工程檔案管理面臨的問題及應對措施

安丹

摘 要：對于建筑企業來說，工程檔案管理工作能夠充分、全面的反映工程項目建設的過程，是企業實際建設運用過程中必不可少的一個板塊，不僅在工程開展之前能夠為工程施工方案的制定提供參考，還對施工過程中的質量監管、工程結束之后的維護與管理工作有著不可小覷的作用。但是在對工程檔案進行管理過程中，卻依然存在相當多的問題，需要不斷進行內部工作審查，及時發現問題，有針對性的去解決問題，提高工程檔案管理的效率。文章主要就當前我國工程建設中檔案管理工作存在的問題進行分析，探討如何提升工程檔案管理質量。

關鍵詞：工程檔案；問題；應對策略

1 引言

建筑工程材料標準化、制度化管理是建筑結構安全與施工質量的保證，為了達到施工控制的目的，在建設工程中具有十分重要的地位和意義。通過收集和整理工程資料，確保工程資料的完整性和真實性，能夠保證施工活動的順利進行，并能順利完成工程的驗收，為工程提供原始的依據。所以，建筑企業應注重對工程檔案的管理工作，不斷提升管理工作質量。

2 當前工程檔案管理所面臨的問題

2.1 建筑工程資料管理體制不規范

由于建筑企業、施工企業在意識形態上的缺乏，使得建筑工程檔案管理未能得到足夠的重視，較多的企業將重心放在在了針對施工建設的管理方面。大部分的企業管理者認為檔案管理屬于一個可有可無的環節，這一環節不能給企業產生經濟效益，因此通常不會在該方面進行更多的人力、財力和物力的投放。一些人甚至認為，采用不規范、不科學的工程檔案管理方法，對工程檔案管理質量影響不大，導致了較多的先進建筑工程檔案管理體制都未得到及時的應用。另外，在監督方面企業也沒有建立由專人負責工程檔案管理監督的制度，而施工監理卻給建設方提供了非常專業化和社會化的服務，以此幫助建設單位針對工程的質量、進度和技術等方面進行控制，所以監理方還應在工程資料管理方面承擔起管理責任。通過在資料收集、整理和保管過程中嚴把質量關。確保工程檔案資料的完整性和有效性。

2.2 專業管理人才不足

在社會經濟的推動下，檔案管理模式得到了發展與創新，但建筑工程專業檔案管理人才仍然比較緊缺。在實際管理中，建筑企業會抽調其它管理人員兼顧檔案管理工作。隨著現代科技水平的提高，作為檔案資料管理者，除了要掌握檔案管理工作的內容外，還要掌握相應的現代管理技術，所以，相關管理部門要對專業檔案管理人才加大培養力度。

2.3 缺乏先進的檔案資料管理機制

建筑施工企業檔案資料管理意識淡薄，“重建設輕管理”的現象是普遍存在的。部分企業管理人員沒有正確認識檔案管理的作用，認為此項工作意義不大，對企業經濟效益沒有幫助，因此在人力、物力及財力等當面投人較低。甚至有的領導認為，就算是不規范、不科學的檔案管理工作，也不會影響到工程質量，一定程度上導致工程檔案資料管理體制形式化特點日益明顯。此外，在工程檔案資料管理中，沒有相應的監管監理人員。施工監理為建設單位提供專業、社會化服務，以此有效控制建筑項目施工質量、進度與技術，所以，監理方還要承擔工程檔案資料管理的重任，嚴格控制資料管理的收集、整理、檔案形成及保管等各環節工作，以此確保檔案資料管理的完整與有效性。

3 提高建筑工程檔案管理質量的措施

3.1 建立完善的檔案資料管理機制

目前，很多建筑企業內部，針對檔案管理工作還沒有建立完善的管理機制，對檔案管理工作造成了很大的影響。建筑企業領導要重視工程檔案資料管理，并將此項工作納為正常議事日程中，安排專人負責管理。隨著建筑工程項目的不斷延伸，工程檔案逐步形成，以此確保檔案管理的完整性。在實際施工中，要明確管理負責人，設立包含建設、監理及施工等單位在內的領導小組，全面考慮并規劃建筑工程檔案管理工作，建立并落實相關管理制度，并滲透到建筑工程的整個施工過程。對于建筑工程檔案管理的完善工作，不但要做好機制的建立，還要對建筑工程檔案收集、保管等各個環節工作進行完善。對建筑工程檔案管理機構進行積極鼓勵與引導，根據市場發展需求，建立集開放、推廣及服務為一體的管理機制，不斷拓寬企業服務領域。

3.2 加強對工程檔案資料的監督與控制

要加強工程檔案管理工作，首先是要提高企業相關管理層人的思想意識。加強宣傳工程資料的重要作用，讓企業的管理人員認識到其重要作用，從而極高管理工作，建立健全相關的制度，并進行科學合理的檔案資料保管，并確保企業施工當中有關檔案資料的完整性和可靠性。在審核技術資料時，相關質監部門要嚴格審核簽名，對于代簽現象要予以批評，要求返工重做技術資料。在檔案收集中如果出現代簽現象，資料退回并要求重新做。施工企業資料人員要認真履行自身職責，監理人員也要認真負責，不能代簽，如果施工企業出現設計與規范不達標的問題，可以拒簽，并及時提出要求施工企業返工重做，指導合格后方可簽字。

3.3 加強檔案管理人才培養，制定企業檔案管理標準和規范

工程檔案管理工作歸根到底需要通過人和制度來完成，因此在具體工作過程中，企業需要一邊加強專業檔案管理人才的培養，加大對工程檔案管理的預算投入，從技術、資金等方面支持工程檔案管理隊伍建設，檔案管理人員自身需要不斷加強從基本檔案管理知識到相關的信息技術、法律法規等延伸領域的學習，積極參加企業組織的專業技能培訓以及行業交流，及時轉變過去陳舊的檔案管理理念，根據市場的變化進行檔案管理觀念的調整；一邊在企業內進行工程檔案管理規范與規則制定，成立工程檔案管理專項管理機構負責相關工作，對現有的管理制度根據實際情況進行全面完善與規范，并積極落實，使得企業工程檔案管理工作有章可循，全面推動工程檔案管理工作的常規化。

3.4 加強工程檔案管理信息化建設

隨著信息化時代和大數據時代的到來，傳統的技術檔案管理手段已經不滿足現實要求，必須加強計算機技術和信息技術在建筑施工檔案管理中的應用。配備計算機、服務器、交換器、路由器、掃描儀等硬件設備系統軟件的開發應用或完善，利用計算機和網絡搭建專門的檔案管理平臺，把檔案信息化納入企業信息化建設之中，使檔案信息化與企業信息化同步發展。建筑施工內業技術檔案工作是一項系統工程，需要有秩序的管理和現代管理的運用。通過采用先進的計算機網絡技術，以及數據庫存儲技術，既解決大量檔案的歸檔、存儲問題，又方便檔案的查閱、統計、分類和檢索，不僅提高檔案的管理效率，從而也加強日常的工作效率。

4 結語

綜上所述，由于我國建筑行業的不斷擴大，要想使自己在建筑行業中長久的發展，這就需要建筑企業不斷的提高自己的經營理念和更新自己的管理方式，建筑檔案管理工作不僅僅伴隨著著建筑工程的發展，同時也決定著建筑行業未來發展的質量。這就需要，企業的管理人員加強重視建筑工程檔案資料的管理工作，不斷的提高企業自身的管理能力，建立和健全相應的管理制度，創新企業的管理思路等等，提高建筑檔案的管理水平，進而促進我國建筑行業的發展。

參考文獻

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