企業部門溝通機制如何有效發揮作用

王秀英

摘要：對當代社會而言，人們在自己的日常生活中必須要掌握溝通的相關技巧，一個人的交際能力已經成為當代人才評價的一項重要標準。從企業的角度來說，各個部門之間需要建立起長期和積極的溝通，這已經逐步演變為企業追求與強化的一項文化理念。本文通過對企業部門溝通的作用介紹，表明了部門之間進行有效溝通的意義，然后分析現今部門之間溝通不足的主要原因，并且根據各種溝通中存在的問題提出進行有效溝通的相關建議，并以此希望能夠對企業各部門之間的有效溝通發揮出一定的積極作用。

關鍵詞：企業管理；有效溝通；內部協作；潛在客戶

一、溝通在管理中的作用

對于企業來說實現良好的協調組織的主要因素為信息的及時交換，各個部門相互之間的溝通交流能夠促進企業的發展與創新能力的增強，并且通過有效的溝通能夠促進企業的工作質量的提高。隨著企業規模的逐漸擴大，在其內部需要建立的不同功能的部門數量越多，由此部門相互間的有效溝通也就變得越來越重要。

對于企業自身來說，在企業的創建和發展過程中，團隊的之間的相互協作與配合一直都是至關重要的，所以對于一個較為優秀的企業來說，有效的部門溝通必定是及其完善的；對于企業的外部因素來說，有效的溝通可以實現不同企業相互之間的交流協作，達到互相學習與互相補充的作用，因此工作人員需要具備一定的談判以及溝通協作的相關技巧。

想要實現順利有效的溝通，首先需要對交流的對象有一定的了解，在掌握了對象的一些基本特點之后，根據不同的對象來進行針對性的溝通交流從而實現自己希望達到的目的。這樣方式相對而言比較復雜，需要專業的技術人員通過實踐來對其進行長時間的實踐與積累，并且不斷的進行創新，這樣才能夠達到順利進行有效溝通的目的，并且這對于企業的長期穩定運行具有較為重要的作用。

對于現在的企業來說，其客戶可以被劃分為內部與外部客戶兩個主要的類別，內部客戶是指那些為企業的發展服務的眾多員工或者那些和企業建立了合作關系的其他企業或者事業機構，而外部顧客這主要代表那些購買企業相關產品的一般客戶，企業希望能夠滿足自己客戶的要求，就需要同時盡可能的實現內部以及外部客戶的期望，并且這兩個部門具有相互促進的關系。只有充分達到了客戶滿意的要求，這樣才能夠更好地完成產品的生產以及創新能力的提高，這樣企業才可以不斷的提高自身經真理，從這個角度來說，進行有效的部門問的溝通協作，掌握不同部門和外部客戶的需求，對于企業的發展具有重要的意義。

健全有效的溝通方式，能夠實現部門問信息的高效傳遞，所以，企業需要建立起更加完善的內部與外部的相關客戶的溝通渠道，對于不同客戶提出的各種問題必須進行重視并且進行及時的解決，這樣才能夠保持溝通的持續通暢。對于企業自身來說，進行有效的溝通使其快速以及健康發展的催化劑，能夠及時解決企業內部與外部出現的矛盾，這樣才能夠促使企業團結成為一個整體，充分的利用好有效溝通的重要職能，才能夠為企業帶來更多的實際利潤。

二、部門溝通與協作中存在的問題

1.溝通途徑不足

企業各個部門之間進行溝通交流的方式不足。得到的信息往往不夠全面，這樣很可能會造成當企業出現某一問題時，不同部門之間分別對用人、工作量以及不同職責的多次討論，但是其進行討論的結果卻無法及時進行交流，這樣就會造成成本的浪費。從現在的情況進行分析，雖然進行有效溝通的方法與過去相比增加了很多，但是其整體溝通方式仍然不足，需要繼續進行研究和增加。

2.暴露問題的力度不夠

在企業各部門進行溝通時，往往需要解決多種不同的重要問題。但是許多部門的工作人員卻不希望討論的氣氛過于尷尬，因此會故意隱瞞許多已經面臨的問題。但是對于企業的發展而言，各種暴露的問題，尤其是其中的一些難以察覺到的問題往往是解決重要問題的突破點。

3.部門的基本職責不夠明確

各部門的基本職責需要進一步明確。比如銷售部門、財務部門、信息部門等在企業中責任較重的部門，對于數據的記錄方式是不是科學，能不能對解決問題起到實際的幫助作用，進行的信息公開是不是能夠幫助企業更好的發展。從部門之間進行信息與數據交換的角度來說，其中采用的方式需要進一步研究和探討。沒有科學依據或者對于企業未來的發展起不到任何幫助的信息統計基本上是無效的，在進行溝通的過程中進行這些信息的傳遞甚至會導致企業走入誤區。

4.部分管理制度需進一步完善

企業各部門的崗位分工、內部的管理制度等各項規定還不夠明確。雖然從整體來看企業的管理系統較為完善，或者說對于企業目前的發展規模而言這種管理方式仍然能夠發揮一定的功能，但是如果企業如果希望能夠發展壯大，那么就需要對這些管理制度進行改善，進行不斷的優化調整。

5.部門之間信息傳遞脫節

目前采用的部門溝通方式只能夠進行較短時間內信息傳遞與協調。這種溝通方式能夠實現的主要是對當前矛盾的解決，但是卻無法從根本上解決問題，這樣可能會造成問題的隱藏，在未來逐漸醞釀成更加嚴重的矛盾，所以采用這種溝通方式完成協調的目的，具有很強的局限性。

6.其它原因

除了上面所提到的集中原因以外，造成企業部門之間溝通不暢的原因還有許多，例如企業相關工作人員的性格因素，如果員工的個人性格較為靦腆，不善于或者不主動和其他人進行溝通，這樣也可能會導致有效溝通的難以實現；并且如果文化的差異較大，那些文化或者學歷相對較高的員工與其他人進行溝通時往往會表現的更加自信，而文化水平較低的員工就相對難以進行有效的溝通，并且如果所學的專業不同，也可能會導致溝通的差異化甚至溝通難以實現的情況；除此以外，人本身具有的畏懼感、挫折感等不同的負面心理等都有可能會導致有效溝通無法進行的情況。

三、如何實現企業部門間的有效溝通

進行企業部門之間的有效溝通，可以使用的方式較多，對這些方法進行總結可以將其大致劃分為下面的幾種主要類型：

1.以真誠的態度進行溝通

真誠是人與人之間進行溝通的最重要原則，是雙方進行真誠交流的鑰匙。對于企業而言，各部門的員工都需要用真誠的態度去對待別人，用真誠的態度完成自己的工作，并且在溝通的過程中用真誠去打動對方。溝通不能夠只是在工作需要的時候才進行，或者也不能夠以簡單直接或者尷尬的方式開始與別人的溝通，而是需要用一種相互尊重、真誠對待以及換位考慮的方式來確保有效溝通的展開。在這當中，做好換位思考是溝通持續的重要技巧，彼此尊重是溝通的前提條件，真誠是溝通的最基本要求。

2.部門領導發揮模范作用

企業中的主要部門負責人，對于部門間有效溝通的開展具有重要的影響。例如如果某個部門的領導與另一個部門的領導積攢下了較為嚴重的個人分歧或者矛盾，這就會導致部門其他員工的溝通難以有效的展開。所以，對于企業來說，部門領導之間需要建立起較為良好的協作關系，以身作則，時常進行溝通交流，為部門工作人員樹立起良好的模范作用，并且要積極的鼓勵部門內的其他員工與其他部門進行頻繁的有效溝通，這樣才能夠有利于企業的內部團結和更好的發展。

3.舉辦部門間活動增強溝通

在公司內部以及各個部門之間需要經常組織一些交流活動，比如可以舉辦一些娛樂或者文化交流賽事，這樣能夠促進各個部門成員之間的溝通和交流，為相互之間建立起良好的關系建立起一個平臺，使員工之間的關系變得更加融洽，這樣能夠為部門問進行良好和有效的溝通打下一個堅實的基礎。

4.運用高新技術促進溝通

如今的科技發展較為迅速，我們需要利用各種不同的高科技產品增進交流與溝通的機會?？梢酝ㄟ^建立起企業內部的互聯網論壇的方式，鼓勵各部門員工在論壇上積極的發表個人的建議或者心情，分享各自的日常生活點滴，這樣能夠加深部門之間的相互了解，有利于各部門關系的和諧緊密；可以采用多種交流軟件建立起企業之間共同享用的交流圈，對于工作的進度進行及時的發布和更新，這樣可以減少大量勞動成本的浪費?；蛘咄ㄟ^建立起微信群、電子郵箱的方式為員工交流提供一個輔助的平臺，增進部門員工之間的日常溝通與交流。

5.以制度來保證溝通

制度對于展開企業的日常事務來說具有極其的作用，其能夠規范工作人員日常的行為規范，并且具有持續發揮作用的能力。在企業內部建立起明確的溝通相關制度，可以促進部門之間的相互交流。對于溝通制度而言需要包括有溝通內容、溝通方式以及溝通雙方責任與權力的規定。確立這種制度對于部門之間進行有效的溝通來說具有必不可少的作用，這是因為在進行部門之間溝通交流的過程需要特別注意不能夠超越彼此的權限，不能夠直接對其他部門成員的工作提出干涉。并且，建立起的這種制度需要包括有正式與非正式兩個不同的方面，而且需要明確既然是制度，就需要在較長的時間內持續發揮作用。