如何做好事業(yè)單位檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用工作

孫玲芳

摘 要：要做好事業(yè)單位檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用工作，就要掌握檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用的手段，使檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用更加具有專(zhuān)業(yè)性和針對(duì)性，體現(xiàn)檔案信息資源的科學(xué)價(jià)值和使用價(jià)值，滿足人們對(duì)檔案資源的需求，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用，是檔案管理必須面對(duì)的問(wèn)題。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案信息;開(kāi)發(fā)利用;美術(shù)館

檔案信息的開(kāi)發(fā)利用是檔案信息資源工作的重要環(huán)節(jié)，在檔案管理工作中占據(jù)關(guān)鍵地位。開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源，是適應(yīng)社會(huì)信息化的需要。美術(shù)館的檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用是改變檔案信息服務(wù)方式，通過(guò)檔案信息的開(kāi)發(fā)利用，更好地為群眾服務(wù)，實(shí)現(xiàn)信息資源的有效開(kāi)發(fā)利用。

一、事業(yè)單位檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用過(guò)程中存在的問(wèn)題

檔案信息的價(jià)值在信息時(shí)代越來(lái)越重要，檔案工作者要努力提高檔案信息的利用價(jià)值，充分發(fā)揮檔案資源的作用。我國(guó)檔案工作雖然起步較早，但隨著檔案信息化的逐漸發(fā)展，我國(guó)的檔案管理工作與新時(shí)期的檔案的開(kāi)發(fā)利用還有較大的差距，主要表現(xiàn)在：

（一）檔案管理缺乏先進(jìn)的軟硬件，現(xiàn)代化水平較低

美術(shù)館的檔案信息管理仍然使用人工操作，檔案信息資源的主要服務(wù)方式是提供文獻(xiàn)服務(wù)，在查找文獻(xiàn)資料時(shí)，需要口頭說(shuō)明，檔案管理人員才能查詢(xún)，按照目錄查找文件，此時(shí)如果檔案的目錄編寫(xiě)水平不高，組卷不合理，不能準(zhǔn)確提供文件內(nèi)容，查找起來(lái)非常困難。美術(shù)館檔案信息管理還沒(méi)有實(shí)現(xiàn)信息共享，由于歷史原因，各部門(mén)各自為政，檔案信息資源管理十分分散，缺少信息交流和共享的平臺(tái)，不利于檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用。部分美術(shù)館實(shí)現(xiàn)了檔案信息上網(wǎng)，但可利用的信息非常少，更新緩慢[1]。

（二）檔案信息的開(kāi)發(fā)利用方式比較落后

我國(guó)部分美術(shù)館的檔案利用方式還停留在群眾前來(lái)查詢(xún)，管理人員尋找檔案的情況，檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用的積極主動(dòng)性不夠，檔案開(kāi)發(fā)利用的意識(shí)和宣傳力度不足，也不能適應(yīng)當(dāng)今社會(huì)的需求，檔案信息作為信息資源的一部分，其重要性越來(lái)越顯露出來(lái)。

（三）檔案工作隊(duì)伍的整體素養(yǎng)需要提升

我國(guó)早期培養(yǎng)了一批具有綜合素養(yǎng)和專(zhuān)業(yè)素質(zhì)的檔案管理人員，隨著信息時(shí)代知識(shí)體系的變化，檔案載體已經(jīng)轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮踊蛿?shù)字化形式，檔案的收集、管理、利用等的形式都發(fā)生了變化，檔案管理者需要利用新的觀念和思維去重新構(gòu)筑檔案管理體系，從而適應(yīng)不斷變化的檔案工作，解決檔案的開(kāi)發(fā)利用工作中存在的問(wèn)題。

二、事業(yè)單位檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用的對(duì)策

（一）實(shí)現(xiàn)資源優(yōu)化配置，加快檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用工作

檔案資源的開(kāi)放是信息共享和開(kāi)發(fā)利用的基礎(chǔ)，完善檔案信息資源布局，實(shí)現(xiàn)信息資源合理配置，突破檔案地域限制，利用檔案資源優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)信息資源在一定范圍內(nèi)的整合和布局，改變美術(shù)館檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用的無(wú)序狀態(tài)，實(shí)現(xiàn)資源優(yōu)化配置，為檔案資源的開(kāi)發(fā)利用提供必要的信息資源，實(shí)現(xiàn)信息共享，充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)，構(gòu)建檔案共享信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)[2]。

（二）深入開(kāi)展檔案信息開(kāi)發(fā)利用服務(wù)

檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用要面向社會(huì)，結(jié)合實(shí)際的檔案應(yīng)用情況，通過(guò)信息化、社會(huì)化服務(wù)的新方式，深入群眾，針對(duì)群眾對(duì)美術(shù)館的需求，開(kāi)展針對(duì)性服務(wù)，向公眾展出宣等等，使檔案資料走出檔案館，主動(dòng)深入群眾，創(chuàng)建檔案信息資源共享平臺(tái)并及時(shí)更新，向公眾展示美術(shù)館檔案中的精美畫(huà)作，滿足群眾對(duì)美術(shù)的需求。在實(shí)踐中可以查詢(xún)現(xiàn)行的檔案管理制度，提供統(tǒng)一的開(kāi)發(fā)利用平臺(tái)，并提供查詢(xún)服務(wù)，利用館藏資料開(kāi)設(shè)展覽等，積極主動(dòng)為群眾服務(wù)。

（三）融會(huì)貫通，貫穿多個(gè)學(xué)科

新時(shí)期的檔案管理更加重視綜合型知識(shí)體系，注重多種學(xué)科的融會(huì)貫通，在開(kāi)發(fā)利用中學(xué)習(xí)其他學(xué)科的研究方法，要實(shí)現(xiàn)檔案資源的開(kāi)發(fā)利用，要具備多門(mén)學(xué)科的知識(shí)，在掌握本專(zhuān)業(yè)知識(shí)的基礎(chǔ)上，運(yùn)用其他學(xué)科的知識(shí)解決自己的實(shí)際問(wèn)題。

（四）實(shí)施信息服務(wù)，利用技術(shù)創(chuàng)新推動(dòng)開(kāi)發(fā)利用

隨著信息技術(shù)創(chuàng)新的速度越來(lái)越快，信息技術(shù)對(duì)檔案信息資源的作用也越來(lái)越大，檔案管理對(duì)信息技術(shù)的依賴(lài)性越來(lái)越大，檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用也要及時(shí)更新觀念，確定檔案工作的服務(wù)導(dǎo)向，牢固樹(shù)立以信息技術(shù)為服務(wù)導(dǎo)向，大膽改革，適應(yīng)檔案信息開(kāi)發(fā)利用的要求，制定出切實(shí)可行的檔案開(kāi)發(fā)利用計(jì)劃，根據(jù)公眾對(duì)檔案信息資源的需要，有選擇地開(kāi)展檔案咨詢(xún)服務(wù)，并向利用者提供相關(guān)的指南，可以主動(dòng)利用現(xiàn)代化的管理設(shè)備，采用信息技術(shù)檢索手段，來(lái)提高服務(wù)效率[3]。

（五）完善檔案管理機(jī)制，實(shí)行檔案資源的合理控制

要提高檔案的開(kāi)發(fā)利用水平，就要從源頭做起，提前對(duì)一些重要材料進(jìn)行收集，統(tǒng)一管理，擴(kuò)大檔案接收范圍，加強(qiáng)與相關(guān)部門(mén)的聯(lián)系，是館藏檔案更加貼近大眾的需要。建立檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)，完善電子化和數(shù)字化檔案管理機(jī)制，在管理機(jī)制上加強(qiáng)檔案開(kāi)發(fā)利用的重點(diǎn)項(xiàng)目建設(shè)和重大活動(dòng)籌辦等等，做好建檔的協(xié)調(diào)和指導(dǎo)，做好檔案收集和管理的服務(wù)。完善檔案政策法規(guī)，擴(kuò)大檔案利用和開(kāi)發(fā)的范圍[4]。在檔案的開(kāi)發(fā)利用過(guò)程中，要注意貫徹執(zhí)行檔案法律及相關(guān)的法律法規(guī)，明確做到確保國(guó)家機(jī)密，在維護(hù)國(guó)家利益的基礎(chǔ)上，加快檔案開(kāi)發(fā)進(jìn)度，建立科學(xué)合理的檔案開(kāi)發(fā)利用制度，不斷完善檔案部門(mén)制度，利用相關(guān)政策與法規(guī)，為檔案的開(kāi)發(fā)和利用提供強(qiáng)有力的法律保障，為方案資源的開(kāi)發(fā)利用提供合適的制度環(huán)境。

（六）利用現(xiàn)代化信息技術(shù)，促進(jìn)信息網(wǎng)絡(luò)開(kāi)發(fā)共享

檔案信息的價(jià)值需要通過(guò)開(kāi)發(fā)利用才能顯現(xiàn)出來(lái)，快速的信息交流可以滿足日益增長(zhǎng)的對(duì)檔案信息的要求，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源在全國(guó)范圍的終端共享，是信息資源開(kāi)發(fā)領(lǐng)域的發(fā)展趨勢(shì)。檔案的開(kāi)發(fā)和利用要跟上現(xiàn)代科學(xué)信息技術(shù)發(fā)展，利用先進(jìn)的軟件設(shè)備和技術(shù)手段，提高對(duì)檔案的存儲(chǔ)與檢索能力，從而提高檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用的效率，打破檔案管理的地域性、封閉性的特點(diǎn)，形成一個(gè)統(tǒng)一開(kāi)放的信息系統(tǒng)，達(dá)到信息共享的目的。提高檔案利用效率，建立檔案檢索體系。對(duì)于存儲(chǔ)于不同部門(mén)的檔案信息，可以通過(guò)計(jì)算機(jī)錄入、掃描轉(zhuǎn)化為電子數(shù)字信息，利用計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案信息的自動(dòng)化管理和傳輸，逐步建立高效率的開(kāi)發(fā)利用檔案資源的多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，開(kāi)展檔案計(jì)算機(jī)檢索網(wǎng)絡(luò)，用于傳遞信息開(kāi)發(fā)利用等等，做好檔案工作的宣傳指導(dǎo)工作[5]。建立完善的檢索體系，使檔案檢索更加具有開(kāi)放性和便利性，建立檢索工具，便于記錄和查找館藏檔案，迅速準(zhǔn)確地提高檔案檢索效率，使用多功能的檔案檢索工具，縮短檔案檢索時(shí)間，提高檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用的效率。在信息時(shí)代，美術(shù)館相關(guān)的檔案信息資源更加高密度化，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，檔案管理和開(kāi)發(fā)工作要以信息化和數(shù)字化等作為重點(diǎn)的建設(shè)內(nèi)容，通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)支持檔案信息資源的全面開(kāi)發(fā)利用，凸顯網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的渠道經(jīng)營(yíng)優(yōu)勢(shì)。電子檔案的快速發(fā)展有助于檔案的傳輸和開(kāi)發(fā)利用，檔案資源利用手段將更加多元化，在提高檔案服務(wù)效率方面具有顯著的作用。

（七）提高檔案編研質(zhì)量

檔案管理和開(kāi)發(fā)利用工作將大量的信息從靜態(tài)轉(zhuǎn)為動(dòng)態(tài)，由傳統(tǒng)服務(wù)轉(zhuǎn)為綜合信息服務(wù)，此時(shí)檔案的編研工作將更加重要。要加強(qiáng)檔案編研工作，工作人員就必須參與社會(huì)活動(dòng)，了解群眾的需求，進(jìn)行有較強(qiáng)針對(duì)性和實(shí)用價(jià)值的編研工作，并且結(jié)合美術(shù)館的特色和專(zhuān)用性，滿足檔案開(kāi)發(fā)利用的需求。加強(qiáng)檔案資源建設(shè)，豐富館藏檔案資源。檔案部門(mén)要及時(shí)、準(zhǔn)確、客觀地豐富檔案館藏，擴(kuò)大征集和接收檔案的范圍和標(biāo)準(zhǔn)，利用一切可利用客觀真實(shí)的檔案，豐富館內(nèi)檔案信息資源，做好檔案開(kāi)發(fā)利用的基礎(chǔ)，最大限度的滿足檔案開(kāi)發(fā)利用的需求。

（八）強(qiáng)化檔案管理工作的服務(wù)職能

檔案和檔案管理的信息化是檔案工作的時(shí)代要求，工作者要將檔案向信息化管理發(fā)展，就不能僅僅提供檔案檢索服務(wù)和維護(hù)檔案安全，還要提高開(kāi)發(fā)利用檔案信息的效率，加工館藏檔案，加速檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)行，從而滿足檔案利用者的需求，將檔案館信息資源的利用率作為衡量自身工作成績(jī)的重要標(biāo)準(zhǔn)，以開(kāi)放的心態(tài)，加強(qiáng)與其他部門(mén)的合作，共同促進(jìn)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用[6]。

（九）加強(qiáng)檔案管理和開(kāi)發(fā)利用的宣傳

要促進(jìn)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用，就要開(kāi)展多渠道多形式的檔案利用活動(dòng)，美術(shù)館可以舉辦展覽，組織宣傳，開(kāi)展檔案信息資源的各種服務(wù)宣傳，使人們認(rèn)識(shí)到檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用，擴(kuò)大檔案開(kāi)發(fā)利用的影響，強(qiáng)化全社會(huì)的檔案意識(shí)，吸引人們參與到檔案的開(kāi)發(fā)利用中來(lái)。在檔案的開(kāi)發(fā)利用過(guò)程中，要遵循美術(shù)館館內(nèi)藏品精品化、個(gè)性化、專(zhuān)業(yè)化的發(fā)展趨勢(shì)，在繁雜的檔案資源中收集精品，使用戶進(jìn)入對(duì)應(yīng)業(yè)務(wù)中，滿足用戶的美術(shù)需求。管理層要根據(jù)利用者的不同需求，滿足不同人群對(duì)于美術(shù)的不同需求，實(shí)現(xiàn)個(gè)性化服務(wù)，建立專(zhuān)業(yè)性的檔案資源領(lǐng)域和用戶群，在面向用戶提供信息服務(wù)過(guò)程中發(fā)揮美術(shù)館的專(zhuān)業(yè)技術(shù)優(yōu)勢(shì)，促進(jìn)檔案服務(wù)在深度廣度上的發(fā)展，鞏固檔案管理與服務(wù)效果。

三、結(jié)語(yǔ)

信息化背景下，事業(yè)單位檔案管理和開(kāi)發(fā)利用的知識(shí)體系也在不斷更新變化，要實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位，特別是美術(shù)館的進(jìn)一步發(fā)展，就要滿足用戶對(duì)信息的需求，將檔案信息的開(kāi)發(fā)利用與信息技術(shù)相結(jié)合，使用戶在線上就可以實(shí)現(xiàn)對(duì)美術(shù)觀賞的需求。相關(guān)工作人員要重視檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用，實(shí)現(xiàn)檔案管理的進(jìn)一步發(fā)展。

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