探究人事檔案管理存在的問題及對策

顧敏潔

摘 要：對于當下事業單位的建設和發展來說，人力資源起到了非常重要的作用，同時工作人員的能力也會直接影響到整個事業單位的經營質量。因此要加強事業單位的管理工作，就應該重視現代化人事檔案管理工作，要更好的針對其中存在的諸多問題予以分析，并且將人事檔案管理工作作為人才信息的載體，按照內部員工能力以及工作資歷等來進行人才選拔，充分發揮人事檔案管理存在的價值。雖然現代化的人事檔案管理工作已經實現了長足的發展，但仍然需要針對其中存在的諸多問題予以改進，本文對當下人事檔案管理的價值進行闡述，并且結合工作的優化予以相應的對策，希望為相關工作者的研究提供理論支持。

關鍵詞：人事檔案;管理;現狀;對策

一、人事檔案管理的意義

對于當下事業單位的建設與發展中，人力資源是非常重要的資源，其能夠有效的為事業單位的發展提供源源不斷的內生動力，同時事業單位的經營也需要針對將其中的工作人員以能力和興趣進行劃分，進而安排其到合適的崗位來不斷提升事業單位的經營質量，也能夠不斷激發員工的工作積極性，進而使其為事業單位的發展貢獻更大的價值。在事業單位的發展中，人事檔案需要有效的將其中的價值呈現出來，因為其作為員工信息的重要載體，可以完善管理者對于工作人員在工作經歷以及實際能力上的了解，同時也能夠幫助管理人員更高質量的對員工進行分配。通過人事檔案可以幫助事業單位管理者選擇優秀的人才，并且根據員工來選擇崗位，將為事業單位部門的發展提升動力。同時在事業單位的經營管理中，人事檔案作為非常重要的法律性文件，能夠著實保證每個員工的利益，尤其是其記錄了員工在就職、離職以及退休等多個過程中的重要內容，能夠作為員工的原始工作憑證來發揮其法律效力，因此做好現代化的人事檔案管理工作無論是對員工自身來說、還是對事業單位的發展來說，都具有積極的現實意義。

二、人事檔案管理工作存在的問題

人事檔案管理工作對于整個事業單位的建設與發展都具有積極的意義，而如果人事檔案管理存在問題，那么也就會對事業單位的發展存在一定的影響。一般來說，人事檔案會對一個人的學歷、工作經歷以及事物能力、政治面貌等進行記錄，這也是使得管理者了解員工經歷的重要形式。通過檔案就可以對一個員工的工作和行為作出評價，并且對其在事業單位內部的晉升狀況進行決定，通過人事檔案可以更好的加強事業單位對于人力資源的利用率，但如果相關工作存在問題，也就會使得事業單位的發展受限。人事檔案管理工作主要存在以下方面問題。

（一）檔案管理工作不規范

檔案管理工作目前還不夠完善。在檔案管理工作中沒有相配套的管理制度來對其進行約束，同時隨著當前事業單位的不斷改革，人力資源的變化速度也在不斷的加快，尤其是事業單位內部人力資源的變化需要管理者高效的去收集整理這些資料，只有這樣才能夠保證以最優的態度去適應改革。但一些事業單位并沒有規范開展檔案管理工作，對于資料的收集等也沒有予以重視，同時在各個部門開展類似的工作時處于各自為政的狀態，沒有過多的配合，這種上不管、下懶散的行事方式會使得整個檔案管理工作較為松散、缺乏規范性。

（二）檔案管理理念落后

理念作為行動的先導，如果存在一定的問題，也會使得整個工作開展缺乏時效性。一些檔案管理工作者，并沒有將人事檔案作為一項重要的工作去開展。比如在檔案收集管理時，并沒有融入一些創新性的思維。僅僅是采用原有的人力管理模式來對事業單位的員工資料進行保管，而如果想要查閱某個員工的信息時，就需要翻閱大量的資料，這種重復性的檢索查閱往往會耗費大量的時間，并且會嚴重阻礙事業單位對于人力資源的分配時效性。一些檔案人員缺乏專業的管理意識，有些事業單位在人事檔案管理工作中所配備的管理人員并非專業性的人員，僅僅是了解一些淺層次的檔案管理知識，但是事業單位也沒有對這些人員進行更加專業的培訓，其缺乏專業技能以及專業化的管理知識，在工作中無法投入更多的熱情，這會使得事業單位無法更好的發揮人事檔案管理的價值。同時這些檔案管理人員對于一些突發狀況的處理能力也存在缺陷。

（三）檔案管理信息化水平較低

當前隨著網絡技術的快速發展，其已經深入滲透到社會中的各個領域，有效的將信息技術與人事檔案管理工作相結合，可以高效的實現大資源的查閱以及管理共享等功能，但是由于事業單位對于相關問題沒有予以重視，也就沒有充分的引入信息化技術來實現檔案管理現代化建設，無法提升其信息化水平。當前一些事業單位仍然使用傳統的紙質檔案資料以及手工的管理模式，這也會降低工作效率。

三、提升人事檔案管理工作質量策略

（一）規范檔案管理工作各項內容

要健全檔案管理機制進而不斷使得相關工作規范化。隨著事業單位的快速發展，其內部人員的變更也會是較為頻繁的，因此要有效的發揮人才管理機制的價值，在內部制定明確的人事管理條例，同時要加強事業單位內部各個部門之間的聯系，通過各司其職以及資源的共享來完善整個事業單位的人事檔案。要保證檔案資源的精準與真實，同時要針對其中一些問題及時的發覺并解決。通過部門之間的相互溝通來努力完善相關工作。

（二）革新檔案管理工作理念

新的歷史時期下，人事檔案管理工作應當有效的革新工作觀念。要能夠在管理工作中樹立服務的觀念而不僅僅是對檔案資源的保管。當前我們處于信息技術快速發展的社會中，而信息的生命周期也不斷縮短，因此我們應當有效的保存信息，并且將相應的資源及時傳遞出去，這樣才能夠實現資源的有效共享，并且凸顯信息的價值。信息時代所帶來的另一個特征，就是知識經濟時代的快速到來，要有效的轉變觀念、樹立服務的理念，通過有效的方式來將信息進行處理分析等，并且實現有效的共享。通過借助信息技術可以更好的將資源與他人共享，并且針對有需要的人做好服務工作，這也是新時代下實現人事檔案管理目標轉型的有效需求。

（三）實現人事檔案管理信息化

人事檔案管理信息化建設是當前一個大的趨勢，尤其是對事業單位的人事檔案管理工作來說，實現信息化建設可以方便資源的共享與查閱同時也方便檔案資源的保存，對于一些事業單位來說，檔案原件是非常重要的內容，而原件的保管方式也是非常重要的，因此可以對元件進行備份，并且將二者都進行有效的保管，并且在當下引入信息化技術等，通過軟件與硬件作為支持來提升檔案管理信息化的程度。

大數據技術在當下實現了快速的發展，但是還是需要對相關的技術在檔案管理工作中的應用予以完善。大數據技術本身就過于寬泛復雜，而對于一個行業來說，要想引入大數據技術，就應該打破傳統理念以及專業的限制，尋求專門的大數據公司進行合作，這樣也能夠有效的提高工作質量。要能夠開發合適的檔案管，大數據分析工具，根據相關工作的特殊性開展專門的系統，只有通過與專門的大數據開發專業公司進行合作，才能夠結合相關工作的特點予以高效的應對策略。人事檔案管理信息化建設需要一套標準來作為約束，要能夠定義使用大數據的目標以及標準，在此基礎之上再針對相應的問題運用大數據工具作為解決策略，同時要能夠注意大數據時代下所帶來的一些風險。在運用大數據工具提升工作質量的同時，也應該規避其帶來的一些負面影響，比如對于隱私權的侵犯、知識產權的糾紛等內容，通過制定有效的法規明確其中的權限，以此來應對相關工作中可能發生的一些風險。

（四）提升管理人員素養

檔案管理人員的素養需要提升。因為作為整個人事檔案管理工作的軟件基礎，人力資源是核心內容。事業單位要加強對相關管理人員的培訓，強化其專業素養。同時需要其具備新的管理觀念、轉變其陳舊的思想，在當下的人事檔案管理中不斷尋求新的方法以及解決策略，要加強其使用信息化技術的能力，要熟練計算機操作，使用高效的工具來進行檔案管理工作，能夠適應現代化的檔案管理方式，以此來不斷提升整個檔案管理工作的質量與效率。

（五）健全管理機制

要健全事業單位內部人事檔案管理工作機制。通過落實全面責任追究制來對其中存在的各個問題予以問責，要將人事檔案管理工作的責任落實到個人，同時要在內部設置專門的檔案室來開展各項管理工作。通過制定有效的獎懲措施來激發檔案管理工作人員的積極性，并且要做好硬件保障工作，設置防盜防火措施，并且優化管理環境。通過信息化的建設來對其中的資源予以歸納整合以便于后期的使用。

（六）做好人事檔案資源保密工作

由于人事檔案管理工作所涉及的內容非常復雜，并且其記錄了事業單位內部每一個員工的各項信息，這些信息對于員工自身的發展以及事業單位的發展都具有積極的意義，因此需要做好檔案的保密管理工作，如果相關的信息被竊取，那么對于個人以及整個事業單位來說都是無法估計的巨大損失。雖然在當下提倡實現信息化的檔案管理工作，但是仍然應當針對信息化過程中可能存在的問題予以重視，要減少檔案丟失以及損壞的風險，同時要加強其安全保密工作，單位要能夠針對信息化建設過程中的諸多問題予以解決，完善信息網絡、構建安全檔案管理平臺。

四、結束語

對于新時期下事業單位人事檔案管理工作來說，需要更好的結合存在的問題予以解決。通過完善檔案查驗核實制度、資料傳遞制度、保密制度等，并且結合現代化技術來實現其信息化建設更好的實現資源的共享。要加強對內部人事檔案資源的利用，并且通過新的理念作為引導來實現工作內容與模式上的創新，進而充分開發利用人事檔案資源的內在價值。

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