探尋有效解決措施，加強人事檔案管理

張曉雙

摘 要 近年來，我國的社會主義市場經濟發展迅速，人力資源逐漸成為現代企業發展中重要的核心資源。而知識經濟時代的到來，更使得人們對現代人力資源的管理工作更加關注。人事檔案管理工作，可以說是人力資源管理中最為重要的環節之一。因此，充分對人事檔案管理工作中存在的問題進行分析，并深入探尋有效的解決措施，加強對人事檔案工作的管理，以此來促進企業的進一步發展，已成為廣大企業人事檔案管理工作者亟待解決的重要課題。

關鍵詞 人事檔案管理 解決措施

中圖分類號：D523.2 文獻標識碼：A

1當前檔案管理中發現的問題

要想在激烈的競爭中獲得生存與進步，首先要解決的就是傳統的人事管理里的許多弊端。能在新形勢下做好人力資源的檔案管理，是每個檔案管理人員的當務之急。長期以來，人事檔案管理工作的重心是先有效控制人事的流動；其次才是在組織調動和人事流動為基礎上，檔案管理部門單純地、一味地用管理意識去處理各類人力資源的存檔工作，但從來不顧及單位運營和這些人的關系。由于輕服務、重管理，僅僅把員工看成被控制、被管理的對象，把各種人事檔案看成控制人力資源流動和管理人的制約工具與主要手段。這種做法不能最大限度的激發員工的工作積極性，同時服務對象也容易對檔案工作造成誤解。同時，檔案管理的工作人員和被管理對象時常產生對立的情緒。如果解開這個死結，需要有基本的初步認識。

2目前我國的人力資源管理體制方面存在的主要弊端

（1）下級機構人力資源檔案常常歸多頭管理不但檔案的隸屬關系。十分混亂，而且多方檔案管理對個人檔案進行管理時，各方的管理方法雜亂，各種分割嚴重，總體來看，各類企業、事業單位檔案管理的工作都是各自為政。多頭管理很容易產生“死檔”、“棄檔”，數量會漸漸增多，不能很好的實行現代化及標準化管理，容易發生扯皮、相互推諉、職責不清的現象。

（2）目前的檔案管理中，工作在一線的能手比例降低很多單位領導人為檔案管理工作是無關痛癢的工作，乃至認為其可有可無，部分單位里從事檔案工作的人員或是毫無工作經驗的年輕人，或是年老體弱者。

3人力資源的檔案工作特點

人力資源的檔案管理與其他崗位的管理工作不同，首先，人力資源方面的管理和服務對象是人，人具有主觀分析能力和判斷能力，并且具有一定的流動性。檔案管理工作主觀性地決定了，無論處于何種條件，人力資源的檔案管理都要比其他檔案管理復雜，并且繁瑣、多變。其次，在具體檔案管理的實施時，服務的對象表面上具有很大共性，實際上又有很大差別，這不僅有社會因素，也有服務對象的個人因素。常常表現為對象間具有不同的定期目標、個人能力、工作水平、個人履歷、工作態度等，人力資源的檔案管理就需要引入過程化的管理，與此同時，從事檔案管理的工作者要更敬業、更專心、更細心。最后，人力資源方面的檔案管理工作具有普遍的社會性，人和人的相互交往及因此而產生各種內在與外在的聯系。使工作者在實施管理過程中不但要顧及每個對象的個性，而且要考慮各個對象間的團隊協作關系，也要注意這種關系對整個結構帶來的影響。人本服務是檔案管理工作的時代性特點，它展現了現代檔案管理的核心。人本服務就是從每個員工角度出發，把人放在服務的第一位置，明確人在整個服務里的地位。人力資源的檔案管理從業人員不能得到周圍人所有的官位、薪資，得不到應有的社會認定。長期以來，就造成檔案管理人員不斷減少，導致檔案的管理水平逐年下降，所以要深刻意識到，檔案的管理工作任重而道遠。

4要增強檔案管理的規劃與服務意識

首先，檔案管理的重要主要部分是人力資源，人力資源的管理及服務對象包括單元人員的學歷結構、數量和個人的素質能力。對檔案進行管理時，人不但是主體，同時也是客體，不論是人員分類與定編，均是檔案管理的對象。企業對員工的招聘、薪資計算工作、勞動合同簽訂、勞動關系辦理、人力資源規劃、績效考核等都必須有明確的流程或制度做支持。同時通過實際的實施，再不斷完善制度。其次，有關服務意識教育。檔案管理工作者應該克服可有可無的觀點，應該深刻認識到檔案管理也是生產力，認識到做好檔案管理是增加企業經濟效益。如果某個單位不安排專門人員負責人力資源的檔案規整，將導致企業沒有人力資源記錄，嚴重影響企業正常運轉，從事檔案管理的工作人員必須與時俱進，克服自己的管理誤區，認識到自己工作的重要性，不僅要服務好每一個對象，還要服務好全局和大局。

5分析現存的檔案管理問題

5.1缺少必要的法律

目前，我國的檔案法律法規里還沒有人力資源的檔案管理概念及有關法條，法律里還有很多空白地帶，嚴重的阻滯檔案管理工作有序發展。

5.2檔案管理與服務水平的提升關系

到體系建設和窗口服務這兩個方面，這需要檔案的管理人才在建立檔案過程中，需要業務熟練、高素質的技能型專業人才，才可以立足管理工作的設計與規劃；擁有服務性人才，才可以提供科學的服務，發揮好檔案管理系統的功能，確保檔案服務系統正常平穩運行。

5.3檔案管理工作出現投入不足問題

依據市場規律，檔案管理的前期軟件開發和信息化切換，都要一定的資金投入。各個對此投入都十分有限，不能系統地開展檔案的基礎建設工作，嚴重影響人力檔案工作的數字化推進。

6結束語

人力資源檔案所提供的信息及服務的優劣都對單位管理工作的針對性與實效性產生一定的影響，人力資源的檔案管理不但是一個部門、一個單位實行人力管理的重要環節，同時，也是主要的構成部門，同單位的發展壯大有著緊密聯系。總而言之，檔案管理給人力資源有關信息的開發式管理與社會化提供重要保障。人力資源的檔案管理部門應該體現以人為本的中心思想，分析其中存在的問題，不斷改善管理措施。endprint