政府單位檔案管理面臨的困局及破解對策研究

高大錦

摘 要：隨著我國經濟的不斷發展，政府部門在行政管理工作方面也不斷提出了新要求。檔案作為寶貴的社會財富和社會資源，其管理工作必然對社會工作的有序進行有著關鍵的推進作用。本文就政府單位檔案管理所面臨的困局進行探索，尋求其破解對策及破解方式。

關鍵詞：檔案管理；困局；對策

隨著時代的不斷發展和進步，我國各項事業改革也在不斷進行。檔案管理工作也被提出更高的管理要求和管理建議。因此，如何將檔案管理工作做好，發揮檔案的重要作用，是現階段我國政府單位所必須正視的問題。本文主要以政府單位檔案管理工作為主要分析點，尋求提高其管理效率的幾個重要點。

1 政府單位檔案管理所面臨的困境

筆者通過多年政府單位檔案管理工作經驗，發現我國政府單位檔案管理工作主要存在著以下四個方面的問題：

1.1 重視程度不夠

檔案管理工作所面臨的困境追其本源就是政府的不重視，沒有給與檔案管理工作以足夠的支持和引導。相比較于政府其他的前沿工作，檔案管理工作進展緩慢、成效不明顯，因此很難引起足夠的重視。檔案管理工作人員的服務意識較差，甚至很多政府單位將檔案管理工作考核隔離在年度目標考核標準之外。另外，很多政府單位在檔案管理制度執行方面不夠嚴格。日常管理松散，例如檢索目錄，編碼目錄，錄入格式等沒有嚴格執行工作要求，這樣給后期的檔案管理工作留下了嚴重問題。此外，檔案管理工作平臺的信息化程度也依舊較低，很多部門在檔案工作方面的預算投入較少，這是不利于檔案管理工作的有效進行的。同時，在人員配置之上，政府沒有注重管理人才的分配，檔案管理工作沒有核心支撐，沒有創新力的注入，這必然導致檔案管理工作困難重重。

1.2 管理手段落后

政府單位檔案管理依舊停留于傳統的檔案管理模式之上，由于其體系過于龐大，檔案管理工作的改革工作推進較為緩慢，例如在檔案的檢索，編目，分類等工作依舊停留于原有手段。但是，隨著信息化技術的不斷發展，各行各業已經不斷融入信息技術進行檔案管理工作。雖然很多地區已經開展了線上檔案管理，但是不可否認的是信息化技術的應用依舊不夠，很難達到普及化的程度。同時，檔案管理的人員分配，資源利用也依舊相對較少，政府監督力度不高。筆者通過調查發現，對于檔案的錄入工作，僅僅是提出保密，不允許進行手機拍照等等硬性條件，但是對于每天的錄入量，錄入效率等并未提出相關要求，這也就導致了員工工作效率低下，工作進展緩慢。

1.3 檔案編研工作不到位

筆者通過調查發現，檔案編研工作依舊不夠優化。檔案管理工具的開發與利用都相對較低，無法細化檔案種類，進行檔案的一體化管理。很多時候，事業單位的檔案都是成堆的，檢索方式依舊較為低下，不能夠給人一種一目了然的感覺，這給后期的檔案編研工作帶來了巨大的問題。同時，專業化人才體系建設不到位，使得單位檔案編研工作有所弱化，未能充分挖掘檔案信息資源的價值。檔案管理不僅僅是檔案材料的收集整理，其更重要的是要給予社會事業發展的支持，要通過檔案資料中碎片化信息的有效整合為管理者提供決策支持，這給事業單位的檔案管理提出了新的挑戰。

1.4 檔案利用率不高

相比較于企業檔案，政府事業單位的檔案利用率相對較為低下，很多時候都是人事檔案的調動，這也就導致了檔案管理工作得不到重視。筆者認為，檔案一直得不到利用的原因是信息化平臺搭建的不完善，另外，沒有科學規范的檢索方式，這也就導致了員工不愿意進行檔案編輯工作。相關部門對于檔案管理工作的宣傳依舊不到位，很多時候，檔案部門工作效率也隨著檔案利用率的降低而降低，這就導致了員工“很閑”，工作積極性得不到激發，這也是目前我國檔案管理工作中的一個重要問題。

2 政府單位檔案管理困境的破解對策

對于以上政府單位檔案管理工作所面臨的困境，筆者有以下幾點具體建議。

2.1 提升政府重視程度

政府單位一定要能夠提升檔案意識，對于檔案管理工作給與足夠的重視和支持。要知道，檔案是我國社會的寶貴財富和重要的信息資源，只有充分發揮檔案的作用才能夠更好的促進社會和諧發展。另外，政府單位要給予檔案管理以一定的理解與支持，很多時候檔案管理工作是十分繁瑣和枯燥的，只要不斷的健全管理體制，嚴格監督員工，充分保證員工的工作效率和工作熱情，這樣才能夠更好的完善檔案管理工作。在檔案管理工作中做到寧查一百，不放一誤。要有持之以恒的耐心，以集體利益為重。再加上我國對于檔案信息化管理的相關法律不是很完善，所以各個政府部門更應當給與足夠的重視。

2.2 完善檔案管理制度，提升員工素質

檔案管理制度的不完善是導致檔案管理困難的根本因素，所以說，政府單位一定要重視檔案管理工作，不斷完善檔案管理制度，只有這樣，才能夠立下“規矩”讓員工自成“方圓”，同時，有效的監督體制和制度管理也能夠避免資源浪費和人力浪費，能夠有效的提升檔案管理工作效率。人是產生一切社會活動的根本動力，所以說，無論什么工作，擁有專業的職業素質的人才是非常重要的。對于檔案管理工作也不例外。如今是信息化時代，各種管理技術手段日新月異，檔案管理工作人員需要了解工作的專業需要，進行自我培訓和積極思考。對于檔案管理工作中存在的問題進行及時反饋和提出創新建議。

2.3 做好檔案編研工作

要想有效的提升檔案管理工作效率，做好編研工作是檔案管理的基礎。無論是未來的信息化檔案管理平臺的建設還是前期檔案的總結管理，都一定要有一個具體的模板進行規范統一。只有這樣才能夠做到高效率利用。很多時候，我們可以采用固定框架，增加檢索方式，讓政府單位的工作人員更加方便的進行檔案的調動使用。同時，根據工作實際細化檔案種類，檔案目錄，這也能夠很好的促進檔案管理工作高效進行，不僅能夠讓管理者一目了然，同時還能夠進行集體編輯，集體整改，大大的提升了檔案管理效率。此外，利用編研手段對檔案信息內容進行提煉總結，提高檔案信息的價值內涵，這不僅能夠方面管理者的直接使用，使得使用者快捷的尋求到自己所需要的文件，還能夠讓使用者感受到檔案的重要價值，提高檔案管理意識，為后期檔案工作的發展創新提供重要的思想支持保障。

2.4 提升檔案利用率

政府單位檔案是單位管理運行中，對員工創造思維以及職能形使的重要記錄。很多時候，建立科學規范的檔案檢索體制，方便政府單位工作人員的錄入和改進工作，這樣會使得檔案的利用率得到質的提升。同時，政府應當加強對于檔案管理工作的宣傳，提倡政府工作人員不斷使用檔案，實現資源共享和全面傳遞。并且，支持將傳統的檔案記載方式轉變為信息化記載，通過建立檔案管理網絡實現檔案信息的及時更新，避免信息內容更新的延時性，只有這樣才能夠更加迎合社會發展的需要，同時還能夠極大的節約人力，物力資源。

3 結束語

檔案管理工作對于政府單位職能的完善有著直接的影響，雖然目前我國檔案管理工作還未能夠滿足時代的需求，但是，隨著相關部門的不斷重視，筆者相信政府單位的檔案管理工作必將越來越好，效率也必將越來越高。

參考文獻

[1]廉麗.淺論事業單位檔案管理存在的問題與改革思路[J].黑龍江史志，2015（01）.

[2]張忠嶺.淺談事業單位檔案管理存在的問題及對策[J].科技資訊，2015（08）.

[3]周麗娟.事業單位檔案管理工作中存在的突出問題與解決措施[J].中外企業家，2017（17）.