科研院所檔案管理存在的問題及對策

張寧

【摘 要】面對科研院所的轉型改制，檔案管理必須改變傳統的工作模式和管理理念，順應時代發展潮流。本文通過分析當前科研院所檔案管理的現狀及存在問題，提出相應對策措施，以實現檔案管理創新發展。

【關鍵詞】檔案管理；問題對策；信息化建設

中圖分類號： G270.7；G647.24 文獻標識碼： A 文章編號： 2095-2457（2018）30-0282-002

DOI：10.19694/j.cnki.issn2095-2457.2018.30.125

Problems and countermeasures of archives management in scientific research institute

ZHANG Ning

（Aircraft Strength Research Institute， Xian Shaanxi 710065， China）

【Abstract】Facing the transformation of scientific research institutions， archives management must change the traditional working mode and management concept， and conform to the trend of The Times. By analyzing the present situation and existing problems of archives management in scientific research institute， this paper puts forward corresponding countermeasures to achieve innovative development of archives management.

【Key words】Archives management；Problems and countermeasures；Informatization construction

面對當今軍民融合程度深化、科研院所改制勢在必行的社會變化，為適應市場化的要求，科院院所需轉變管理體制和運行機制，實現從“行政化”管理向“市場化”管理的轉變，提高科研院所整體的創新能力和效率，增強其參與市場競爭的活力和能力。科研院所檔案管理作為其重要組成部分，也需順應時代發展潮流，改變傳統的工作模式和管理理念，樹立創新意識，更好地為企業發展提供檔案服務。

1 科研院所檔案管理現狀及存在問題

1.1 歸檔意識薄弱，難以收集齊全，利用效能低

由于多年科技管理體制的影響，很多科研人員“重科研，輕檔案”的意識突出，缺乏對科研檔案歸檔工作的重視，普遍存在一些現象：（1）重視科研項目的執行完成情況以及科研經費的到位與否，忽視科研資料的收集和歸檔；（2）基于使用方便和擔心知識產權外泄的考慮，沒有將自己形成的科研資料進行歸檔；（3）有些科研項目持續周期長，涉及科研部門較多，缺乏明確的歸檔負責人和隨時歸檔意識，易出現科研資料難以收集齊全、歸檔不全的情況；（4）基于績效考核、職稱評定等因素，重視科研項目的成果總結類資料的歸檔，忽視科研項目立項申請、過程記錄性文件和結題驗收類資料的收集和歸檔；（5）基于保密安全管理要求，重視高密級科研資料的歸檔，忽視內部、公開等科研資料的收集和歸檔；（6）重視紙質檔案的歸檔，對紙質檔案的管理有這明確的制度規定和業務流程，缺乏對電子文件歸檔管理的具體有效要求等。這些“輕歸檔”的現象直接影響科研檔案的利用工作，致使利用效率低，利用效能不高。

1.2 管理理念滯后，缺乏創新意識

檔案管理的外部環境已然發生改變，無論是思想觀念、管理模式，還是規章制度、人員構成，科研院所檔案管理體系普遍存在應變能力差和發展緩慢的問題。因檔案管理工作在科研院所工作體系中多處于非盈利配套服務地位，高層領導對其重視度不高，缺乏對檔案工作的明確具體的頂層設計。部門領導則缺乏足夠的基層調研和對新方法、新技術的有效與及時調整，更偏重于配套服務科研工作。因收入穩定，崗位競爭不激烈，且職稱晉升弱勢化，檔案人員自我發展意識不強，工作缺乏主動性和創新性。具體表現為：雖然規章制度明確科研檔案工作實行“三納入”、“四同步”管理，但具體落實和執行效果欠缺，導致檔案部門地位不高，缺乏話語權；缺少整體化理念，忽視檔案信息化建設與科研院所其他信息管理系統的協同化發展，缺少對企業文件數據的充分調研與清理，缺少對檔案管理狀況的認真反思；雖然引入現代信息技術，但對信息技術功能的整體理解不充分不全面，傳統管理模式和庫房管控思維嚴重存在，易形成在檔案信息系統再現手工管理模塊的現象。

1.3 缺乏統籌規劃，檔案信息化建設盲目且不充分，影響力低

科研院所基于自身專業特色發展需要，更偏重于科研項目過程控制的信息化建設，對檔案信息化建設缺乏總體的認識和定位。尤其在科研院所改制轉型時期，不愿投入太多資金進行設備和技術更新，檔案人才引進也是滯后，數字檔案館建設有規劃有申請但具體落實執行不到位，檔案信息化建設存在盲目性，表現為：雖然引入檔案信息系統，但缺乏對其使用的具體要求，使得檔案信息著錄全憑個人經驗、報表設計隨意更改、分類檢索信息不全等，還因購買功能模塊不全面/開發利用有限以及與企業其他信息系統融合度不高，導致檔案信息管理系統多為文件資料歸檔后由檔案人員利用其開展著錄與編目工作，以及處理一些簡單的利用服務手續，而無法承擔歸檔流程控制和檔案數據資源的挖掘與整合業務，尤其是面對日益俱增的結構和非結構數據，更是突顯無力感；片面追求評級考核，檔案編研成果質量不高，特色數據庫建設盲目追求數據數量，忽視數據質量；檔案網站內容不豐富，更新不及時，用戶瀏覽率低，使用不方便；基于保密安全要求，智能檔案庫房建設流于形式，密集架和庫房管理與檔案信息系統不能數據共享，這種“數據孤島”現象直接導致出入庫檔案信息無法及時獲取，需要手工錄入，庫房溫濕度無法及時反饋和調整，智能庫房建設耗資不少但效果不大。除此之外，檔案信息化建設缺乏明確的建設目標和具體的建設標準，側重于購買設備儀器和軟件系統等基礎設施，忽視建設模式和標準制度等軟文化的探索建設，缺乏詳實可行的質量控制，使得檔案信息化建設發展很不充分，檔案影響力不大。

2 促進科研院所檔案管理發展的對策

2.1 重視科技檔案歸檔工作，確保資料系統完整

將科研資料完整、系統的歸檔，實行集中統一管理，是做好檔案信息服務的基礎。因此，科技檔案的歸檔是檔案人員和科研人員的共同職責。檔案部門應針對實際情況，制定詳細的檔案工作規范，為保證案卷質量和及時歸檔，建議采取以下措施：（1）要求科研負責人在制定項目計劃時，向項目組成員布置平時形成積累材料的任務，并指定專人負責本項目材料的收集、積累、整理；（2）各科研分室設立資料管理員，應明確其工作范疇和職責，確保科研室內部所有科研資料歸檔齊全，保持和檔案人員之間的良好溝通聯系；（3）歸檔負責人應隨時關注項目完成情況，一個項目結束后的三個月內應完成歸檔，對于形成周期過長的科研文件，可按階段、專題、年度歸檔，避免長期未歸檔，造成科研資料的丟失以及大量歸檔文件的雜亂無章堆積；（4）重大科研項目鑒定、評審工作必須有檔案部門參加，歸檔時檔案部門應進行審查、驗收，并在項目完成驗收表上簽署意見。科研項目資料歸檔不完整、不齊全的，在項目評估驗收或申報成果獎勵時，檔案部門拒出已歸檔證明；（5）加大對檔案法律法規的宣傳力度和范圍，舉辦檔案業務培訓，提高科研人員歸檔意識。

2.2 更新思想觀念和管理模式，提升檔案管理能力

檔案管理要融入科研院所的發展大局，提升管理能力，更好服務科研生產，就必須更新思想觀念和創新管理模式。對于高層領導，檔案信息化不應是檔案部門的一家之事，而是企業信息信息化建設的一部分，必須將檔案管理工作與科研院所的科研生產同步進行統籌規劃，以實現協調發展，要提高重視度，給予檔案管理足夠的人財物支持。對于檔案部門領導，不能固守一攤，要放眼全局，主動作為，積極參與和文檔相關的企業信息系統的研發設計和環節測試，盡早考慮各類信息系統中有關檔案管理需求以及各信息系統與檔案信息系統的對接融合問題，將前端控制和全程控制真正落實到工作中。對于檔案人員，要積極適應全新的外部環境，不斷強化專業技能，提高業務素質，積極學習新理念新知識，要有主動創新意識，勇于改進工作方法，探索新的管理模式，將創新落實于實踐。

2.3 創新管理模式，加強質量控制，穩步推進檔案信息化建設

檔案信息化建設是一個系統龐大的工程，不可能一蹴而就。檔案部門應在企業信息化建設的大局中把握其建設原則和方向，將其納入工作計劃并設立中遠期建設目標，保持持久有效的投入和考核，同時建立用戶反饋機制。檔案信息化建設必須從實際工作需要出發，創新管理模式，樹立精益理念，包括精益設計搭建檔案管理系統、精益檔案數字化管理流程、精益檔案編研、精益檔案信息資源整合模式、精益檔案管理等。在增加基礎設施投入的同時，要積極探索檔案信息化建設標準，根據本企業工作特點，制定信息化標準體系和規章制度。同時要加強質量控制，對檔案信息化建設中的每個環節進行質量測評，包括可行性分析、預期目標設定、建設過程監管、使用效能反饋評定、維護與更新等方面。

2.4 注重檔案宣傳工作，提升服務效能

檔案管理必須改變過去封閉無作為的思想，主動宣傳檔案室館藏結構、業務流程辦理、網絡檢索利用、檔案工作動態等內容。要善于捕捉本企業檔案管理發展的新亮點、新特點，使檔案的宣傳由“死”變“活”，具有個性化。通過對檔案的廣泛宣傳，喚起社會公眾的檔案意識，特別是利用檔案的意識，從而擴大檔案的服務對象，更大限度地實現檔案的價值。另外，在平衡好用戶信息需求與檔案安全保密的同時，更要注重提升檔案知識服務效能，樹立開放主動服務意識，不斷加強檔案宣傳工作，以增強檔案工作的知名度和透明度，擴大檔案影響范圍，促進檔案信息化建設的良性發展。

2.5 構建新時期檔案人才隊伍，促進檔案管理創新發展

科研院所應樹立檔案人才意識，結合當前檔案理論創新、技術創新、服務模式創新和實踐創新等發展變化，通過引進和培養，提升檔案工作者的知識、能力、技能和格局，實現檔案人才素質復合化、結構合理化。建立檔案工作效益服務機制和科學合理的績效考核制度，采取多種激勵措施，創造學習與晉升機會，提高工作待遇和社會地位，增強檔案工作者的認同感、歸屬感、成就感和幸福感，引導檔案人員有責任的發展和完善自己的學術和業務能力，以適應全新的信息化服務模式，滿足全方位、多層次、網絡化的服務需求。

3 結語

綜上所述，科技檔案是科研院所最具特色的信息資源，能夠反映整個企業的知識積累、技術水平和科研生產能力。因此，科研院所檔案管理應與時俱進，拓展新思維，切實發現問題、解決問題，提升檔案服務能力，以信息化帶動檔案管理創新，積極促進科研院所的發展建設。

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