電子文件歸檔與數字檔案共享服務

章細英

【摘要】隨著計算機的廣泛運用和計算機技術的日益發展，檔案已不單單以紙質的形式存在，以多種介質為主要信息載體的文件應運而生，其中電子文件是根據計算機系統存取，并且可以在通信網絡上傳輸的文件，成為人們記錄、保存和傳輸數據的工具。數字化檔案管理服務是計算機發展的產物。數字檔案與電子文件歸檔在信息處理、傳遞、利用和存儲中互為一體、緊密相關。

【關鍵詞】電子檔;數字檔;共享;檔案管理

數字檔案與電子文件歸檔都是現代化的科技帶來的產物，充分利用元數據即電子文檔，以其為基礎，利用數字化檔案管理，實現電子文件的集成管理和服務。以滿足信息社會對最新檔案信息的需求。

一、電子檔案

電子文件歸檔組成了電子檔案，是電子計算機在進行傳輸、存儲和其他一系列處理操作的數碼序列。電子文件的運用涉及兩方面：一是紀錄技術性的電子文件，一般為科研活動或生產中的文件。二是用于交流信息、辦理公務、日常處理一般事物所產生的電子文件。電子文件的存儲載體為計算機和相應的軟件，電子文件可以在不同存儲器之間進行傳遞和復制，使得電子文件具有易刪除性、易更改性、易復制性。

二、數字檔案

數字檔案為數字化的信息系統，把分散于各個載體、不同地區的信息資源以數字化的方式進行存儲，并以網絡化的方式進行利用、傳播，實現資源共享。數字檔案存儲的方式為二進制編碼的數字方式，可以對各種檔案內容進行處理，提供電子網絡檢索服務。廣泛應用于多媒體技術、通信技術和計算機應用中。數字檔案是將原始的檔案資料，例如：紙張、錄像帶等，通過對文件的掃描、壓縮、文件格式進行轉換等方式將原始的檔案材料轉換成圖片、聲音和視頻文件，文字識別、分級存儲管理等技術可以將圖片文件進行處理，把文件的索引字段和文件圖片存儲于一些大容量的存儲介質上，實現資源共享利用，數字檔案資料可以發布于互聯網、局域網、基業內部網等平臺上，并且可以通過各種查詢手段對所需要的檔案資料進行快速、準確的檢索。數字檔案將時空上互相分散的檔案資料連接一體，以網絡技術結合，使之成為一個有機系統。

三、數字檔案與電子文件

電子文件的大量產生促進了傳統檔案資料向數字檔案的轉變。電子文件比傳統的紙質檔案更趨近于檔案數字化的要求，是計算機運用的必然結果，從形式上看它是“數字化”的，能夠借助網絡和通信技術實現傳遞與利用，數字檔案是電子文件檔案的技術升級，能夠使資源傳遞網絡化、信息共享、存儲海量化等。在管理方面由于采取的文件保管模式不同，在電子文件管理采取不同的管理模式時數字檔案也需要采取不同的技術支持。

四、電子文件集成管理與數字檔案館的建設

電子元件與傳統檔案數字化形成的電子元件，是數字檔案館的對象。數字檔案館的建立為電子文件的真實性、長期有效性和資源的完整性提供保障。數字檔案將集成管理的電子文件檔案提供一體化的檢索和共享服務。就數字檔案館的電子文件而言，可以為電子文件的組織、維護、發布、銷毀等提供一套更加規范和完善的工作機制，數字檔案館的建設是我國檔案事業發展的必然趨勢。

五、電子文件檔案與數字檔案共享——數字檔案館

（一）含義。 數字檔案館通過計算機互聯網絡將電子文件和其他檔案或信息進行有序地存儲和進行處理。它的任務是參與并控制現行文件，與傳統檔案館僅僅管理最后階段藏入檔案館的文件的形式相比，數字檔案館是有效處理電子商務和電子政務系統以及各行各業的信息系統中形成的電子文件，可以讓特定的用戶和社會提供文件各項信息服務。

（二）信息資源渠道。館外各立檔單位的檔案資料的電子文件;將存儲在傳統檔案館中的檔案文件進行了數字化的傳統載體檔案;立檔單位現有的電子文件進行的直接輸入。

（三）工作方向。將館外所有分布式存放的電子檔案、集中存放在數字檔案館中的經過數字化處理的傳統載體的檔案、最新形成的現行電子文件和需要永久保存的電子文件進行集中管理，實現數據的多次數、多用途、多場合的充分使用，并提供對外共享服務。

六、數字檔案館存儲體系建設

（一）集成模式。集成（integration）指的是將一些孤立的事物或元素進行綜合、融合，產生聯系，使之一體化成為整體。對電子文件管理而言，集成主要分為系統集成、服務集成和數據集成三個方面。系統集成是指在對電子文件進行形成、管理、輸出等一系列處理時系統平臺之間的集成。數據集成是指元數據和其他信息資源在內的電子文件集成，依托數字檔案系統的運行特點和模式以及其目標，運用現代的信息科技技術對整個數字檔案系統進行全方位的管理。是對具有自治性、異構性和分布性的電子文件進行處理的全過程實施的，確保電子文件的有效性、真實性和動態性。集成服務是指通過數據和系統集成完成統一的搜索引擎等服務路口，為用戶提供信息的定位和檢索等功能。另一方面就是通過將所有的服務內容、服務方式綜合集成在一起，通過公共服務平臺為廣大用戶提供高質量和滿意的信息服務。集成服務是在集成管理的基礎上有效進行的。

（二）元數據集成。元數據管理是電子文件管理的核心問題，元數據集成是分散于外部其他系統中的電子文件元數據進行的集中管理，元數據是電子文件管理的主要工具，為電子文件的查詢和利用提供更為便捷的服務，確保并且可用于證明電子文件的真實性、長久和有效性，有利于文件的長期保存。元數據集成實現方式是構建電子文件元數據倉庫（Metadata repository），元數據倉庫實現了電子文件的集中管理。

（三）分布式存儲。隨著政務信息的對外公開，檔案部門的主要職責是面向整個社會提供現行文件信息服務。存儲系統是數字檔案的重要組成部分，數字檔案館除了對文件進行永久性的保存之外，也需要保存一些現行文件和原本沒有進館需要的檔案。電子文件的廣泛運用和原有檔案的數字化，面對海量存儲帶來的壓力，應當建立分布式存儲與集中式存儲兩種管理策略，將那些“非必需”即短期或長期保管的文件和現行電子文件由系統進行分布制存儲，避免非必需文件充塞于整個管理系統，從而造成管理混亂，使電子文件管理處與優化狀態。

（四）安全問題。大多數數字檔案庫都會定期備份電子文件和電子文件元數據，在電子文件遭到破壞時可以將已經備份的數據進行數據恢復。如果某個電子文件遭到惡意更改，數字檔案系統沒有及時獲知篡改信息，備份系統就會備份出錯誤的電子文件和電子文件元數據，使電子文件失去真實性。因此，可以建立實時的響應機制和備份機制，以及同時建立兩套元數據集、兩套電子文件和元元數據。所謂元元數據是關于元數據的元數據，通過一個標識符生成器生成唯一一個標識符，來驗證電子文件元數據的真實性。通過這些手段切實保障檔案信息的安全。

七、結語

隨著檔案數據的日益增長以及檔案業務逐漸走向成熟，電子文件歸檔與數字檔案有機結合，建立更加高效可靠的檔案數字資源存儲體系，使得檔案的處理工作變得更為簡潔，內容更為明確，實現信息服務大眾化，并實現檔案信息共享的目標。

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