企業人事檔案的現代化管理方略

郭永清

摘 要：現代社會，人才已成為企業發展之重要資源，加強對人才信息的收集管理也成為了企業工作的重要內容，因此，企業應重視人事檔案管理工作，并采取行之有效的方式開展該項工作。特別是在信息技術快速發展的當下，企業人事檔案管理也應與時俱進，采用現代化檔案管理方式來提升人事檔案管理效率，本文對此進行了詳細探討。

關鍵詞：企業;人事檔案管理;現代化管理

人事檔案是企業于人事管理中逐步積累形成的檔案，是對企業員工個人信息的詳盡記錄，能夠反映企業員工的學歷與能力、工作經歷、工作成績以及德才水平，并為企業的人員任用與選拔提供有效參考。特別是在當前人才競爭日趨激烈的時代背景下，企業要想做好人員管理工作，就需重視對人事檔案的管理，結合員工檔案內容以及其日常工作表現來對員工進行正確的評判，并將其安排至合適崗位，實現人盡其用，最大程度發揮企業員工的個人價值，在提升人力資源管理水平之同時提高企業整體效益。因此，與時俱進地對企業人事檔案進行現代化管理迫在

眉睫。

一、檔案現代化管理的主要特點

在互聯網時代，檔案的現代化管理主要體現了如下特點：第一，檔案管理的網絡化、數字化。隨著信息技術的發展，互聯網已深入至各行各業，各企業也紛紛引入互聯網技術開展檔案管理工作，不僅實現了檔案信息的電子化歸檔和數字化轉變，還加大了網絡平臺開發力度，實現了檔案信息的聯網共享，檔案部門已與其他各部門實現了網絡連接，方便各部門把最新檔案資料及時傳送給檔案部門，實現了對檔案信息的實時更新與記錄。檔案管理的網絡化、數字化在很大程度上節約了人力物力，保證了檔案信息的完整性與及時更新，提高了檔案管理效率。第二，檔案管理的便捷化。現代檔案管理工作已采用先進的設施設備來開展，各檔案部門已紛紛引入了掃描儀、計算機、打印復印機、打碼機等等現代化管理工具，能夠很方便地將紙質檔案轉化為電子檔案，既壓縮了檔案的存儲空間，也方便了檔案資料的調取和利用，為檔案的管理提供了便捷。

二、企業人事檔案管理現代化的必要性

（一）是適應社會經濟發展的需要

隨著生產力的不斷提高以及現代科技的發展，經濟全球化發展以及市場經濟的一體化發展已是大勢所趨，這使得社會人才的流動日益頻繁，人才信息交流也日益多樣化。在此背景下，企業需通過現代化手段，利用信息技術建立便捷的人才信息管理平臺，才更有助于人力資源的管理，以及人才資源的共享。企業人事檔案管理的管理對象是企業員工，而員工具有一定的社會屬性，其個人信息資料十分復雜且多樣，在社會人才流動頻繁的時代背景下，企業人員的人事檔案內容也更為復雜，這也就需要企業人事檔案管理部門能夠采用先進的管理方式來開展人事檔案管理工作，使相關工作與社會經濟的發展需求相契合，與社會的信息化發展高度相關，進而實現企業人事檔案管理之革新，提高檔案管理效率。

（二）是現代企業實現發展的需要

當前，企業的生產經營方式得到了一定程度的改變，企業經營管理的現代化程度更高了，這也就要求其他部門配套的管理措施也與時俱進，跟上企業發展的步伐。從企業人事檔案管理工作來看，不僅檔案資料多，內容復雜，且檔案更新速度較快，企業員工的工作成績、德才表現、各類重要獎懲事跡等都需要及時記錄在案，如此才能更便于企業甄選人才。而現代企業更注重工作效率，且各部門之間的分工合作更為精細化，某一部門工作效率低則會對企業整體工作效率產生影響。因此，為跟上現代企業發展步伐，企業人事檔案管理也應采用現代化管理方式，進行開放式、高效化管理，真正促進企業發展。

三、企業人事檔案管理現代化的要求

（一）實現人事檔案電子化管理

當前，檔案信息化管理是大勢所趨，因此，要實現人事檔案現代化管理需先實現檔案資料的電子化管理，亦即要求變紙質檔案為電子檔案，構建規范統一的電子檔案信息庫，以方便企業各部門通過內部網絡進行人事檔案資料之查閱。同時，電子化檔案管理也便于檔案管理人員及時更新和修改人事資料，保證人事檔案之完整性。此外，也便于企業將人事檔案數據保存至云端，提高檔案保管的安全性，節約管理成本。

（二）實現人事檔案標準化管理

企業人事檔案的現代化管理需要遵循一定的管理標準，特別是在經濟全球化以及各企業之間聯系密切的當下，企業人事檔案管理依據一定的標準開展，有利于加強各企業之間的人力資源信息整合，也便于企業利用系統軟件對人事檔案進行集中管理。此外，以統一的標準開展人事檔案管理工作，有利于信息的共享交流，便于信息資料的統計分析與利用，還有助于各企業檔案部門工作之接軌。

（三）實現人事檔案網絡化管理

檔案電子化是檔案網絡化管理之基礎，在做好企業人事檔案電子化轉化后，企業人事檔案管理人員還應在遵循相關查閱原則以及保密原則的基礎上，對人事檔案開展網絡化管理，不僅實現企業內部人力資源信息的共享，還可實現人力資源的網絡共享，以便于企業、社會選拔人才，實現檔案資源之高效利用。

四、企業人事檔案現代化管理的策略

（一）人事檔案管理制度現代化

人事檔案之現代化管理需要依靠一定的制度來開展，企業可根據自身實際情況，結合現代檔案管理方法與原則進行相關管理制度的調整與優化，以形成符合本企業發展需要的現代化人事檔案管理制度，促進相關工作之有序開展。這就需要企業檔案部門加強與上層領導及人事部門之溝通交流，制定出完整、明細之制度，特別是針對人事檔案的電子化、網絡化管理，不僅要出臺詳細的檔案收集制度、整理制度、查閱制度、網絡共享制度，還應出臺相應的安全管理制度，以此既保證相關工作的有序開展，又保證人事檔案現代化管理之安全，同時亦使人事檔案方便企業各部門的調閱利用，使人人參與管理，責任落到實處，進而提升管理工作效率。

（二）實現人事檔案數據自動化整合

現代社會講究工作效率，企業人事檔案管理也應提高工作效率，通過有效方法實現人事檔案數據之自動化整合，節約管理時間，減少管理成本，實現管理效益的最大化。前文已提到，人事檔案的現代化管理需要實現檔案資源的電子化、網絡化，但是，檔案資料的電子化并非簡單的變紙質檔案為電子檔案，而是要實現檔案數據的自動化整合。特別是在大數據時代，信息資源多如牛毛，人事變動頻繁，要想提高人事檔案管理效率，更需要實現其數據之自動化整合。這一方面要求企業人事檔案管理人員加強對人事資料信息之收集整理，并依據行業之統一標準構建信息管理體系，加強檔案數字化建設以及網絡化共享，方便用戶查閱所需檔案資料，同時加強與其他企業之合作交流，對可公開的部分人事檔案信息進行開放共享;另一方面，要加強技術研究，密切關注最新人事檔案管理技術動態，有效促進檔案數據之整合管理，加快數據化管理進程，或引入云計算等服務模式，實現人事檔案數據的精準定位、篩選與整合，實現人事檔案的有序管理。此外，利用云端技術，也有助于人事檔案之自動化分類存儲，使用戶享受到可視化數據服務。

（三）不同載體人事檔案的無障礙轉化

檔案具有唯一性，這就需要檔案存儲要遵循雙套制，企業人事檔案的現代化管理同樣如此。對于紙質檔案而言，其需要占據較大的存儲空間，且對檔案室的保存條件有著較為嚴格的要求，不僅要溫濕度適宜，還需防蟲防火防塵，人力物力消耗比較大，管理不當極易造成檔案資料的損毀，因此，可利用掃描儀、縮微膠卷以及光盤對紙質檔案進行現代化存儲管理，構建數字影像整合系統，進而實現紙質介質、縮微膠片與磁介質之無障礙轉化，提高人事檔案資料保管的安全性，實現雙重保管。此外，對于電子文檔，也可利用相關工具將其刻錄成光盤，或利用硬盤進行存儲備份，有效延長檔案資料的保存期限，緩解傳統紙質檔案占用空間大的壓力，也更便于人事檔案資料的利用與共享。

（四）儲備現代化人事檔案管理人才

企業人事檔案之現代化管理需要以專業化人才為基礎，因此，企業需有計劃地儲備現代化人事檔案管理人才，多引入一些具有現代化檔案管理理念、具有專業知識、懂得現代信息技術之人才，以應對人事檔案現代化管理之發展，提高檔案管理工作效率。人事檔案管理人員需明確自身工作職責是為用戶提供檔案服務，為企業領導層選拔人才提供數據支持，因此，需不斷改進與提升服務質量，這就需要在專業能力以及綜合素養的提升上下功夫。且人事檔案的現代化管理需要檔案管理人員掌握一定的信息化技術，能夠利用相關管理軟件開展檔案管理工作，這就需要企業檔案部門在人才引進時要明確聘用人員的信息化技能要求，具有一定的網絡安全知識，能夠勝任本職工作。而對于企業已在任的檔案管理人員，企業應加強對其的培訓，可組織集體學習、內部交流會，進行知識經驗的分享交流以及工作問題的探討解決，也可邀請專業人士來企業開辦學習講座，共同探討前沿問題，提高檔案管理人員的思想認識，促其不斷學習進取，更新工作理念，提高工作能力，為企業人事檔案之現代化管理夯實人才基礎。

總之，企業人事檔案的現代化管理是大勢所趨，需要企業相關人員轉變工作理念，引入新的現代化管理方式，實現人事檔案管理工作之高效開展。

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