新形式下檔案管理優化策略分析

摘要：在新形式下，檔案管理發生了較大的變化，通過檔案管理，可以對單位活動，工作進行記錄，可以保證工作的順利實施，實現管理的優化，因此，加強檔案管理工作十分重要，直接關系到檔案管理質量，直接影響到工作的實施。但是，現階段，檔案管理還是存在一些問題，檔案管理效果不佳，基礎業務較為薄弱，需要進行檔案管理的優化，才能達到理想的檔案管理效果。由此可見，研究信息公開背景下單位檔案管理優化策略具有重要的現實意義。

關鍵詞：信息公開；檔案管理；優化；策略

檔案管理是對個人、團體等各類信息和資料進行管理，雖然在短期內體現不出其價值，也看不到價值所在，但依據長期來看，其具有極為重要的作用及較高的價值，因為通過檔案管理，可以把各類信息、資料進行完整的保存，在需要的時候可以調閱、參考、使用等，便于解決今后的各類事務。但就當前情況來看，檔案管理現狀還不容樂觀，主要包括管理工作不夠重視、檔案管理專業性低、信息化程度低、管理經費投入不足等現狀，難以達到當代社會所要求的管理水平與質量，所以，必須要利用多種優化措施給予優化。

一、當前檔案管理的現狀

（一）缺乏現代化檔案管理設施

目前，許多單位在檔案管理上的設施相對落后。檔案管理硬件設施更新的速度沒有跟上時代發展的潮流，使得檔案管理的效率遲遲得不到提高，無法科學化規范化地對檔案進行利用，檔案的作用沒有被完全發揮出來，單位的信息化資源沒有得到有效利用，從而影響了單位的發展。

（二）檔案檢索效率較低

隨著信息技術逐漸走進人們的生活，對信息的檢索等工作已經交給了計算機來完成，將人們從繁重的檢索工作中解放了出來。并且相較于傳統的人工檢索，計算機檢索的準確度更高，速度也更快，使得檔案檢索的效率得到了提升。然而，在部分單位中，人工檢索仍然占有重要的比重，許多單位由于各種原因沒有運用計算機進行檢索，使得檔案檢索的效率受到了一定的影響。

（三）檔案信息資源的利用率較低

許多單位的檔案管理工作只是將檔案進行收集與整理，對檔案中的信息進行分類，卻沒有對檔案中的信息進行利用，在完成信息的整理工作后就將檔案保存起來，使得檔案中的信息資源難以被利用，影響單位的高效運行。

二、事業單位數字化檔案管理優化策略

（一）完善檔案管理現代化設施

事業單位的檔案管理工作要想轉向數字化管理，首先要做的就是完善檔案管理設施，采購現代化辦公設備，先進的辦公設備能夠充分發揮信息技術的優勢，提高檔案管理工作的效率，使得信息資源能夠得到充分的運用，事業單位工作能夠更加順利地開展。因此，事業單位要制定現代化設備采購計劃，引進檔案管理的現代化設備。

（二）構建數字化檔案管理系統

信息化時代為事業單位的檔案管理工作帶來了極大的便利，也帶來了一定的挑戰，要想實現檔案管理的數字化，首先需要構建檔案管理系統，系統對事業單位的檔案進行管理，提高檔案管理的效率，促進事業單位的高效工作。因此，事業單位要深入了解自身單位的情況，結合單位的情況與設備選型、總體設計、檔案整理方式、系統管理、安全措施、信息錄入、光盤備份等進行檔案管理系統的構建，確保管理系統能夠最大化地運用信息資源。

（三）提升工作人員信息技術素養

數字化檔案管理將大部分檔案管理的工作交給了計算機，而計算機是需要人來操作的，這就需要事業單位中的工作人員具有一定的信息技術素養，懂得如何操作現代設備對檔案進行管理。然而，信息技術是一件新興的技術，新員工能夠熟練地對現代設備進行操作，事業單位內的許多老員工卻不能，許多老員工都不熟悉現代化的辦公設備，使得事業單位的數字化檔案管理工作難以順利開展。要想順利地開展數字化檔案管理，就只能對員工進行培訓，讓員工學會如何操作現代化辦公設備。因此，事業單位應該及時開展培訓，提高工作人員的信息技術素養。例如，事業單位可以聘請信息技術人員來為員工進行專業的培訓，為員工明確信息技術的重要性，引導員工轉變觀念，主動學習先進的設備操作方法，提高員工的工作技能，同時對員工進行定期考察，考核員工的學習情況，建立相應的獎懲措施，調動員工的積極性，督促員工努力學習現代化設備的操作技巧，使得員工能夠熟練地操作現代辦公設備，提高數字化檔案管理工作的效率。

（四）完善檔案保密制度

事業單位中每個人的檔案信息都應該進行保密，不能夠出現泄漏，以免發生事業單位的檔案資料泄露出來，被不法分子利用，對事業單位造成不良影響的情況，對工作人員的安全造成影響。事業單位要注意對檔案信息進行保密，完善檔案的安全措施與保密制度，確保檔案信息的安全性。

結束語：

時代的發展給人事檔案的工作提出了新的要求，也帶來了新的機遇，我們應該以對黨的事業高度負責的態度， 以對后代、對他人高度負責的精神， 解放思想、實事求是，積極探索檔案現代管理模式，做到檔案管理工作的規范化、科學化、現代化，以增強檔案管理工作的活力和生命力，使人事檔案管理工作獲得更大的發展。

參考文獻：

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作者簡介：

閆海洋（1983.12-），女，漢族，河北承德人，本科學歷，職稱：助理檔案館員，研究方向：檔案管理與利用。