公系統信息化管理的相關規劃與制度建設。正所謂，萬事開頭難。企業要實現辦公系統信息化管理，首先要從辦公系統的架構規劃入手，建設科學合理、符合企業生產經營實際情況的辦公系統，并制定相應的規章制度，使企業辦公系統信息化管理有章可循，從而保障企業信息化的持續健康發展。辦公系統信息化管理，著眼點和落腳點應當放在辦公系統的構建上，通過計算機網絡軟硬件系統來實現企業標準化管理，因此必須要緊密結合企業的實際運行情況，開發好最為適宜的辦公軟件系統。辦公系統必須與企業運行緊密地結合起來，尋找到兩者的契合點，才能夠真正達到企業辦公系統信息化管理的最終目的。對于企業管理層來說，切不可按圖索驥，盲目地引進軟件公司制作的大眾化辦公系統軟件，或者直接借用其他企業運行較好的辦公系統軟件，造成辦公系統水土不服問題。企業應當培養或者聘請既懂得企業業務、又擅長信息技術的專門人才，負責對接軟件公司共同承擔辦公系統信息化管理軟件的開發工作，使其與企業的實際運行狀況相匹配，從而有效提升辦公系統的實行效果，進而發揮企業員工對于辦公系統信息化管理的認可度，實現辦公系統與企業運營相輔相成的作用。

另一方面，要引導員工切實養成規范履職的良好習慣。辦公系統信息化管理，是對企業人事管理和日常工作監督的重大突破，對于企業員工的工作能力與狀態提出了更高的要求。但與此同時，辦公系統的信息化管理，離不開企業領導人員的表率作用和每一位員工的自覺遵守，否則信息化管理就是空談。因此，企業的全體人員都需要切實改進工作作風，履行好個人崗位上的職責。面對競爭日益激烈、變化日趨迅猛的今天，企業員工必然要及時轉變理念，切實跟進現代企業信息化管理的新模式、新要求，努力提高創新和應變能力，從而共同促進企業的深入健康發展。

四、結束語

企業辦公系統的信息化管理，是新時代企業經營與發展的重要方向，對于企業能否適應信息技術時代的新形勢、新要求，在創新發展的浪潮中砥礪前行，有著非常重要的意義。企業管理層和員工都需要充分認識到，企業辦公系統信息化管理已經是當前企業發展壯大的必由之路，對于企業管理水平的有效提升具有劃時代的意義，切不可逆流而行。要自覺主動地做有利于企業信息化管理，實現企業辦公協作配合，形成企業管理合力，從而推進企業信息化管理更快、更好的發展。

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