探析事業單位檔案管理信息化建設

高業亭 王洪山 聶榮冰

摘要：經濟社會的快速發展和科學技術的進步加快了信息時代到來的速度，在促進事業單位內部結構改革創新的同時，也促進了其檔案管理模式的信息化和現代化進程。本文通過分析檔案管理信息化建設對提高事業單位檔案管理水平的重要意義，總結事業單位檔案管理過程中出現的主要問題，并結合當前事業單位檔案管理工作的現狀，制定切實有效的措施來加快檔案管理信息化建設的步伐。

關鍵詞：檔案管理；信息化建設；事業單位；策略

加快檔案管理信息化建設不僅滿足了信息時代對提高檔案管理水平和效果的基本要求，也順應了事業單位改革創新的潮流，推動了事業單位內部結構的優化調整，提高了各種檔案資料的有效利用率，為充分發揮其在經濟社會發展過程中的積極作用，然而，我國事業單位當前檔案管理模式存在很多不足之處，阻礙了檔案管理信息化的速度，因此，必須重視檔案管理信息化建設，利用功能更加齊全、性能更加強大的現代化設備和技術來加快檔案管理信息化建設進程。

一、當前事業單位檔案管理模式中出現的問題

檔案管理是事業單位主要工作內容之一，受原有檔案管理模式、領導思想觀念、檔案管理人員專業水平等多種因素的共同影響，我國事業單位檔案管理方式比較落后，檔案管理水平不升反降，讓檔案管理職能大打折扣。

1.事業單位領導人員對檔案管理工作存在錯誤的認知。部分事業單位領導偏執的將檔案管理工作歸屬于事業單位的輔助工作范疇，根本沒有認識到檔案管理工作對事業單位其他工作正常開展的重要性，于是，繼續使用原有的檔案管理模式和工作流程，沒有購買先進的檔案管理系統，更不可能主動進行檔案管理模式的改革創新，無形之中增加了檔案管理信息化建設的難度。

2.事業單位檔案管理人員的培訓機制不健全。部分事業單位檔案管理人員的培訓頻率較低，容易造成檔案管理人員的檔案管理理念和管理技巧停止不前，久而久之，會造成檔案管理人員的檔案管理理念比較落后和專業水平較低，根本無法滿足加強檔案管理信息化建設的需要。

3.事業單位的檔案管理模式比較單一化。事業單位檔案管理人員早已習慣原有的工作環境和工作模式，缺少必要的改革意識和創新意識，甚至還有部分檔案管理人員對檔案管理信息化建設存在抵觸心理，降低了檔案管理時效性和共享性。

二、事業單位檔案管理信息化建設取得的成績

網絡信息技術在各行各業中的廣泛應用在一定程度上改變了人們的思想觀念和生產生活方式，為事業單位檔案管理信息化建設提供了強大的技術支持。互聯網技術的深入研究加快了現代化檔案管理軟件和系統研究發明的速度。

1.提高了事業單位檔案資料的安全系數。傳統檔案資料管理模式中，主要以紙質檔案為主，容易受自然災害、人為災難等多種因素的影響，容易出現檔案損壞和丟失的情況。信息化檔案管理模式中，將檔案資料信息錄入到數據信息庫內，在減少檔案資料占用空間的同時，也會最大限度的降低檔案資料管理成本。

2.信息化檔案管理模式更加方便快捷。檔案管理信息化建設實現了檔案資料信息之間的共享和通用。我國事業單位檔案資料數量龐大，加之，檔案資料內容涉及范圍廣，具有極強的復雜性和跨越性等特征，增加了檔案資料有效管理的難度，加快檔案管理信息化進程可以提高檔案資料管理效率，減輕檔案資料管理人員的工作量和工作壓力，將原本復雜的檔案管理流程變得簡單統一，為檔案管理工作的順利開展奠定基礎。

三、加快事業單位檔案管理信息化建設的措施

1.建立健全事業單位檔案管理人員的培訓機制和考核機制。事業單位相關部門要加強對檔案管理人員的培訓力度，定期開展檔案管理等領域的專業培訓，為檔案管理人員掌握更多專業的、先進的檔案管理知識和技巧提供更多的平臺和機會，提高檔案管理水平和管理效率；對檔案管理人員進行互聯網技術等方面的培訓，加強互聯網技術和檔案管理工作的聯系，幫助檔案管理人員數量掌握先進的檔案管理軟件和系統；對檔案管理人員進行創新、法律、職業道德等方面的培訓，提高檔案管理人員的創新意識、法律意識，轉變以往消極應付的工作態度，形成腳踏實地、銳意創新等工作態度。

2.增加檔案管理部門的資金和技術投入。完善檔案管理基礎設施，盡量選擇那些符合事業單位檔案管理要求、性價比較高的設備，并由專門人員定期檢查和維修設備，避免因設備故障給檔案管理工作造成不必要的損失。

3.加強事業單位檔案管理軟件技術的研發力度。事業單位應及時更新檔案管理系統，研究發明出更加適合本單位檔案管理工作的檔案管理體系。檔案管理人員還應將檔案管理信息更新到專門的數據庫內，降低因檔案管理技術有限等原因造成檔案資料信息的損失。

4.完善檔案信息化管理制度。事業單位運行中，非常重要的一項基礎工作為檔案管理，而制度又是檔案管理工作順利實施的保障。因此，就需要結合事業單位實際情況，構建完善的信息化管理制度體系。同時，加大培訓力度，對檔案管理的重要作用積極宣傳，將信息化管理理念牢牢貫徹下去，規范工作人員的行為。

四、結語

事業單位檔案管理信息化建設對互聯網技術和網絡平臺的依賴性較大，加快檔案管理信息化建設有助于提高檔案資料的共享性、時效性和安全性，從而加快事業單位檔案管理工作的現代化進程。