構建會計檔案電子化新模式的思考探討

■孫建斌

塔里木油田公司

會計檔案是指各單位在進行會計記錄和反映單位經濟業務過程中形成或接收的，具有保存價值并歸檔保存的文字、圖表、圖像、音頻、視頻等不同形式的會計文件。具體包括：會計憑證（原始憑證、記賬憑證），會計賬簿（總賬、明細賬、日記賬、其他輔助性賬簿），財務會計報告（月度、季度、年度財務會計報告及其審計報告），其他會計資料（年度內部控制評價報告及內部控制審計報告、銀行存款余額調節表、銀行對賬單、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、其他具有保存價值的會計信息記錄）。

1 會計檔案形式與發展歷程

會計檔案發展可分為三個階段：一是會計電算化實施前，紙質會計檔案階段，人工記賬時期，即采用純手工檔案，到后期也使用計算機制作相應的表格、報表等，但都采用打印后的紙質作為會計檔案。二是會計電算化后，紙質會計檔案與電子會計檔案結合階段，實行會計電算化后形成的會計檔案，從實際內容看，一方面，保留了傳統意義上具有嚴格規范性、史料性和整體性的會計檔案；另一方面，又包括了存儲在計算機硬盤中的會計數據、其他磁性介質或光盤存儲的會計數據，電子會計檔案與紙質會計檔案相比，存儲的范圍和領域明顯擴大。

2 會計檔案電子化模式的法律依據

財政部、國家檔案局發布的財會字[1998]32號《會計檔案管理辦法》第十二條第二款明確規定“具備采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等磁性介質保存會計檔案條件的，由國務院業務主管部門統一規定，并報財政部、國家檔案局備案”。 《會計檔案管理辦法（征求意見稿）》中明確規定“具備以下條件的單位可以采用電子會計檔案替代紙質會計檔案：配備了適用的電子檔案管理系統，能夠通過電子檔案管理系統快速、方便地查閱相關數據，并與相應的紙質檔案建立了關聯關系；配備了電子會計檔案管理機構或人員，負責電子會計文件的歸檔和管理；配備了信息管理機構或人員，負責對系統和電子數據進行維護和管理；建立了嚴格的電子會計檔案管理制度，并有效實施”。

3 目前會計檔案電子化的可行性分析

3.1 實行電子會計檔案的外部政策環境和法制環境基本成熟

第一，《中華人民共和國電子簽名法》確立了電子簽名的法律效力，滿足規定條件的電子會計憑證具有與紙質會計憑證同等的法律效力。電子簽名可成功運用在集中報銷平臺、合同結算系統、資金平臺、內部交易結算平臺、資產管理平臺、ERP系統和會計集中核算系統。第二，《會計檔案管理辦法（征求意見稿）》中明確規定，具備條件的單位可以采用電子會計檔案替代紙質會計檔案，為會計檔案電子化管理提供依據和指導。

3.2 信息技術的日趨成熟為會計檔案電子化管理提供了有力支撐

（1）運費結算系統解決了運輸業務的會計核算，既能滿足不同類型車輛運輸單價自動顯示或自動生成，又能滿足所有運輸結算憑證金額的自動匯總和費用分配，集成會計憑證，實現運輸業務的記賬憑證與原始憑證電子化歸檔。

（2）合同結算系統解決了合同業務(除運輸業務) 的會計核算，既能保證賬務處理及時，不影響投資和成本的真實性；又能保證應付賬款的掛賬、質保金單據的生成，集成會計憑證,實現合同業務的記賬憑證與原始憑證電子化歸檔。

（3）內部交易結算平臺解決了內部單位之間收入、成本、投資的會計核算，既避免了大量的手工勞動，又自動編制內部交易抵消分錄并自動完成合并，集成記賬憑證，完全實現內部交易業務的記賬憑證與原始憑證電子化歸檔。

（4）ERP系統既解決了物料收發、產品銷售業務的會計核算，集成會計憑證，又解決了前接集中報銷平臺、運費結算系統、合同結算系統、資金平臺、內部交易結算平臺等，后接會計集中核算系統集成會計憑證的系統問題，實現了物料收發、產品銷售業務的記賬憑證與原始憑證電子化歸檔。

4 構建會計檔案電子化新模式的幾點思考

4.1 會計檔案電子化方案是否需上報

《會計檔案管理辦法》明確規定需報財政部、國家檔案局備案，而《會計檔案管理辦法（征求意見稿）》中明確規定具備條件的單位可以采用電子會計檔案替代紙質會計檔案，只指明了應具備的條件，而未明確需不需要報備。

應對措施：完善電子會計檔案管理制度，成立電子會計檔案管理機構，配備信息管理人員，積極做好會計檔案電子化方案報備的工作。

4.2 原始單據與電子單據能否一致

應對措施：

（1）加強對上述系統的培訓，在錄入系統時必須做到原始單據與電子單據的完全一致。

（2）審核人員加強責任，完全一致時，方可通過審核；發現不一致時，拒絕通過。審核人員發現不一致時，一是有權作退回處理，二是有權在電子單據上標注“作廢”印章和在原始單據上加蓋“作廢”印章。

（3）剛實施時，可實行雙軌運行，待成熟時，甩掉紙質模式，完全實行電子化。

會計憑證、會計賬簿、財務會計報告和其他會計資料中的年度內部控制評價報告及內部控制審計報告，可實現會計檔案電子化；但其他會計資料的銀行存款余額調節表，銀行對賬單，會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊未實現電子化應對措施：根據《會計檔案管理辦法（征求意見稿）》“原始憑證、年度財務會計報告及其審計報告、年度內部控制評價報告及其審計報告、會計檔案保管清冊和會計檔案銷毀清冊等具有永久保存價值或者其他重要價值的會計文件，必須以紙質形式或者微縮制品保存”的要求，可將銀行對賬單導入資金平臺或會計集中核算系統，建立銀行存款余額調節表模板，實現系統自動對賬。同時在會計集中核算系統中建立會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊模板，再借助無紙化（電子化）辦公的電子簽名，既可實現銀行存款余額調節表、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊電子化模式，又可達到微縮制品保存的要求。

5 結語

總之，隨著信息技術的應用和電子商務的迅猛發展，實現會計檔案電子化是必然的趨勢。只要我們樹立堅定的信心，積極應對，將率先實現會計檔案電子化新模式。

參考文獻

[1]財政部、國家檔案局，財會字[1998]32號《會計檔案管理辦法》

[2]財政部，《會計檔案管理辦法》（征求意見稿）

[3]塔里木油田公司，《ERP及ERP與FMIS融合方案用戶操作手冊》