電子檔案和紙質檔案的整合利用與共存發展

龐偉

摘 要：伴隨著我國的經濟發展，科技的不斷進步，各行各業發展過程中都開始逐漸涉及檔案管理。因此，檔案管理事業也跟著時代的發展，在不斷的進步。我們要想提高檔案管理制度的發展，提高其檔案管理的優越性，必須將所記錄的紙質檔案和電子檔案的方法相互結合，達到整合性，只有在這樣的基礎上，我們才能夠推動檔案管理事業的發展。如今我國信息科技事業已經邁入到新時代的進程中，可以說檔案管理事業也融入了新鮮的血液，新鮮的技術，最終形成了我們所說的電子檔案?？梢哉f如今電子檔案幾乎代替了原始的紙質檔案。但是仍然存在一部分漏洞，這些漏洞足以表示電子檔案應與紙質檔案相互整合才能夠達到一定的作用。本文我們對電子檔案與紙質檔案相互整合利用與共存發展做出相應的探討，并給予針對性建議。

關鍵詞：電子檔案；紙質檔案；整合管理

伴隨著我國科技的發展，時代的不斷進步，無論是什么行業，都已經步入到科技化，信息化的時代，幾乎是所有的行業都已經實現了數字化管理模式。電子檔案衍生之后，我們發現紙質檔案也是不可以拋棄的，只有將紙質檔案與電子檔案相互結合在一起，才能夠達到檔案管理的統一性，促進檔案管理往更好的方向發展。

1 電子檔案的概念分析

所謂的電子檔案是指利用計算機磁盤空間進行存儲，這種利用計算機網絡進行數據存儲的功能可以說和紙質檔案幾乎差不多，只是將紙質檔案不能實現的功能，在計算機中更好的完成與實現，實現云存儲的功能，相互關聯的通用電子圖像文件集合，電子檔案管理一般以案卷為主要單位。目前，在我國的檔案管理工作中，檔案管理從業人員普遍檔案管理意識較差，年齡偏高，對電子科技技術了解的并不是特別的完整，所以，會導致在檔案管理的過程中形形色色的問題出現。例如一些紙質檔案由于保存的時間較為長久，容易發生破損，缺失，遺漏的情況發生。面對這些問題的出現，工作人員在進行檔案管理時便能夠通過電子檔案的形式將這些問題逐一避免，提高檔案管理工作的工作效率，保證一定的工作質量，促進我國檔案管理事業的

發展。

2 傳統紙質檔案管理中存在的問題分析

2.1 檔案管理人員技術水平低

檔案管理的工作性質和我們所想象的并不一樣，可以說檔案管理工作具有較高的復雜性，尤其在電子檔案興起以后，該行業對檔案管理工作人員的職業素質有了更高的要求。而現階段，我國檔案管理人員的專業素質并不是特別高，很多檔案管理人員能力是有限度的，以至于對工作會造成很多影響，比如說由于檔案管理人員不細心導致錄入檔案的過程中有遺漏的點，還有一部分檔案管理人員心態不正，最終會影響檔案管理工作完成的效率，此外，檔案管理工作的負責人若是比較忙碌，就沒有空余時間參加檔案管理人員專業的培訓，最終導致檔案管理人員的業務能力下降，專業水平達不到日常工作的需求，檔案管理工作人員要想跟上時代的發展，走向科技化的時代，就必須將電子檔案與傳統檔案相互結合，不斷的參加業務培訓，提高自己的專業技能，以此，推動檔案管理工作的發展。

2.2 檔案管理方式落后

其實當前檔案管理的方案有很多，但是一些檔案管理的方法特別落后，由于沒能將這些落后的檔案管理制度比價，無法達到有效合理的檔案管理，造成檔案資源利用率偏低，檔案工作完成的效率下降，查詢業務較為困難，從而阻礙了我國檔案管理工作的發展。此外，在檔案歸檔工作這一塊并沒有嚴格落實，歸檔不及時，給檔案管理工作以及調檔工作帶來了一定的麻煩，在進行檔案歸檔工作時分不清檔案管理與資料的界限，給檔案管理工作帶來了一定的影響，業績下滑嚴重。

3 電子檔案和紙質檔案的整合利用的對策分析

3.1 加強檔案管理的人才培養

隨著經濟的發展科技的不斷進步，要想做好檔案管理工作，實現電子檔案與紙質檔案的完美整合，就必須加強檔案管理人員的培養工作，只有完成好對檔案管理人員的培養，才能提高檔案管理行業的工作效率，提高其工作質量，并且推動檔案管理事業的發展。一般情況下，培養檔案管理人才的工作任務一般從以下幾個方面進行，第一點打造一支綜合能力強的檔案管理團隊，重視對不同人才的培訓，盡可能讓工作人員快去了解到檔案管理的技巧，保證檔案工作順利開展。第二點也是要做好對檔案管理人員的考核制度，定期考核觀察管理人員對電子檔案錄入的完成情況，出現問題的時候及時進行完善，減少因工作人員的誤差，導致錄入檔案發生錯誤性，提高檔案管理的安

全性。

3.2 對檔案管理理論進行適當更新

隨著我國經濟的發展，時代的不斷進步，計算機多媒體的應用已經普遍化，新時代的背景下，電子檔案便衍生出來，在該背景的推動下，檔案管理人員若是打算保證檔案管理不存在漏洞，保證一定的質量，就必須對檔案管理理論進行適當的更新，及時更新電子檔案數據庫，使檔案信息與實際要求相一致，及時更新檔案變更信息，更加方便人們對檔案進行查詢。一定要以實現電子檔案與紙質檔案相互結合為目標，只有在這樣的基礎上才能夠實現檔案管理的最大化，提高檔案管理的工作質量。提高電子檔案錄入的可靠性，推動檔案管理事業的高速發展。

3.3 對檔案的保管設施進行適當調整

隨著我國社會經濟的不斷提高，科技的不斷發展，在檔案管理工作中不斷出現新的要求，導致檔案管理工作中出現各種各樣的問題。電子檔案的出現，與紙質檔案相比具有較大的差異性， 在此情況下，想提高檔案管理工作的有效性，提高檔案工作的完成率，必須增進對檔案管理過程中檔案保管設施的調整。檔案在存放的過程中所需要的空間場地特別大，對工作中產生的影響也比較多，會造成檔案管理工作效率直線下滑。在這種情況下檔案管理工作保管人員必須做到適當調整。電子檔案管理模式是通過磁盤，硬盤等對媒介，檔案進行存儲，從而避免因場地需求，因檔案雜亂而影響工作的效率。建立電子檔案管理，使檔案管理工作更加的便捷，同時也提高了檔案管理工作質量。另外，檔案管理人員需要對計算機進行優化，從而讓現代科技可以在檔案管理中發揮出應有的作用，對相關人員進行計算機技巧培訓，提高電子信息檔案工作的管理效率，促進檔案管理工作的快速發展。

3.4 建立完善的檔案管理體系

可以說電子檔案和紙質的檔案擁有較強的差異性，在此情況下，檔案管理人員必須想盡辦法提高檔案管理工作的質量，并且對檔案管理體系進行不斷的完善，而在電子檔案管理工作中必須明確檔案管理的各種環節，明確保管、借閱、備份的重要性，只有這樣才能夠保證電子檔案工作的如期完成，提高檔案管理的質量，根據電子檔案管理的有關情況制定出電子檔案管理工作的相關內容，從而使得電子檔案的檔案管理體系得到完善，提升電子檔案管理效率。

4 總結語

綜上所述，隨著我國科技時代的來臨，科技的不斷進步，我國已逐漸走向電子信息化時代，各行各業之間已經開始使用電子檔案了，電子檔案的發展也是越來越快，電子檔案的使用可以說無形中提高了檔案管理工作的工作效率與工作質量，還為推動了檔案管理事業的發展。但通過本次研究我們不難發現電子檔案管理也存在著一些問題，只有相關工作人員將電子檔案和紙質檔案相互結合起來，才可以提高檔案管理工作的效率與質量。

參考文獻

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