新時代背景下高中學校檔案管理工作的完善策略

（天臺平橋二中 浙江臺州 317000）

一、高中檔案管理工作存在的問題

1．難以收集資料

高中檔案是學校日常活動的文字性記錄，也是校園文化建設的充分性證據。然而，目前來說，很多高中學校并未對檔案管理工作引起足夠的重視。在檔案管理工作中，學校管理層過于注重教學管理，以教學管理作為主要管理內容，投入了大量的人力物力，而忽視檔案管理對教學管理的輔助運用，錯誤地認為檔案管理工作就是純屬于保管事務，不需要投入過多的人力物力，不是學校的主要工作，只要保證方案不丟失、不損壞、不泄密，能夠用于外調、查檔、分配等工作便可。[1]

2．管理人才缺乏

由于很多高中學校不重視檔案管理工作，所以他們的檔案管理工作人員多為兼職，專業人才缺乏，兼職人員要么來自校內的任課教師要么來自于校外大學生，多數學校的檔案管理人員，都是學校的在職教師。教師在不具備檔案管理專業知識的前提下，要負責檔案的管理與整合工作，導致教師本身沒有過多的精力投入到檔案管理工作中，只是進行簡單的檔案挑揀工作，無法對檔案進行細致分類，從而影響了高中學校檔案管理工作的具體落實與實施。校外的大學生自身經驗不多，對該學校也不熟悉，所以才會導致高中檔案管理工作進展不順。

3．各部門配合度較低

部分高中學校過分注重升學率，對于學校其他工作事宜漠不關心的態度，導致高中學校檔案管理工作長期得不到重視。很多學校的領導將檔案管理工作全權交由檔案室進行，所以很多應當配合的部門認為事不關己，對檔案管理工作不上心。事實上，檔案管理工作的系統性很強，需要學校各部門間通力合作、密切溝通，學校的檔案管理工作才能長久穩定。同樣，學校領導人員對高中學校檔案認識存在偏差。在學生各項評優考核中，沒有根據檔案對學生進行全面了解，就草率做出決定，不利于學生身心健康發展的同時，導致檔案管理工作形同虛設，一定程度上抹殺了檔案管理工作的重要性。

4．信息化管理系統、制度不完善

由于缺乏專業檔案管理人才的加入，檔案管理方法一直沿襲前人，方法太過陳舊，以至于不能將現代信息化技術應用在檔案管理工作中。在日常的檔案收錄過程中，多數工作人員存在僥幸心理，對工作敷衍了事，使檔案管理工作效率有所降低，還會存在檔案信息資料丟失的現象。其主要原因在于管理人員信息化系統不完善、缺乏現代計算機知識以及缺少管理制度的約束，可見，管理工作的效率及安全性需要從多方面提高。

二、有效解決高中檔案管理問題的方法

1．提高師生保存檔案的意識

為了更全面地收集檔案資料，學校應當重視檔案管理工作的科學性、規范性，讓教職人員意識到檔案管理工作的重要性并自主地完善教學檔案。將檔案管理工作落實到各自負責的班級中，讓學生明白檔案是三年高中生活的寫照，對于未來自身的發展具有促進的作用。給學生貫徹檔案管理的相關法律法規，加強學生對學校老師及領導的配合，提升整個校園所有人員的存檔意識。

2．提高管理人員的素質

改進檔案管理工作的當務之急就是提高檔案管理人員的綜合素質，包含專業素養與責任意識兩個方面。高中學校的檔案管理工作內容繁雜，容不得一丁點的錯誤，尤其在學籍檔案管理方面，學籍檔案的出錯，不僅會影響到學生未來大學、研究生以及更高階段的學習，還會影響學生將來就業。

學校要挑選具備綜合素質的人員進行檔案管理，通過講座培訓等方式，一方面努力培養管理人員的責任意識，讓管理人員對自身工作的重要性有充分的了解，促使其工作時謹慎、細致，另一方面努力培養管理人員的操作能力，讓管理者掌握收集、錄入、編碼、歸檔資料各項基本技能，避免因人為操作失誤造成管理工作不到位。在檔案管理實踐中，學校應該根據實際情況，組織檔案管理人員進行專業培訓、出外進修、專業教訓的等活動，從而提升檔案管理人員的專業知識和專業技能，保障檔案管理工作的高效率和高質量。

3．穩定的管理程序

檔案管理制度的穩定，有利發展學校檔案是學校各項工作的真實記錄，客觀全面地反映了學校發展的歷史全貌。強化學校管理，首要任務之一是須先強化學校檔案管理的科學化、規范化和制度化建設。要制定規范的檔案管理制度，建立周密的檔案管理體系，制定切合本校實際的檔案立卷制度、查閱制度、移交制度、保密制度、鑒定銷毀制度等。實行檔案工作責任制，將檔案工作納入相關處室、部門的年度工作目標，并作為對其負責人進行實績考核的內容，使學校檔案工作有章可循，有據可依。增強檔案部門工作的縝密性，防止隨意性，只有上下各部門之間通力合作，才會使檔案工作走上正軌。

4．完善檔案的管理

提高學校檔案質量，真正發揮檔案作用。學校檔案分類不同于其它單位，具有特殊性，是各項活動的綜合反映。學校各項管理活動形成的材料繁多，為了確保各項工作中形成的文件材料完整、齊全，應該明確檔案的分類，以提高檔案的利用效率。結合科學分類原則，整理檔案可按照文書、教學、科技、實物、聲像、會計、教師業務進行分檔。

利用計算機手段，以高度有序的高 中學校檔案信息資源為處理中心，將書面資料加工成電子文本，形成網上數據庫，促進高中學校檔案事業的跨越式發展，實現檔案管理信息化、 自動化，已解決當前高中學校檔案管理的難題。利用計算機輔助管理檔案，在檔案的保管期限進行調整時，可利用計算機進行檢索工具的調整、刪改，大大提高了工作時效。

總之，領導重視是學校檔案管理工作的根本保證。只有建起具有高效的檔案管理系統，才能夠實現檔案的現代化管理。為高中學校提供準確無誤具有較高參考價值檔案信息資料，最大程度地實現檔案信息資源的有效利用和共享。檔案工作人員要把檔案管理與校園文化建設有機的結合，最大程度地實現檔案信息資源的有效利用和共享。