加強(qiáng)高等學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)的探析

劉轅++李麗

摘 要：隨著教育信息化的不斷發(fā)展，高等學(xué)校的檔案管理工作也迎來(lái)了新的格局，開(kāi)始大力推進(jìn)檔案管理的信息化建設(shè)，這不僅是信息化校園推動(dòng)下的必然發(fā)展過(guò)程，也是目前高校檔案管理工作的一項(xiàng)重要任務(wù)。但當(dāng)前，高校檔案管理信息化建設(shè)還存在重視力度不夠、專業(yè)人才匱乏、經(jīng)費(fèi)投入不足等許多問(wèn)題，嚴(yán)重阻礙了檔案信息化建設(shè)的正常發(fā)展。本文首先分析了高校檔案管理信息化的重要意義，從高等學(xué)校檔案信息化管理過(guò)程中存在的問(wèn)題入手，提出加快高校檔案管理信息化建設(shè)的對(duì)策，希望能為當(dāng)前高等學(xué)校檔案管理信息化的建設(shè)與管理工作提供一定的參考。

關(guān)鍵詞：信息化 高職院校 對(duì)象

中圖分類號(hào)：G64 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-098X（2017）11（a）-0177-02

高校檔案是從事教學(xué)、科研、管理、基本建設(shè)等教學(xué)活動(dòng)，直接形成的對(duì)學(xué)校、社會(huì)和師生員工具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、不同載體的歷史記錄。它記錄和反映了學(xué)校的發(fā)展歷程，是評(píng)估和衡量學(xué)校教育質(zhì)量和管理水平的重要依據(jù)。隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，高等學(xué)校信息化建設(shè)必然要求檔案管理的數(shù)字化。《江蘇省檔案信息化建設(shè)規(guī)劃綱要（2005—2010年）》明確指出，要以檔案資源信息化建設(shè)為核心，以檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)為基礎(chǔ)，以深化信息資源開(kāi)發(fā)利用為目標(biāo)，加快推進(jìn)檔案資源數(shù)字化、、信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化、信息管理標(biāo)準(zhǔn)化的進(jìn)程，更好的為學(xué)校的教學(xué)、科研、管理服務(wù)。加快高等學(xué)校檔案管理的信息化建設(shè)已然成為高校檔案管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容。

1 高等學(xué)校檔案管理信息化的意義

高等學(xué)校檔案管理信息化就是在學(xué)校檔案行政管理部門(mén)的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理工作中，將檔案進(jìn)行掃描并進(jìn)行加工處理，應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行管理、利用、統(tǒng)計(jì)和開(kāi)發(fā)，建立檔案資源信息庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，以提高檔案的利用率。它是提高高校檔案管理服務(wù)質(zhì)量，提升檔案管理水平，提高檔案管理工作效率的有力保障，能夠?yàn)閷W(xué)校的管理、教學(xué)、科研、師生提供更便捷、更高效的服務(wù)。它是高等教育信息化建設(shè)的重要組成部分，是高等學(xué)校改革創(chuàng)新和科學(xué)管理的體現(xiàn)。高校檔案管理必須加快檔案信息的數(shù)字化、檔案管理的科學(xué)化、信息服務(wù)的網(wǎng)絡(luò)化，以更好的促進(jìn)高等學(xué)校檔案事業(yè)的快速發(fā)展。

2 高等學(xué)校檔案信息化管理過(guò)程中存在的問(wèn)題

2.1 重視力度不夠，管理體制不健全

高等學(xué)校的檔案管理工作相對(duì)于教學(xué)、科研等工作來(lái)說(shuō)，往往是處于比較邊緣化的。一直以來(lái)，檔案管理形成的工作方式是默默無(wú)聞的，檔案工作也很難得到學(xué)校及領(lǐng)導(dǎo)的足夠重視。加之高校對(duì)檔案的宣傳力度不夠，多數(shù)人對(duì)檔案的認(rèn)知還停留在原始的紙質(zhì)時(shí)代。高校檔案館（室）雖然配備了檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)和工作人員，但在檔案管理、人員配置的具體制度不健全，致使檔案管理工作只停留在收集與記錄初級(jí)層面上，檔案的管理與利用效率低，難以跟上現(xiàn)代信息化校園管理的步伐。

2.2 經(jīng)費(fèi)投入不足，基礎(chǔ)設(shè)施配備不到位

隨著信息化時(shí)代的到來(lái)，檔案的載體已然呈現(xiàn)出多樣化的趨勢(shì)，檔案資源的信息化也在不斷的加強(qiáng)。這必然要求檔案管理在現(xiàn)代化辦公的基礎(chǔ)上，引進(jìn)信息化技術(shù)，進(jìn)行系統(tǒng)化管理。而高校檔案館（室）雖然配備了計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)等基礎(chǔ)的檔案設(shè)備，但已明顯無(wú)法滿足信息化資源管理、利用的需求。檔案管理工作經(jīng)費(fèi)投入不足，致使檔案管理系統(tǒng)軟件、掃描儀、數(shù)據(jù)處理等設(shè)備缺乏，無(wú)法真正意義上實(shí)現(xiàn)檔案資源的信息化、網(wǎng)絡(luò)化管理，檔案工作只能在原始紙質(zhì)時(shí)代停步不前。

2.3 檔案信息化領(lǐng)域的專業(yè)人才缺乏，信息化技術(shù)力量薄弱

目前，高等學(xué)校檔案員大部分屬于兼職人員、轉(zhuǎn)崗人員，專業(yè)不對(duì)口，使得高校檔案人員普遍缺乏系統(tǒng)的檔案和信息技術(shù)專業(yè)理論知識(shí)和技能，嚴(yán)重阻礙了檔案的管理質(zhì)量和水平的提高。導(dǎo)致即使對(duì)原始紙質(zhì)檔案材料進(jìn)行掃描，但在數(shù)據(jù)的處理和對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)的管理上步伐跟不上，無(wú)法實(shí)現(xiàn)科學(xué)系統(tǒng)的管理，難以滿足高等學(xué)校檔案信息化發(fā)展的需求。

3 加快高等學(xué)校檔案信息化管理的對(duì)策

3.1 提高高等學(xué)校檔案管理的認(rèn)識(shí)，建立健全檔案管理制度

高校檔案管理工作是學(xué)校發(fā)展的一個(gè)重要組成部分，高等學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，加大檔案管理宣傳力度，高度重視高校檔案的管理工作。制定黨委或校長(zhǎng)領(lǐng)導(dǎo)、檔案行政管理部門(mén)管理和各學(xué)院、部門(mén)積極參與的三級(jí)管理目標(biāo)責(zé)任制，做到“三納入”、“四同步”，將檔案管理工作納入學(xué)校計(jì)劃和規(guī)劃、納入管理制度、納入有關(guān)人員的職責(zé)范圍。將檔案信息化納入信息化校園建設(shè)中來(lái)，建立長(zhǎng)效機(jī)制，確保高校檔案館（室）建設(shè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

3.2 加大經(jīng)費(fèi)投入，加強(qiáng)檔案管理的硬件設(shè)施建設(shè)

《江蘇省高等學(xué)校檔案管理辦法》明確要求“高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)設(shè)立專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，為檔案機(jī)構(gòu)配置檔案管理現(xiàn)代化、檔案信息化所需的設(shè)施設(shè)備，以加快數(shù)字化檔案館（室）建設(shè)，保障檔案信息化建設(shè)與學(xué)校的數(shù)字化校園建設(shè)同步推進(jìn)。”加強(qiáng)高等學(xué)校檔案信息化建設(shè)，必須要加大經(jīng)費(fèi)投入，配置檔案管理信息化管理系統(tǒng)、計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代化硬件設(shè)備，同時(shí)及時(shí)進(jìn)行多媒體設(shè)備的升級(jí)、更新?lián)Q代，以保障檔案信息化建設(shè)的順利開(kāi)展。

3.3 優(yōu)化檔案員隊(duì)伍，提升信息化技術(shù)力量

在高校檔案人力資源的開(kāi)發(fā)上，要注重人才引進(jìn)與加強(qiáng)培訓(xùn)相結(jié)合。引進(jìn)既有專業(yè)的檔案管理知識(shí)，又熟練計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的復(fù)合型人才，從而改善現(xiàn)有的人才結(jié)構(gòu)。同時(shí)注重組織現(xiàn)有檔案業(yè)務(wù)骨干培訓(xùn)，鼓勵(lì)學(xué)習(xí)提升，努力營(yíng)造學(xué)習(xí)專業(yè)理論和高新技術(shù)知識(shí)的良好氛圍，不斷提高業(yè)務(wù)水平與綜合素質(zhì)，培養(yǎng)一批既熟悉檔案業(yè)務(wù)，又懂現(xiàn)代信息技術(shù)的復(fù)合型人才。同時(shí)加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，這是檔案管理信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)。實(shí)行三步走戰(zhàn)略，首先進(jìn)行檔案文件目錄的數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，再開(kāi)展檔案的數(shù)字化工作，最終建立高質(zhì)量的全文信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理。

4 結(jié)語(yǔ)

高校的檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)化的工程，涉及學(xué)校的教學(xué)、科研、管理、師生服務(wù)等各個(gè)方面。只有不斷更新檔案管理的觀念，加大對(duì)高校檔案工作的重視力度與投入，積極引進(jìn)檔案專業(yè)及信息化技術(shù)人才，合理布局，統(tǒng)籌兼顧，才能快速有效的推進(jìn)高等學(xué)校檔案信息化建設(shè)的步伐，促進(jìn)高校檔案管理更上一個(gè)新臺(tái)階。

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