辦公室文書檔案收集與歸檔

張斌

【摘要】文書檔案管理是辦公室工作的要點，而在檔案管理的諸多事項當中收集和歸檔是兩個重要的環節，關系到文書檔案管理的質量，因此必須要得到重視，以便為辦公室工作的有序推進以及檔案管理體系建設提供動力。文書檔案的收集和歸檔工作具備較強的服務性，同時也具備一定的技術含量，關系到檔案管理的實效性，同時也會影響到文書檔案服務效能的發揮。對此，檔案管理人員要改革管理思想，科學運用多元化的方法，保證檔案收集和歸檔的質量。

【關鍵詞】辦公室;文書檔案;收集;歸檔

通過對辦公室的文書檔案資料進行全方位的分析和研究，能夠發現單位各個工作事項的推進狀況，還能夠為相關決策的制定提供重要依據。由于辦公室的文書檔案極具保存和應用價值，在單位改革建設當中占有重要地位，所以，檔案管理人員需要從思想觀念上進行有效轉變，重視文書檔案的管理工作，尤其要把握好歸檔和收集這兩個基礎環節，確保資料真實而完整，為單位各項工作的順利推進打下基礎，也為單位日常管理成效的提高創造良好條件。

一、做好檔案管理宣傳工作

宣傳工作是否到位將會影響文書檔案管理的成效，同時也會制約收集歸檔工作的有序開展。第一，單位領導首先需要從思想觀念上進行轉變，意識到文書檔案收集歸檔的重要性，并在宣傳工作上加大力度，增加資金和相關人力設施上的保障，確保宣傳推廣范圍的擴大，與此同時，為檔案管理體系建設打下堅實基礎。第二，對檔案的管理者進行科學化和針對性的指導，使得他們能夠始終秉持科學化的管理觀念，在檔案收集工作當中做到積極主動和科學嚴謹，在檔案歸檔處理當中做到完整和真實，切實提高檔案處理的質量，為檔案利用打好基礎。第三，單位要加強對現代媒體技術的應用，對傳統的宣傳方法和手段進行創新，擴大宣傳推廣的范圍和影響力，使得全員都能夠用良好的服務觀念和責任意識為檔案管理宣傳以及收集歸檔工作的開展作出積極努力。

二、完善檔案管理制度體系

檔案管理制度建設在規范辦公室文書檔案收集歸檔方面發揮著重要作用，只有在制度建設方面獲得實效，才能夠保證各項檔案處理工作的開展具備強有力的支撐和保障，讓辦公室文書檔案管理步入規范化和科學化的發展軌道。現如今辦公室文書檔案并沒有在收集和歸檔方面加強制度建設，在這些方面還存在著諸多制度缺陷問題，往往會出現檔案信息丟失、缺損等嚴重后果，從而影響實際工作質量。對此，檔案管理制度建設成為辦公室檔案管理工作的重點，也是規范檔案收集歸檔的核心措施。第一，在制度建設當中需要對檔案收集歸檔的流程、內容、真實性等方面的情況進行嚴格系統的說明，確保檔案信息完整。第二，需要結合單位發展的實際情況以及辦公室工作的開展要求，落實檔案收集和歸檔的責任，使得相關的檔案管理人員能夠始終在制度約束和管理之下落實自身的職責。第三，實現對辦公室文書檔案資料的統一保管，同時要避免私人濫用信息資料，對獎懲措施進行明確說明。

三、革新收集歸檔工作策略

通過對當前辦公室文書檔案管理情況進行綜合分析，發現一個較為明顯的問題就是檔案工作處理方法十分單一和落后，仍然沿用過去的人力操作處理方法，在實際管理過程當中容易出現很多的問題，操作失誤的問題時有發生，無法確保檔案信息的質量，也會讓收集和歸檔工作面臨重重阻礙。出現這一問題的重要原因在于收集歸檔工作方法落后，所以急需對傳統的方法進行改革創新。辦公室文書檔案管理人員要提高主動意識，主動與其他部門進行密切的互動和溝通，收集到一手和完善的信息資料，并對其進行科學歸檔。與此同時，還需要對歸檔完成的各項資料進行有效補充和更新，解決檔案收集歸檔當中的突出問題。另外，辦公室檔案管理工作要逐步向著自動化和信息化方向發展，加強對信息技術的應用，最大化避免人為誤差的發生，提升收集和歸檔的效率，構建一個完整的檔案數據庫。

四、加強檔案人員教育培訓

檔案管理人員是否具備收集和歸檔方面的專業素質，能否在實際的檔案管理工作當中處處秉持自身的職責，都會影響到文書檔案管理的效果，也會影響到單位的創新發展。所以，在檔案管理體系建設中，需要將做好檔案人員的教育培訓作為要點，使得他們能夠在專業業務素質和職業素養方面進行不斷的提升。第一，完善教育培訓體系，在知識技能教育和職業素質教育的同時，還需要做好培訓考核工作，提高他們參與教育培訓的動力。第二，加強對高端人才的引進工作，使得他們能夠不斷充實到文書檔案管理隊伍當中，帶來更多先進的方法與技術。第三，為適應電子檔案建設的要求，對檔案管理人員進行專門化的信息技術和信息素養教育。

總之，在辦公室的日常工作實踐當中，文書檔案是其中不可或缺的工作內容，而且通過對檔案資料進行深層次研究，能夠發現事業單位在實際工作當中的處理情況，而且只有切實關注檔案收集和歸檔，才能夠維護檔案資料的完整性與真實性，為相關決策的制定提供根據，充分發揮檔案信息的服務價值。檔案管理人員必須明確自身的檔案管理職能，把握檔案收集和歸檔處理的方法，讓文書檔案可以真正為辦公室日常工作提供優質服務。