淺談如何加強醫院會計檔案的管理工作

劉雯艷

摘要：會計檔案管理是醫院財務管理的最后一個環節，也是最被容易忽視的薄弱環節，直接影響財務管理的質量和水平。為了增強會計檔案管理工作的有效性，醫院財務部門應按照《會計檔案管理辦法》，結合實際制定切實可行的檔案管理實施細則，進一步規范會計檔案的收集、整理、保管、利用和鑒定銷毀，要重點完善電算化資料歸檔制度，確保會計檔案安全完整。

關鍵詞：會計檔案管理；鑒定銷毀；會計電算化

一、會計檔案管理的重要性

會計檔案管理是指按照規定，認真做好會計檔案的立卷、歸檔、移交、查閱、銷毀等工作，保證會計檔案妥善保管、有序存放、便于查閱，嚴防損毀、散失和泄密。在醫院的日常工作中，會形成大量的會計檔案，它們作為單位檔案中的重要組成部分，是記錄和反映一個單位經濟業務的重要依據。加強醫院會計檔案管理，建立完整的檔案管理體系，一是保證會計憑證和賬簿的連續性，全面系統的記錄各項經濟業務的軌跡；二是可以為管理者提供經濟分析的指標，通過各年度的財務數據分析、業務收支對比，了解醫院的發展趨勢，從而為醫院的經濟決策提供有力的數據支持；三是進一步規范醫院的財務制度，提高醫院的整體財務管理水平。

二 、醫院會計檔案管理存在的問題

（一）檔案部門和會計部門職責劃分不清，配合不利

《會計檔案管理辦法》中規定，當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可由會計管理機構臨時保管一年，最長不能超過三年，就須移交檔案管理機構保管。但在實踐中，檔案部門和會計部門缺乏必要的溝通和配合，會計檔案管理工作不夠規范。

1. 會計檔案移交工作流于形式。由于每年的會計檔案數量較多，僅會計記賬憑證一年就多達四五百本。雖然會計人員已經編制了移交清冊，登記歸檔，實際上移交過程中檔案管理人員并不清點會計檔案，仍然由會計人員負責整理存放。

2. 會計檔案管理職責不明。目前，很多單位的財務檔案管理工作還是由會計人員兼任。尤其是已經歸檔的會計檔案，在查找、借閱過程中仍然由會計人員負責，檔案人員極少參與其中，一旦出現缺漏遺失的現象，檔案管理人員和會計人員就容易出現推諉扯皮的情況。

3. 硬件不足，檔案保管條件較差。會計檔案庫房狹小局促，存放空間嚴重不足，導致擺放混亂無序，難以查閱；多個部門共用一個庫房，人員進出隨意，存放會計檔案的柜門大開，從不上鎖，無法保證會計資料的保密性和安全性。

（二）會計檔案只歸檔不鑒定，只保管不銷毀，占用大量資源

會計檔案的鑒定銷毀是會計檔案管理不可缺少的一環，而事實上多數單位對期滿會計檔案的鑒定銷毀工作持消極態度，未按會計法規定定期銷毀。醫院現存會計檔案的狀況是。

1. 積壓嚴重。要清點多年未銷的所有會計檔案，工作量巨大，需要耗費很大的人力物力，導致檔案越積越多，無人問津。

2. 無人敢銷。鑒定銷毀涉及多個部門，責任重大。實踐中定期銷毀會計檔案的單位少之又少，多數單位都是相互觀望。有的單位即使有心開展，但財務、檔案等部門之間相互推諉，無人牽頭，導致銷毀工作難以開展。

3. 資源浪費。由于已過期會計檔案長期保存，大大加劇了檔案庫房的儲藏壓力，嚴重影響了檔案管理工作的質量和效率，造成極大的資源浪費。

（三）在電算化環境下，存儲會計數據的磁介質檔案管理沒有全面展開

目前，醫院基本都實行會計電算化，但檔案管理人員只是將原來用手工記錄的憑證、賬薄和報表，改成了用電腦打印出來的賬簿、報表。檔案管理仍然以紙質檔案為主，電子檔案為輔，會計數據磁介檔案沒有與紙質檔案同步管理。主要存在的問題有以下方面。

1. 有的單位雖然將會計信息存入磁性介質，但對磁盤、光盤中的會計信息疏于日常管理維護，磁盤、光盤消磁損壞，造成會計信息丟失。

2. 有的對會計電算化軟件中的賬務信息沒有定期做備份處理，及時歸檔，一旦會計軟件出現問題，就會造成會計數據丟失。

3. 電算化軟件更新換代速度很快，有的單位將會計軟件升級和更換后，未能及時把會計正版軟件及相關財務數據整理備份，從而造成會計數據無法正常讀取，導致電算化會計檔案的內容不完整。

三、完善會計檔案管理工作的對策

（一）加強引導，切實提高會計檔案的管理意識

做好會計檔案管理工作，首要的是提高思想認識。從單位、部門領導到檔案管理人員，都要加強教育引導，不斷提高對會計檔案管理的重視程度，從源頭上保證醫院會計檔案的保密性、安全性。

1. 從法制的層面加強引導。《會計檔案管理辦法》 、《檔案法》都對會計檔案管理工作的組織領導、依法保管等事項做出了明確規定。因此，財務會計的檔案管理是法律行為，要以此來強化單位領導和財務人員對財務檔案管理重要性的認識，用法律法規來約束會計檔案管理，從而提高單位會計檔案管理的規范程度。

2. 加強任務驅動。把會計檔案管理的日常化工作列入單位工作的短期日程，把鑒定銷毀列入年度重點工作，通過任務督導、過程監督，提高各級人員對會計檔案的管理意識，確保每項工作落在日常、落到實處。

（二）建章立制，進一步明晰檔案管理責任

醫院會計檔案管理工作繁雜，細節頗多，包含檔案的編制、整理、立卷、分類、保管、利用、鑒定等多個環節。對此，醫院財務部門應建立專門的會計檔案管理制度。

1. 建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、保密等基本管理制度，根據《會計檔案管理辦法》、《會計電算化工作規范》，結合單位特點，制定會計檔案的歸檔時間、歸檔范圍、分類大綱、保管期限表、移交時間等，力爭使會計檔案收集完整，手續齊全。

2. 明確分工，細化財務部門、檔案部門，以及相關業務人員的崗位職責，將職責落實到個人，形成專人專管、人人有責的良好機制，確保檔案管理工作有條不紊的進行。endprint

（三）規范流程，定期開展會計檔案鑒定和銷毀工作

醫院應遵循相關法律法規，逐步對期滿會計檔案實施鑒定和銷毀。

1. 及時對已經達到保管期限的會計憑證、賬簿等進行鑒定。鑒定過程中不僅要符合單位自行制定的規章制度，還應遵循會計檔案的鑒定原則。在完成所有期滿會計檔案鑒定工作后，由鑒定人員編制檔案銷毀清冊，列明擬銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數、起止年度、檔案編號、應保管期限、已保管期限，銷毀時間等內容，由單位負責人、檔案管理部門負責人、經辦人，以及會計管理部門負責人、經辦人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。

2. 定期進行銷毀。銷毀工作由財務部門和檔案管理部門共同實施。銷毀前，會計人員和檔案人員按照銷毀清冊對擬銷毀檔案進行清點核對，將案卷抽出封存；銷毀時，聯系由上級部門指定的保密單位，調派專車將待銷毀檔案運至造紙廠，會計和檔案部門派人監銷，全程監督；銷毀后，監銷人、經辦人在會計檔案銷毀清冊上簽字，經辦人要從保密單位取得銷毀憑據，連同銷毀清冊等材料裝訂歸檔，永久保管。

（四）加強培訓，提高會計檔案管理人員綜合素質

在實際工作中，財務人員雖然熟悉賬務處理，但缺乏檔案管理知識，而檔案管理人員又缺少財務基礎知識。會計檔案不同于一般的單位檔案，存在很強的專業性。醫院各職能部門，包括上級主管部門需要經常調閱會計檔案。有些是零星的查找、借閱，更多的是涉及到年度審計、專項檢查等工作，調閱的憑證數量多，時間跨度長，涉及的專業性也強，需要財務部門精心準備大量的會計資料。因此，會計檔案管理人員既要精通財務專業技能，又要熟悉檔案管理知識，還要具備一定的計算機信息處理技術。醫院應定期組織業務培訓，培養德才兼備，知識結構合理，具有求知創新精神的會計檔案管理人才。

（五）與時俱進，適應新型的會計檔案管理形式

會計信息化的日益普及對會計檔案管理系統提出了更高的要求，加強醫院電算化會計檔案管理勢在必行。

1. 建立會計檔案的數據庫。將原始憑證、會計賬簿等基礎會計資料，在數據庫中逐一認真、細致地錄入，并借助數據庫的打印輸出功能，保存好會計檔案資料，以備查閱。

2. 定期備份。將信息系統中的所有檔案復制到磁性介質上，為實現檔案數據的綜合查詢與有效利用提供數據支持。

3. 認真匯編。充分利用會計信息系統的強大功能，對會計信息進行加工整理，并通過對會計檔案的編研，以財務年鑒等方式形成有價值的會計信息，防止保存檔案信息的載體失效而丟失重要的會計信息。

四、結語

綜上所述，在信息時代下，醫院會計檔案的管理不論是從管理意識還是人才培養，都需要得到醫院管理者的格外重視和支持。醫院可以結合自身實際，加大投入，一方面擴大檔案室面積，完善會計檔案的保管設施，為存放會計檔案創造良好的硬件條件；另一方面引入先進的檔案管理技術和手段，培養復合型檔案管理人才，保證歸檔資料的安全性和完整性。雙管齊下，切實提高醫院會計檔案管理的質量和水平，發揮財務管理的作用，促進醫院高效、健康地發展。

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（作者單位：南京市口腔醫院財務科）endprint