行政事業單位內部控制存在的問題與對策

張驁

摘要：行政事業單位內部控制的健全與完善對現代行政事業單位起著至關重要的作用，如今行政事業單位內部控制的情況暴露了許多弊端。本文主要對行政事業單位的內部控制存在的問題進行了研究，選取了大連的一家參公管理事業單位一大連市道路運輸管理處，對大連市道路運輸管理處內部控制的現狀進行了分析，提出了大連市道路運輸管理處內部控制中存在的一些問題，同時對照實際情況，提出了適合大連市道路運輸管理處改進內部控制效果的對策，希望能夠進一步推動大連市道路運輸管理處內部控制的順利開展，提高行政事業單位的管理水平。

關鍵詞：行政事業單位；內部控制；風險評估

一、行政事業單位內部控制的特點和必要性

（一）行政事業單位內部控制的特點

早在2012年，財政部就出臺了關于內部控制相關的文件一《行政事業單位內部控制規范》，在文件中對行政事業單位內部控制的概念提出了具體的定義：行政事業單位的內部控制是指通過制度的制定及實施，對單位的經濟活動進行管理，防范風險，實現單位的控制目標。

行政事業單位內部控制的特點包括：1.全面性。行政事業單位內部控制不是對單一某個工作環節的控制，而是對單位業務的全面控制。2.重要性。行政事業單位內部控制有主要的關注點，重點在于單位經濟活動中的重要風險點部分，對其進行重點關注。3.制衡性。為了減少舞弊的產生，在行政事業單位內部控制中，相互制約和監督是內部控制的重要特點。4.適應性。行政事業單位內部控制開展的前提是依照國家出臺的相關政策和文件，并且需要跟隨外部宏觀環境的變化、單位業務變換的要求不斷進行完善，根據單位實際情況進行修訂內部制度，提高適應性。

（二）行政事業單位內部控制的必要性

行政事業單位開展內部控制，一是能夠保證單位的經濟活動嚴格遵照國家的法律法規及制度，不會產生違法違規的活動，能夠提高行政事業單位在社會上的公信力，提高行政事業單位的社會形象；二是能夠保證國有資產的安全完整，對單位的固定資產、無形資產及流動資產的控制能夠減少資產的虧損現象發生；三是能夠保證單位的財務信息的準確性和真實性，作為內部控制重要的組成部分，財務信息能夠反映出來單位的管理情況；四是能夠提高單位的責任履行和工作效率，完善有效的內部控制，能夠促使行政事業單位更好的為社會服務；五是能夠有效的防范腐敗事件的發生，減少貪污、舞弊行為。

二、大連市道路運輸管理處內部控制現狀

（一）大連市道路運輸管理處簡介

大連市道路運輸管理處屬于處級參公事業單位，并且已經是法規部門授權的道路運輸行政執法單位，主要的工作內容是對全市道路貨運、機動車維修、運輸服務業等行業進行全面的管理工作；認真執行政府對于相關道路運輸的法律法規及相關政策，對道路運輸中長期發展進行全面規劃；制定與汽車維修和道路貨運等方面的相關的制度要求及技術標準；審批和維護貨運的業戶開、歇、停業；督查運輸產業市場秩序，依法對違章情況進行查處；認真完成上級交代的其他工作。

（二）大連市道路運輸管理處內部控制實施情況

2017年，應大連市財政局的要求，大連市道路運輸管理處實施了內部控制系統建設的系統性工作，主要分為三個方面：首先，制定相關的內部控制制度。大連市道路運輸管理處對單位內部原有的制度規定從單位和業務兩個層面進行了一個初步的了解，之后對具體的業務進行了內部控制制度的梳理，并對預算、收支、采購、資產、項目和合同等都進行了相關的整理，在整理的過程中，發現公司內部的運行制度還是存在很多的不合理和不完善的地方。在制定和完善制度時，采用了流程圖的方式進行了全面準確的分析，更有助于發現問題的風險點，強化權力運行。其次，通過加強員工培訓來提高員工內部控制意識。大連市道路運輸管理處針對此次工作，在公司內部組建內部控制小組，提高員工的重視程度，通過宣傳讓員工先對此項制度有初步的了解，再通過系統的培訓，使培訓效果最大化。最后，以信息化為平臺，提高內部控制實施效果，建立單位內部獨有的文件處理系統，但是目前信息系統在日常使用中頻率并不高。

三、大連市道路運輸管理處內部控制存在的問題

（一）預算控制低效

國家實行部門預算管理改革以來，大連市道路運輸管理處在預算管理控制水平上對比以往取得了很大的成效，有了穩步的提升。但對于總體要求而言，依舊處于劣勢，無法滿足預算管理要求。表1就是2017年大連市道路運輸管理處的行政運行費用預算執行情況的對比表格。

通過表1可以看出，大連市道路運輸管理處的預算編制與執行偏差較大。這一方面說明預算編制準確性低，另一方面說明執行時控制不夠嚴格。在預算編制的環節，財務部門負責單位的預算編制，運用的是增量預算編制方法，按照上年度的預算執行情況作為基數，簡單的進行了調整后形成的本年預算，預算部門編制不夠具體細致。例如招待費和出國費為0.57萬元，可以明顯看出，2017年預算編制沒有考慮當年實際情況，僅參考了上年度情況。在預算執行的環節，缺乏嚴格的監督措施，業務部門經常隨意增加預算，從實際情況來看并沒有嚴格按照預算的編制情況進行實施。如表1所示，2017年預算實際執行很多項目都超出了預算，例如辦公費的預算執行達到了581.72%，很大程度超出了預算，說明在執行環節需要加強。最后，大連市道路運輸管理處缺乏預算分析流程，只有預算編制和執行缺乏了對結果的分析，導致了出現問題不能及時發現，不利于日后的工作改進。

（二）固定資產管理無序

大連市道路運輸管理處沒有一套完善的固定資產管理制度，僅僅是依照上級單位出臺的固定資產管理辦法執行，無法嚴格約束單位內部固定資產的管理與使用。在崗位分工方面，職責與分工不明確，只是設定了辦公室作為固定資產的實物管理部門，財務科作為價值管理部門，工作中的責任沒有落實到具體個人。另外，在實物日常管理方面，缺乏定期盤點與清查。例如在2017年大連市財政局組織的一次固定資產清查活動工作中，大連市道路運輸管理處首先對單位固定資產進行自查，有新購置的檢測儀器在實物管理部門入臺賬，但是財務管理部門卻沒有入賬，還發現實物部門登記的固定資產使用部門有很多都發生了變化，但是沒有及時更新，導致清查十分困難。這說明固定資產日常管理和盤點做的不到位。

（三）內部控制風險評估不完善

大連市財政局于2017年對內部控制建設評估當中有一項內容是針對各個單位是否進行了定期的風險評估。然而，大連市道路運輸管理處所顯示卻是完全沒有進行過任何的風險評估和風險預警機制。由此可知，大連市道路運輸管理處在風險評估和風險預警方面做得不夠完善。究其根本是由于管理層意識薄弱，對此項工作沒有足夠的重視。風險意識薄弱，同時也給一些人可乘之機。例如，由于大連市道路運輸管理處在日常工作中沒有嚴格遵守內部控制制度中有關不相容職務分離的制度，使采購工作與驗收工作由同一人負責，在2017年就因為此而發生了采購人因收受供應商好處而采購不合格產品的事情，這一行為嚴重影響了單位的利益。為了防患于未然，將損失利益最小化，應當在事情發生前及時控制，建立科學有效的風險管控機制。

（四）內部監督流于形式

現階段，大連市道路運輸管理處內部監督是由內部監督小組完成，內部監督小組是由主管財務部門的副處長作為組長，財務部門會計人員作為監督人員組成?？梢钥闯?，大連市道路運輸管理處在人員設置上不合理，會計人員兼職內部監督檢查工作，這就相當于是會計與監督都是同一人執行，并不能達到監督的效果。2017年大連市交通局在執行審計計劃之前，曾下發文件要求交通局所屬事業單位開展內部監督自查工作，大連市道路運輸管理處按要求對單位進行自查，由于財務人員作為內部監督小組成員進行檢查，檢查沒有明顯效果。而在市交通局審計處進行審計時，發現了單位存在一些采購行為不規范、工會經費管理不規范等問題?？梢?，目前的內部監督流于形式，內部監督小組起不到真正的監督和監測作用，都是事后發現才去采取措施進行補救，等到違規違紀問題發生以后才去想解決的措施。

（五）信息溝通機制不完善

大連市道路運輸管理處信息化網絡平臺受人、財力等方面的制約，無法全面、迅速的發展，同時在功能完善、信息量儲備、溝通互動方面做得也不夠全面。例如，單位的預算部門主要負責單位預算編制，但相關業務部門卻沒有積極參與部門預算管理，單位上下級、員工之間溝通做得也不夠到位，各科室之間沒有密切配合，導致預算編制與執行存在缺口問題。管理處對于內外部的信息溝通與交流還只是通過文件或簡報的形式進行溝通與交流，事實上是可以選擇一些現代方便快捷的方式來傳播的，這樣更能提高信息溝通的效率。只有溝通的效率提高，才更能保證信息系統的健康有序進行。

四、改進大連市道路運輸管理處內部控制的對策

（一）加強預算控制管理

大連市道路運輸管理處主要需要從三個方面加強管理，分別是預算編制、執行與分析。在預算編制上，要以當年的數據為支撐，各科室之間密切配合與溝通，可以采用參與式預算，即讓各相關科室的相關人員都參與其中，每個人都有發言權，形成更加完善的預算管理體系。在預算分析上，對預算要進行定期的分析，時間依據單位而定，可以每個季度或者每個月進行一次，以便及時發現并解決問題。在預算執行上，按照財政部門出臺的相關政策認真實施，嚴格控制資金管理，加大控制力度，更好的提高預算執行能力。執行過程中，隨時進行監督與檢查，完善動態監測機制，更好的提高財政資金效率。

（二）改進固定資產管理效果

大連市道路運輸管理處應當通過建立固定資產管理制度和嚴格的監督檢查制度來改進管理效果。首先，要完善固定資產管理相關的制度。根據大連市財政局資產管理文件、市交通局資產管理辦法結合大連市道路運輸管理處實際情況，出臺內部的固定資產管理辦法，進行規范。特別是要對資產的購入情況、日常使用和處置的程序進行詳細的規范，并且在以后工作中要對出臺的內部固定資產管理制度施行情況都要進行有效的監督。其次，要明確崗位分工和職責，明確固定資產管理部門和使用部門的職能和權限，并且建立統一的要求，對單位的固定資產實施分級管理，責任到具體個人，各負其責。最后，要加強日常的盤點與抽查，確保每一項資產的不被隨意挪用，防止隨意處置。把資產盤點和清查作為一項重要的日常工作，實施常態化管理，確保賬面與價值張相符。并且將每次盤點與抽查的結果進行公布，對于違反規定的情況要及時通報。實現大連市道路運輸管理處正規化管理。

（三）建立健全內部控制風險評估機制

1.設置風險評估工作小組

成立風險評估工作小組，歸屬于內控部門，由大連市道路運輸管理處主要領導擔任組長，各科室負責人及外聘專家組成小組成員，共同負責對風險進行識別，評估。風險評估小組，需要針對大連市道路運輸管理處日常的經濟活動存在的風險作出全面的評估。評估過程需要系統、客觀，對于評估的風險并給出相應的應對措施。具體的職責是需要制定單位年度的風險評估計劃，要明確當年的評估任務，在開展評估的過程中，要積極協調各個科室的負責人對相關業務實施風險識別和具體評估，對于經濟活動要重點關注，定期進行監督，評估結果要形成書面報告提高領導辦公室。

2.建立完善的內部控制風險識別和預普機制

風險評估工作小組可以針對單位的預算管理、收支管理、政府采購管理、資產管理、項目管理、合同管理每年進行一次風險評估工作，如有必要可一年多次。進行識別風險時，應當事前對風險問題進行相應的分析，并針對問題提出解決方案?？梢圆捎蔑L險清單法、文件審查法、實地檢查法、流程圖法、財務報表分析法及小組討論等方式進行。風險程度分為五個檔位，分別為較低、低、中、高、較高，根據具體的評估結果進行合理的區分，最終將分類的評估結果采取相應的對策，爭取讓風險降到最低。風險評估小組在事中要及時跟進檢查過程，全方面、多角度的分析、監控，對于潛在的風險一個也不放過，采取合理的應對措施和控制措施對風險進行防范。事后要做好總結工作，針對出現的新、老風險進行全面分析，效果顯著的繼續保持，效果較差的要進行及時的調整，強化預警機制。

（四）完善內部監督體系

內部監督體系的主要工作是對內部控制工作運行進行一個再控制、再監督，協調管理層進行督查工作，能有效提高內部控制的效率及工作品質。大連市道路運輸管理處可通過以下方式完善內部監督管理：第一，建立健全內部審計機構。摒棄現有的財務部門人員兼職內部監督小組成員的做法，內部審計機構要設立獨立于財務部門以外的機構，做到財務審計是不同的人員進行?？梢云赣脤I人員完成，或者從其他部門抽調人員形成成員，并配備有內部審計從業資格證人員進行審計工作，切實做好相關工作。第二，健全和完善內部監督制度。按照制度規范對本單位的工作進行隨時檢驗與抽查，在日常工作中看是否存在舞弊等風險情況，一旦有問題及時提出相關意見并做好糾正。

（五）健全信息溝通機制

1.整合搭建網絡辦公和信息資源共享平臺

大連市道路運輸管理處應當加強對信息資源共享平臺的建設工作，適當投入資金進行相應的完善，借助互聯網軟件設備，對車輛的信息采集系統、代碼管理系統等進行綜合管理，提高工作效率，實現一次輸入，各部門共享。

2.建立健全有效的反饋和溝通系統

為提高溝通效率，實現消息傳遞的準確與迅速，大連市道路運輸管理處應當建立網絡辦公平臺，管理層傳達的信息可以及時、有效、精準的傳遞每一個員工，防止發生曲解。傳遞信息的方式更是多種多樣，充分利用現代的發展成果，例如辦公室內部通知、微信建群、公眾號平臺等多種辦法，使各級人員得到有效的溝通，加強同事間的了解，構建和諧的工作環境，使各部門之間更有效的配合。在與社會各界人士溝通上，大連市道路運輸管理處應當以電子政務網站為載體，利用好網絡平臺與社會公眾之間進行合理有效的溝通，并制定《大連市道路運輸管理處信息工作管理辦法》，形成每年一次的信息公開年度報告。