分析檔案管理信息化體系的建設(shè)措施及發(fā)展作用

侯杰

（河北省石家莊市第四醫(yī)院，河北 石家莊 050011）

0 引言

目前我國(guó)醫(yī)院的檔案管理工作處于一種較為封閉和落后的狀態(tài)，檔案管理工作者甚至醫(yī)院管理者的檔案管理思想均存在一定的局限性，認(rèn)為檔案管理只是簡(jiǎn)單地進(jìn)行記錄，導(dǎo)致了檔案管理工作中一系列問題的發(fā)生，對(duì)醫(yī)院的發(fā)展和進(jìn)步造成一定的影響[1]。醫(yī)院如果想致力于創(chuàng)新自身的檔案管理、促進(jìn)醫(yī)院的發(fā)展，就必須更新檔案管理的落后理念，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平，適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需求，體現(xiàn)檔案管理的信息化建設(shè)。

1 我國(guó)目前檔案管理現(xiàn)狀

1.1 檔案管理力度缺乏

針對(duì)我國(guó)目前醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀來看，檔案管理力度缺乏是檔案管理工作中最為顯著的問題，檔案管理工作人員由于檔案專業(yè)知識(shí)相對(duì)缺乏，在檔案材料的收集、整理、歸檔等工作中存在一定的問題[2]。

1.2 檔案管理手段落后

在醫(yī)院檔案管理工作中，查閱人事信息主要采用人工查找，檔案的存貯柜依然是鐵皮柜，占地面積較大，目前缺乏單獨(dú)的計(jì)算機(jī)和檔案管理軟件，而且檔案存貯的空間也沒有得到合理的使用，鐵皮柜不僅會(huì)浪費(fèi)大量的人力物力，而且容易遺漏和丟失，檔案的準(zhǔn)確性難以得到保障，為檔案管理工作帶來了許多不必要的麻煩[3]。

1.3 檔案管理重要性認(rèn)識(shí)不足

目前，許多檔案工作人員以及醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)階層，對(duì)檔案管理工作依然存在較大的誤差，認(rèn)為檔案工作屬于事務(wù)性保管工作，而并非醫(yī)院主要的工作，這種落后的檔案工作思想已經(jīng)無法適應(yīng)檔案管理科學(xué)化、規(guī)范化、信息化的需求。對(duì)于醫(yī)院內(nèi)檔案管理人員來說，相關(guān)專業(yè)知識(shí)較為缺乏，受到時(shí)間和專業(yè)知識(shí)的限制，使得檔案管理人員和本人無法對(duì)檔案中缺乏的材料進(jìn)行及時(shí)補(bǔ)充和更新。

1.4 檔案交接工作手續(xù)不完善

醫(yī)院進(jìn)行轉(zhuǎn)型后，其主要工作是提高醫(yī)療水平、改善醫(yī)療環(huán)境，為患者提供優(yōu)質(zhì)的醫(yī)療服務(wù)，導(dǎo)致目前大部分醫(yī)院檔案交接制度依然比較落后，醫(yī)護(hù)人員在工作發(fā)生調(diào)動(dòng)，或者離崗時(shí)，交接工作問題較大，出現(xiàn)許多交接問題影響到后續(xù)檔案管理的工作，例如不按程序進(jìn)行檔案和手續(xù)的交接、檔案檢查工作不細(xì)致、該簽字的地方?jīng)]有簽字等，導(dǎo)致了問題責(zé)任無法劃分等情況的發(fā)生[4]。

2 檔案管理信息化體系建設(shè)措施

2.1 健全完善檔案管理制度

檔案管理制度必須符合自身醫(yī)院的現(xiàn)狀，以醫(yī)院的特點(diǎn)和管理的需求為出發(fā)點(diǎn)，建立科學(xué)合理的管理制度，對(duì)于醫(yī)院職工檔案材料的轉(zhuǎn)入和轉(zhuǎn)出嚴(yán)格進(jìn)行登記，并且可以通過建立職工檔案借閱登記制度等方式，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化檔案管理制度。檔案管理制度的完善必須具備實(shí)用性和簡(jiǎn)潔性，才能更好地發(fā)揮管理制度的規(guī)范和指導(dǎo)作用，同時(shí)需要保證制度的約束性，嚴(yán)格按照規(guī)章制度進(jìn)行工作[5]。

2.2 完善檔案管理硬件設(shè)施

在檔案管理工作中，需要加大檔案管理硬件設(shè)施的建設(shè)，例如配備獨(dú)立的檔案庫(kù)房，安裝電腦、檔案密集架等常規(guī)設(shè)備。同時(shí)需要加快檔案信息化的進(jìn)程，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)檔案信息進(jìn)行存貯，盡快建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)施檔案網(wǎng)絡(luò)化的管理。建議建立公開的檔案管理制度，增強(qiáng)檔案管理的意識(shí)，以及檔案管理工作的透明性、公正性，從而使得醫(yī)護(hù)人員在職稱晉升、干部聘用等方面實(shí)現(xiàn)公平性、合理性。

2.3 提高對(duì)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)

加大對(duì)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)，是更新檔案管理理念的基礎(chǔ)，首先應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理的規(guī)范化建設(shè)，同時(shí)加強(qiáng)材料的收集工作，完善和補(bǔ)充檔案的基本內(nèi)容，提高檔案的利用價(jià)值。最為重要的一點(diǎn)應(yīng)加大對(duì)于檔案管理重要性的宣傳，開設(shè)專門的咨詢服務(wù)窗口，或者利用多種渠道，向醫(yī)院管理階層以及醫(yī)護(hù)人員普及檔案管理的重要性，提高醫(yī)護(hù)人員對(duì)檔案管理的重視程度。

2.4 嚴(yán)格遵循程序進(jìn)行交接工作

目前我國(guó)檔案交接工作中的問題較為繁雜，應(yīng)提高醫(yī)院內(nèi)每一位檔案管理工作人員的工作能力和職業(yè)素養(yǎng)，檔案交接工作應(yīng)嚴(yán)格按照程序進(jìn)行交接，首先應(yīng)對(duì)保管的檔案進(jìn)行全面清理，對(duì)借出的檔案要及時(shí)收回，并整理借據(jù)，同時(shí)對(duì)未整理的文件材料要做好分類工作和清理，并及時(shí)歸檔，檔案的交接需要嚴(yán)格遵循交接時(shí)間、地點(diǎn)、移交人、接收人、職務(wù)、頁數(shù)等各種要求，同時(shí)需要在移交文件上進(jìn)行簽字，負(fù)責(zé)地對(duì)待交接工作[6]。

2.5 創(chuàng)新檔案管理模式、方式、思路

醫(yī)院如果要推進(jìn)全方位的檔案管理，關(guān)鍵應(yīng)當(dāng)落實(shí)于創(chuàng)新模式。從現(xiàn)狀來看，管理檔案的辦公部門本身并不具備獨(dú)立性，針對(duì)涉及到檔案的各項(xiàng)事務(wù)也無法自主進(jìn)行決定，檔案管理整體上仍停留于執(zhí)行決策。在推進(jìn)創(chuàng)新時(shí)，應(yīng)當(dāng)把檔案部門視作獨(dú)立性的部門，對(duì)于檔案搜集以及檔案保存等事項(xiàng)都能予以自主決策。

2.6 加大檔案管理資金投入

要想提高檔案管理工作的質(zhì)量，必須加大對(duì)于醫(yī)院檔案管理資金的投入，改善配套設(shè)施，保證檔案管理的準(zhǔn)確性和完整性。醫(yī)院不能僅僅將工作重心放在醫(yī)療設(shè)備的購(gòu)置中，同時(shí)應(yīng)加大對(duì)檔案管理所需要設(shè)備設(shè)施的購(gòu)置，例如采購(gòu)先進(jìn)的計(jì)算機(jī)、配套設(shè)施、防火墻軟件等，防止資料被盜用；配備空調(diào)、抽濕機(jī)等，或配備專業(yè)滅火器等，以應(yīng)對(duì)突發(fā)事件[7]。

2.7 提高檔案管理人員專業(yè)水平

醫(yī)院檔案管理工作對(duì)于專業(yè)技術(shù)要求較高，檔案管理人員首先應(yīng)具備專業(yè)的技術(shù)知識(shí)，同時(shí)還需要對(duì)計(jì)算機(jī)、軟件等有一定的掌握，工作人員在檔案管理工作中，需要及時(shí)地發(fā)現(xiàn)問題并解決問題，加大對(duì)信息技術(shù)的學(xué)習(xí)，掌握醫(yī)院檔案管理工作的方法和流程。而作為院方來說，也應(yīng)定期對(duì)檔案工作人員進(jìn)行學(xué)習(xí)與培訓(xùn)，提高檔案管理人員的專業(yè)技能和職業(yè)素養(yǎng)。

2.8 推進(jìn)信息化檔案管理

信息化運(yùn)用于現(xiàn)階段的檔案管理，此項(xiàng)舉措不能缺少信息化平臺(tái)作為支撐。信息化平臺(tái)能夠密切連接各個(gè)流程，確保各方在相互配合的前提下做好多層次的檔案管理。作為管理人員來講，應(yīng)當(dāng)運(yùn)用信息化的手段來收集實(shí)時(shí)性的檔案信息，確保各項(xiàng)信息的精準(zhǔn)性，避免某些檔案信息出現(xiàn)失真。同時(shí)，針對(duì)信息歸檔以及檔案存儲(chǔ)等關(guān)鍵性的環(huán)節(jié)也要推廣信息化，運(yùn)用多樣化的手段來提供精確度更高的檔案信息，輔助醫(yī)院的各項(xiàng)決策[8]。

3 醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展作用

對(duì)于醫(yī)院來說，加快檔案管理信息化的建設(shè)，極大地提高了醫(yī)院的檔案管理質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)了科學(xué)化的管理，不僅減輕了工作人員的工作量，同時(shí)也降低了工作中誤差發(fā)生的幾率[9]。

4 結(jié)束語

在目前的社會(huì)形勢(shì)下，建立信息化的檔案管理系統(tǒng)成為趨勢(shì)所在，檔案從本質(zhì)上來說，也是一種信息資源，能夠幫助使用者獲取準(zhǔn)確的信息，體現(xiàn)出了一個(gè)醫(yī)院的發(fā)展和變遷，是文化的一種傳承[10]。目前很多醫(yī)院已經(jīng)意識(shí)到了信息化運(yùn)用于檔案管理的價(jià)值所在，因此也開始嘗試轉(zhuǎn)變現(xiàn)有的模式。但從整體來講，檔案管理并沒有真正實(shí)現(xiàn)全過程的信息化，在未來的工作實(shí)踐中，醫(yī)院及其有關(guān)部門還需致力于推進(jìn)創(chuàng)新，在檔案管理涉及到的各個(gè)流程中都要滲透信息化，確保各類檔案信息的完整度與安全，促進(jìn)檔案管理事業(yè)的發(fā)展，為醫(yī)院和社會(huì)的發(fā)展做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。