淺談企業檔案管理存在的問題及對策

吉海蓉

摘 要：隨著我國經濟的快速發展，越來越多的新型企業都孕育而生同時企業也都發展具有一定的規模，因此越來越多的企業開始注重企業的管理。企業檔案管理在企業中是有著很重要的地位。檔案作為信息的載體，對于企業信息的記錄以及對企業的發展都起著至關重要的作用。企業檔案是指一種記錄，是企業在各項生產活動中產生對國家、社會以及自身企業具有價值意義的文字或圖像。為了加強企業檔案管理，提高企業檔案管理的水平，我們就企業檔案管理所存在的問題展開探討并提出相關的對策。

關鍵詞：企業檔案管理;問題及對策;探討研究

企業檔案管理對企業的發展有著重要的影響，企業檔案可以幫助企業在如今激烈的市場上從人力、物力以及財力等方面上求得生存和發展。對檔案進行規范化的處理可以有效的幫助企業檔案的管理，將企業檔案建立起科學、系統的管理制度，也會對企業的發展有一定的影響。擁有企業檔案系統管理思維，建立起較為社會化的檔案公共服務系統，科學合理的處理檔案保密和開放間的關系，這對于提高企業的管理是有著很大的促進作用的。

一、企業檔案管理存在的問題

（一）檔案管理存在著意識薄弱的問題

擁有企業檔案管理的意識是企業檔案管理的核心，較強的檔案管理意識可以方便加強企業檔案管理的制度。而在這一環節中較多的領導卻對此不以為然，我們都知道企業作為生產活動的場所，領導更多的是緊抓企業的安全生產以及對外的市場機遇，他們對企業檔案管理也僅僅停留在收集、整理和保存一些作用不大的資料，更有甚者設立企業檔案管理部門也只是為了應付上邊的檢查，沒有充分認識到企業檔案管理的重要性。除此之外還有相關負責人員的懈怠。由于領導的不重視從而就會導致相關人員缺乏相應的主動積極性以及工作熱情，最終會使得企業檔案管理成為一項“重形式，輕內容”的工作。同樣的，企業檔案管理工作體制的不健全會導致檔案資料的不同步，材料的缺失或是信息的不準確。總的來說，企業檔案管理意識的薄弱會在很大程度上影響到企業的發展，進而會阻礙企業的進步。

（二）檔案管理人員力量較弱

這一點從企業檔案管理人員方面考慮，在上述方面的影響之下，會使得這些企業檔案管理人員大多數是退休的轉崗人員，或是一些后勤部人員的轉入，從而就會使得企業檔案管理人員多為年齡較大，學歷低下，素質不高的人員，進而也會造成企業檔案管理人員的頻繁調動。他們對于接受新的知識技能的能力較差，對于計算機等高科技的環境也較難以適應。而作為企業檔案管理人員應該具有最基本對檔案利用計算信息技術進行合理的篩選、加工整理的能力。除此之外還會造成檔案編號索引不全等混亂的管理模式，企業檔案管理的價值不能很好的體現出來，也就沒有辦法提高企業檔案管理的質量，難以為企業提供有效的信息資料，這樣會很嚴重的阻礙到企業的發展。

（三）企業檔案管理設備的不齊全以及管理手段的落后

雖然說企業檔案管理有著一系列的制度法規，但是缺少相應的設備還是會對企業檔案的管理造成一定的影響。如果沒有專用的檔案庫房、鐵質柜或是檔案裝訂的不及時，以及各部門領導的不重視，就會導致檔案工作不具有標準化，影響到整個企業的運作。同時企業檔案管理手段的落后也會影響到企業的發展。有的企業在進行生產活動過程中沒有科學有效的實現資源的共享，也沒有將整個管理工作進行公開透明。對于檔案的管理工作也沒有采取分段治理的方式，對于涉密的文件也缺少嚴密密封等安全措施。對于那些重要的文檔也缺少相應的現代化信息管理的技術，這些落后的管理手段對于企業檔案管理來講是個較大的問題。

二、就企業檔案管理存在的問題提出的相關對策

（一）加強企業檔案管理意識

首先是要做好企業管理工作的前提條件，就是要使得企業的領導負責人高度重視企業檔案管理工作，讓每一位企業員工尤其是企業檔案管理人員都能充分認識到企業檔案管理對于整個企業發展起著至關重要的作用。其次是要加強對相關人員的培訓工作，積極的參加有關培訓及講座，認真學習工作流程，按照要求嚴格的接受、整理、歸檔、入庫、上架等各個工作環節流程。同時，企業還可以派出企業的精英到優秀的企業去學習，并總結出一定的經驗，方便企業檔案的管理。企業也可以在社會上大量招聘具有知識技能過強的人員，一方面可以為企業注入新的活力，另一方面還可以帶動企業檔案管理人員的業務水平。最后還要做好對整體企業檔案管理人員的深層次的教育工作，這樣可以開拓員工的視野，能夠接受到最新的檔案管理領域方面的新動態，還可以提升企業檔案管理人員的綜合素質，使得對于企業檔案管理不再是單一化的，有效的提升了企業檔案的管理工作質量。

企業檔案管理本就是一項服務型的一項工作，因此我們還要樹立高度的強化服務意識，將主動服務作為企業檔案管理工作的出發點，保持著主動創新的意識來提高企業檔案管理的服務意識。我們需要不斷的改變企業檔案管理的被動局面，充分利用現代化信息技術來實現資源的共享，同時保持整個工作的公開透明性，企業檔案管理人員還要嚴格按照國家的保密規定來為企業提供更精準、周到的服務。

（二）不斷改善及加強企業檔案的功能

1.健全企業檔案管理的規章制度

企業檔案管理要建立起較為科學系統的管理機構和網絡，為了保證企業檔案管理的順利開展還需要為層層的部門環節配備相應的技術人員，較為充分性的發揮出制度的指導規范作用。企業檔案管理人員還必須要有一定的責任心，不僅要每月對檔數進行核查還要堅持做好企業的保密工作，企業檔案管理人員不可以以任何方式向無關人員泄露檔案的內容，違反者要根據情節的輕重來進行處罰。檔案規章可以采用征編結合的方式以方便提高查找利用檔案的效率，及時的修復或復制破損或出現其他毀壞癥狀的檔案。

2.采用信息化的管理手段

采用信息化的管理手段是企業檔案管理的一項重要方式，充分掌握好現代化管理技術，以方便提高企業檔案管理人員的綜合素質。同時也為了提高企業檔案管理工作的效率和水平，我們也要盡可能快的實現檔案信息化的管理。企業檔案管理人員要學會邊學習邊操作，利用計算機網絡知識技能以及信息技術，運用新的高科技手段以計算機等的現代化手段方式來對檔案進行高效率的整理。按照檔案文件的先后順序進行打印還可以在很大程度上節省了人工的操作，提高了工作的效率，才能更好的為大眾進行服務。

3.要有效保證企業檔案管理工作質量的提高

檔案的標準化以及規范化的問題關鍵在于檔案質量，在擬制檔案內容格式時要保證檔案的規范性，檔案內容不可以出現不規范的日期等。整個檔案的字跡要求清晰工整，以橫寫橫排作為排版的形式，幅面尺寸規格要保證統一性，統一采用左側裝訂的方式來保證企業檔案管理的標準化和規范化。不斷完善檔案材料的收集工作，確保檔案內容的真實可靠性，強化企業檔案管理人員的系統意識。

三、結語

總而言之，企業檔案管理作為現代化管理的標準，企業應該加大對企業檔案管理基礎設施的投入力度，逐漸實現檔案現代化信息的管理，與此同時還要加強企業對檔案管理人員的培訓，最終保證企業檔案管理有助于企業整體的發展，促進企業的不斷進步與發展。

參考文獻：

[1]史淑琴.對遠程教育學籍檔案網絡化管理的探索[J].山西廣播電視大學學報，2009，（2）.

[2]李多;市場經濟下的信用檔案及其管理和利用[D];安徽大學;2005年.

[3]樂利珍.淺談事業單位檔案管理的現狀及對策[J].科技風，2008（24）.

[4]史淑琴.對遠程教育學籍檔案網絡化管理的探索[J].山西廣播電視大學學報，2009 （2）.

[5]劉建華，淺談企業檔案管理現代化存在的問題及對策[J].經營管理者， 2011.

[6]萬曉慧.做好基礎檔案管理工作之我見[J].科技創新與應用，2012（15）.